Executive Assistant to CEO / Vorstandsassistenz (m/w/d)

HumanOptics Holding AG; Bayern; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

HumanOptics Holding AG in Erlangen sucht eine erfahrene Vorstandsassistenz zur Unterstützung des CEO. Sie koordinieren abteilungsübergreifende Projekte und bereiten strategische Themen vor.

Zu Ihren Aufgaben gehören Erstellung von Präsentationen, Protokollen, Organisation von Meetings, Reiseplanung sowie Vertragsvorbereitung bis zur Unterschriftsreife. Sie arbeiten eng mit Marketing zusammen und optimieren interne Abläufe.

Qualifications

• Abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium, idealerweise im betriebswirtschaftlichen oder ingenieurwissenschaftlichen Bereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mindestens 5 Jahre, in einer vergleichbaren Position.
• Sehr gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, mehrere parallele Themen zu überblicken.
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und schnelle Auffassungsgabe.
• Erfahrung im Projektmanagement und in der Koordination bereichsübergreifender Themen.
• Idealerweise Erfahrung bei der Einführung und Weiterentwicklung interner Prozesse.
• Kommunikationsstarke, professionelle Auftreten, Vertraulichkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Koordination und Begleitung abteilungsübergreifender Projekte und strategischer Initiativen.
• Unterstützung des CEO bei operativen, organisatorischen und strategischen Themen.
• Erstellung und Pflege von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Diskussionsunterlagen und weiteren Dokumenten.
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von internen und externen Meetings.
• Erstellung von Gesprächsnotizen und Protokollen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen.
• Übernahme von Aufgaben im Auftrag des Vorstands, z. B. Betreuung von Geschäftspartnern.
• Vorbereitung und Erstellung von Verträgen und Vereinbarungen bis zur Unterschriftsreife.
• Unterstützung bei der Geschäftskorrespondenz, Angeboten und weiteren Unterlagen.
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Terminen.
• Unterstützung der Marketingabteilung bei Produktmarketing und Mailing-Aktionen.
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung interner Prozesse und Abläufe.
• Allgemeine organisatorische und administrative Unterstützung des Vorstands.

Skills

Organisationstalent

Kommunikation

Projektkoordination

Projektmanagement

Analytische Fähigkeiten

Vertraulichkeit

MS Office 365

Deutsch & Englisch

Education

Wirtschafts- oder Ingenieurstudium (Bachelor/Master)

Tools

Microsoft Office 365

Job description

Executive Assistant to CEO / Vorstandsassistenz (m/w/d)Erlangen

HumanOptics Holding AG

Executive Assistant to CEO / Vorstandsassistenz (m/w/d)Erlangen

Aufgabe

Koordination und Begleitung abteilungsübergreifender Projekte und strategischer Initiativen Unterstützung des CEO bei operativen, organisatorischen und strategischen Themen Erstellung und Pflege von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Diskussionsunterlagen und weiteren Dokumenten für wichtige Meetings Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von internen und externen Meetings Erstellung von Gesprächsnotizen und Protokollen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Aufgaben Übernahme von Aufgaben im Auftrag des Vorstands, beispielsweise Betreuung und Koordination von Geschäftspartnern Vorbereitung und Erstellung von Verträgen und Vereinbarungen bis zur Unterschriftsreife Unterstützung bei der Geschäftskorrespondenz sowie bei Angeboten und weiteren geschäftlichen Unterlagen Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Terminen Unterstützung der Marketingabteilung bei Produktmarketing und Mailing-Aktionen Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Optimierung interner Prozesse und Abläufe Allgemeine organisatorische und administrative Unterstützung des Vorstands

Qualifikation

Erfolgreich abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium, idealerweise im betriebswirtschaftlichen oder ingenieurwissenschaftlichen Bereich, oder eine vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mindestens 5 Jahre, in einer vergleichbaren Position, beispielsweise in der Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz, im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion Sehr gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und eine schnelle Auffassungsgabe Erfahrung im Projektmanagement und in der Koordination bereichsübergreifender Themen Idealerweise Erfahrung bei der Einführung und Weiterentwicklung interner Prozesse Kommunikationsstarke und verbindliche Persönlichkeit mit professionellem Auftreten Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Vertraulichkeit Strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365 Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Ausgeprägte Serviceorientierung, Freundlichkeit und professionelle Umgangsformen