Executive Assistant to CEO / Vorstandsassistenz (m/w/d) 30.10.2026 HumanOptics Holding AG Erlangen

Sekretaria; Bayern; On-site; EUR 70,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub pro Jahr

Job summary

Sekretaria in Bayern sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur ganzheitlichen Unterstützung des Vorstands. Sie koordinieren bereichsübergreifende Initiativen, erstellen strategische Unterlagen und führen Meetings professionell durch.

Sie pflegen Präsentationen, Protokolle und Recherchen, bereiten Verträge vor und unterstützen die Geschäftskorrespondenz sowie Angebote. Starke Organisationsfähigkeiten, Diskretion und fließende Englischkenntnisse sind erwünscht.

Qualifications

• Abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium, idealerweise in BWL oder Ingenieurwesen, oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mindestens 5 Jahre, in einer verantwortungsvollen Assistenz- oder Schnittstellenfunktion.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, analytisches Denkvermögen und schnelle Auffassungsgabe.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, professioneller Auftritt.
• Vertraulichkeit, Eigeninitiative und strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Koordination und Begleitung abteilungsübergreifender Projekte und strategischer Initiativen.
• Unterstützung des CEO bei operativen, organisatorischen und strategischen Themen.
• Erstellung und Pflege von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Diskussionsunterlagen und weiteren Dokumenten.
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, intern und extern.
• Erstellung von Gesprächsnotizen, Protokollen und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Übernahme von Aufgaben im Auftrag des Vorstands, Betreuung von Geschäftspartnern.
• Vorbereitung und Erstellung von Verträgen und Vereinbarungen bis zur Unterschriftsreife.
• Unterstützung bei der Geschäftskorrespondenz, Angeboten und weiteren Unterlagen.
• Organisation von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Terminen.
• Unterstützung der Marketingabteilung bei Produktmarketing und Mailing-Aktionen.

Skills

Organisationstalent

Analytische Fähigkeiten

Kommunikativ

Eigeninitiative

Vertraulichkeit

Microsoft Office 365

Englischkenntnisse

Education

Bachelor- oder Masterabschluss in Betriebswirtschaft oder Ingenieurwesen

Tools

Microsoft Office 365

Job description

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Über uns:

Als innovativer und international ausgerichteter Hersteller von Premium-Implantaten für die Augenchirurgie entwickeln, produzieren und vertreiben wir Medizinprodukte, um dem menschlichen Auge die bestmögliche Sehkraft zurückzugeben.

Aufgaben:

• Koordination und Begleitung abteilungsübergreifender Projekte und strategischer Initiativen
• Unterstützung des CEO bei operativen, organisatorischen und strategischen Themen
• Erstellung und Pflege von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Diskussionsunterlagen und weiteren Dokumenten für wichtige Meetings
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von internen und externen Meetings
• Erstellung von Gesprächsnotizen und Protokollen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Aufgaben
• Übernahme von Aufgaben im Auftrag des Vorstands, beispielsweise Betreuung und Koordination von Geschäftspartnern
• Vorbereitung und Erstellung von Verträgen und Vereinbarungen bis zur Unterschriftsreife
• Unterstützung bei der Geschäftskorrespondenz sowie bei Angeboten und weiteren geschäftlichen Unterlagen
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Terminen
• Unterstützung der Marketingabteilung bei Produktmarketing und Mailing-Aktionen
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Optimierung interner Prozesse und Abläufe
• Allgemeine organisatorische und administrative Unterstützung des Vorstands
• Erfolgreich abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium, idealerweise im betriebswirtschaftlichen oder ingenieurwissenschaftlichen Bereich, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mindestens 5 Jahre, in einer vergleichbaren Position, beispielsweise in der Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz, im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion
• Sehr gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und eine schnelle Auffassungsgabe
• Erfahrung im Projektmanagement und in der Koordination bereichsübergreifender Themen
• Idealerweise Erfahrung bei der Einführung und Weiterentwicklung interner Prozesse
• Kommunikationsstarke und verbindliche Persönlichkeit mit professionellem Auftreten
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Vertraulichkeit
• Strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Freundlichkeit und professionelle Umgangsformen
• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wachsenden und zukunftsorientierten Unternehmen
• Gestaltungsspielraum
• Austausch auf Augenhöhe
• Kollegiale Unterstützungskultur
• Kurze Entscheidungswege aufgrund einer flachen Hierarchie
• Familienfreundlichkeit
• 30 Tage Urlaub pro Jahr