Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsfü (m/w/d)

Arbeitsagentur; Dortmund; Vor Ort; EUR 52.000 - 75.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Arbeitsagentur sucht eine Executive Assistant (m/w/d) zur persönlichen Unterstützung des CEO. Du organisierst den Arbeitsalltag, bereitest Themen vor und wirkst bei Prozessen und Organisationsentwicklung mit.

Zu deinen Aufgaben gehören Kommunikationssteuerung, Meeting-Vor-/Nachbereitung, Recherche, Briefings, Präsentationen und Statusverfolgung. Du arbeitest eng mit dem Management-Team zusammen; Office-Management liegt außerhalb des Aufgabenbereichs der Rolle.

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-/Projektassistenzfunktionen.
• Abgeschlossen Ausbildung oder Studium im kaufmännischen Bereich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sorgfältige, verlässliche Arbeitsweise und Fristen einhalten.
• Kenntnisse in MS Office, Outlook und PowerPoint erwünscht.

Aufgaben

• Kommunikation und Nachverfolgung: Du verantwortest die Kommunikation des CEOs und priorisierst Themen.
• Meeting-Vor- und Nachbereitung: Du organisierst Termine, Agenda, Unterlagen und Protokolle.
• Recherche, Briefings und Entscheidungsvorlagen: Du recherchierst Themen und bereitest Vorlagen mit Optionen und Empfehlungen vor.
• Dokumente und Präsentationen: Du erstellst Präsentationen, Richtlinien und Management-Dokumente.
• Prozess- und Organisationsentwicklung: Du arbeitest an Abläufen und Strukturen mit dem CEO und Fachverantwortlichen zusammen.

Kenntnisse

Assistenz-Erfahrung

Projektassistenz

kaufmännische Qualifikation

Präzision

Verlässlichkeit

Kommunikative Präzision

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Studium

Tools

Microsoft Office

Outlook

PowerPoint

Jobbeschreibung

Deine Rolle in unserem Team:

Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützt Du unseren CEO persönlich. Du organisierst seinen Arbeitsalltag verlässlich, bereitest Themen inhaltlich vor und arbeitest in ausgewählten Projekten zur Prozess- und Organisationsentwicklung mit. Bei bereichsübergreifenden Formaten unterstützt Du zudem das Management-Team.

• Kommunikation und Nachverfolgung: Du verantwortest die Kommunikation des CEO: Du sichtest den Posteingang, priorisierst Themen, bereitest Antworten vor und verfolgst offene Punkte nach, bis sie erledigt sind.
• Meeting-Vor- und Nachbereitung: Du bereitest Termine und Meetings vor, von der Agenda über die Unterlagen bis zum Protokoll, und verfolgst vereinbarte Aufgaben nach. Management-Meetings organisierst Du für das gesamte Management-Team.
• Recherche, Briefings und Entscheidungsvorlagen: Du recherchierst Markt-, Wettbewerbs- und Fachthemen und erstellst Gesprächsbriefings. Du bereitest Entscheidungsvorlagen vor, mit Sachstand, Optionen, Auswirkungen und einer klar gekennzeichneten Empfehlung.
• Dokumente und Präsentationen: Du erstellst Präsentationen, Richtlinien und Dokumente für die Geschäftsführung. Sie sind präzise, im einheitlichen Erscheinungsbild und passend für den jeweiligen Adressatenkreis.
• Prozess- und Organisationsentwicklung: Du arbeitest in Projekten zur Weiterentwicklung unserer Abläufe und Strukturen mit, etwa bei Ist-Aufnahmen, Prozessdokumentation und Statusverfolgung. Du arbeitest dabei eng mit dem CEO und den Fachverantwortlichen zusammen.

Office-Management, Buchhaltung und allgemeine Verwaltung gehören nicht zu dieser Rolle – diese Aufgaben liegen bei unserer Administration.

Dein Profil:

• Berufserfahrung in der Assistenz: Du hast mindestens drei Jahre Erfahrung in einer Assistenz, Projektassistenz oder vergleichbaren kaufmännischen Funktion, idealerweise mit Nähe zum Management. Erfahrung in einem wachsenden Dienstleistungs- oder Technologieumfeld ist ein Plus.
• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium abgeschlossen oder verfügst über eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung. Eine Weiterbildung im Bereich Management- oder Office-Assistenz ist ein Plus.
• Präzision und Verlässlichkeit: Du arbeitest sorgfältig, hältst Zusagen und Fristen ein und orientierst Dich an vereinbarten Vorgaben und Formaten.
• Mitdenken und proaktive Klärung: Du setzt klare Aufträge zuverlässig um und verstehst das Ziel dahinter. Daraus leitest Du Vorschläge für nächste Schritte ab. Risiken und Widersprüche sprichst Du sachlich an. Bei Unklarheiten fragst Du gezielt nach.
• Klares Rollenverständnis: Du unterstützt, ohne selbst in den Vordergrund zu treten, gehst diskret mit vertraulichen Informationen um und respektierst die Zuständigkeiten von Geschäftsführung und Fachbereichen.
• Kommunikative Präzision: Du formulierst knapp, strukturiert und adressatengerecht. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung.
• Software: Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook und PowerPoint.

Deine Vorteile:

• Sicherheit und Perspektive: Unbefristeter Arbeitsvertrag in einem wachsenden Unternehmen mit profitablem Geschäftsmodell.
• Nähe zur Unternehmensführung: Du arbeitest direkt mit dem CEO zusammen und erhältst Einblick in die Themen, die unser