Executive Assistant to CEO / VORSTANDSASSISTENZ (M/W/D)

HumanOptics AG; Bayern; Hybrid; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Gestaltungsspielraum

Kollegiale Unterstützungskultur

Flache Hierarchie, kurze Entscheidungs

Unterstützung bei der Geschäftskommuni

Job summary

HumanOptics Holding AG in Erlangen sucht zur Verstärkung des Teams eine Executive Assistant to CEO (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen den Vorstand operativ, organisatorisch und strategisch, erstellen Unterlagen, koordinieren Reisen und Meetings und wirken an Prozessverbesserungen mit.

Sie bringen ein abgeschlossenes Studium (idealerweise BWL/Ingenieurwesen) sowie mehrjährige Erfahrung in Assistenzpositionen mit.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium, idealerweise im BWL- oder Ingenieurwesen, oder gleichwertige Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz, Projektmanagement oder Schnittstellenfunktion.
• Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie analytische Schnellaufnahme.
• Erfahrung in Koordination bereichsübergreifender Themen und Prozessverbesserung.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Vertraulichkeit und professionelles Auftreten.

Responsibilities

• Koordination und Begleitung abteilungsübergreifender Projekte und strategischer Initiativen.
• Unterstützung des CEO bei operativen, organisatorischen und strategischen Themen.
• Erstellung und Pflege von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Meeting-Unterlagen.
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von internen/externen Meetings.
• Erstellung von Gesprächsnotizen, Protokollen und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Verantwortung für Vertragsunterlagen bis Unterschriftsreife.
• Unterstützung bei Korrespondenz, Angeboten und Geschäftsunterlagen.
• Organisation von Reisen, Veranstaltungen und Terminen.
• Unterstützung der Marketingabteilung bei Produktmarketing und Mailing-Aktionen.
• Mitwirkung an Prozessoptimierung interner Abläufe.

Skills

Organisationsvermögen

Analytische Fähigkeiten

Projektmanagement

Kommunikationsstärke

Eigeninitiative

Deutsch- und Englischkenntnisse

Education

Bachelor- oder Masterabschluss in Betriebswirtschaft oder Ingenieurwissenschaften

Tools

Microsoft Office 365

Job description

Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams

Als innovativer und international ausgerichteter Hersteller von Premium-Implantaten für die Augenchirurgie entwickeln, produzieren und vertreiben wir Medizinprodukte, um dem menschlichen Auge die bestmögliche Sehkraft zurückzugeben.

Zur Verstärkung unseres Teams am Standort in Erlangen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit einen Executive Assistant to CEO / Vorstandsassistenz (m/w/d).

Ihre Aufgaben

• Koordination und Begleitung abteilungsübergreifender Projekte und strategischer Initiativen
• Unterstützung des CEO bei operativen, organisatorischen und strategischen Themen
• Erstellung und Pflege von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Diskussionsunterlagen und weiteren Dokumenten für wichtige Meetings
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von internen und externen Meetings
• Erstellung von Gesprächsnotizen und Protokollen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Aufgaben
• Übernahme von Aufgaben im Auftrag des Vorstands, beispielsweise Betreuung und Koordination von Geschäftspartnern
• Vorbereitung und Erstellung von Verträgen und Vereinbarungen bis zur Unterschriftsreife
• Unterstützung bei der Geschäftskorrespondenz sowie bei Angeboten und weiteren geschäftlichen Unterlagen
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Terminen
• Unterstützung der Marketingabteilung bei Produktmarketing und Mailing-Aktionen
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Optimierung interner Prozesse und Abläufe
• Allgemeine organisatorische und administrative Unterstützung des Vorstands

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium, idealerweise im betriebswirtschaftlichen oder ingenieurwissenschaftlichen Bereich, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mindestens 5 Jahre, in einer vergleichbaren Position, beispielsweise in der Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz, im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion
• Sehr gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und eine schnelle Auffassungsgabe
• Erfahrung im Projektmanagement und in der Koordination bereichsübergreifender Themen
• Idealerweise Erfahrung bei der Einführung und Weiterentwicklung interner Prozesse
• Kommunikationsstarke und verbindliche Persönlichkeit mit professionellem Auftreten
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Vertraulichkeit
• Strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Freundlichkeit und professionelle Umgangsformen

Unser Angebot

• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wachsenden und zukunftsorientierten Unternehmen
• Gestaltungsspielraum
• Austausch auf Augenhöhe
• Kollegiale Unterstützungskultur
• Kurze Entscheidungswege aufgrund einer flachen Hierarchie

HumanOptics Holding AG
Personalabteilung
Spardorfer Str. 150
91054 Erlangen