Executive Assistant / Stellvertretung Der Geschäftsführung (m/w/d)

BVDG; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Galerie in Düsseldorf sucht eine/n Executive Assistant, der/die die rechte Hand des Geschäftsführers ist und zunehmend operative Verantwortung übernimmt. Die Stelle bietet die Möglichkeit zur Entwicklung zur stellvertretenden Geschäftsführung. Voraussetzungen sind ein abgeschlossenes Studium sowie Erfahrungen in der Galeriewelt. Bewerber:innen sollten über starke organisatorische Fähigkeiten sowie verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse verfügen.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in einer leitenden oder organisatorisch verantwortlichen Position.
• Nachweisliche Erfahrung in Personalführung und Teamkoordination.
• Vertrautheit mit Galerie-Tools und administrativen Prozessen.

Aufgaben

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in operativen Belangen.
• Steuerung intern und extern Kommunikation der Galerie.
• Direkte Personalverantwortung für Teilzeitkräfte.

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamführung

Kommunikationsfähigkeit

Verhandlungssichere Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium in Kulturmanagement, Kunstgeschichte oder BWL

Tools

MS Office

Arternal

Artsy

Jobbeschreibung

Overview

Executive Assistant / Stellvertretung der Geschäftsführung (m/w/d) gesucht. Berichtslinie: Geschäftsführung. Zusammenarbeit mit: Gallery Manager, Buchhaltung, Steuerberatung, Künstler:innen, externen Partner:innen. Die Position ist zum 1.01.2026 zu besetzen.

Über die Position: Als Executive Assistant mit Perspektive zur stellvertretenden Geschäftsführung bist Du die rechte Hand des Geschäftsführers und übernimmst zunehmend eigenverantwortlich operative, organisatorische und personelle Aufgaben. Du bist Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partner:innen und sorgst dafür, dass Entscheidungen vorbereitet, Prozesse effizient umgesetzt und strategische Ziele im Tagesgeschäft realisiert werden.

Diese Position erfordert ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Loyalität und Überblick. Gesucht wird eine strukturierte, vertrauenswürdige und erfahrene Persönlichkeit, die bereits Personalverantwortung getragen hat und sich in der Galeriewelt und im Kulturbetrieb sicher bewegt.

Aufgaben und Verantwortungsbereiche

1. Strategische Assistenz / Stellvertretung
   Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in allen operativen, administrativen und organisatorischen Belangen
   Vorbereitung von Entscheidungen, Briefings und Vorlagen für die Geschäftsführung
   Eigenständige Übernahme von Projekten und Verantwortungsbereichen
   Vertretung der Geschäftsführung in internen Abstimmungen und externen Terminen
   Überwachung laufender Aufgaben, Fristen und Prioritäten im gesamten Team
   Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsführung, Gallery Management, Buchhaltung und Künstler:innen
2. Organisation & Administration
   Steuerung und Optimierung interner Abläufe und administrativer Prozesse
   Vorbereitende Buchhaltung, Zahlungsübersichten, Rechnungsverwaltung
   Ansprechpartner:in für die Steuerberatung und externe Dienstleister
   Vertragswesen (Lieferanten, Personal, Versicherungen, Lizenzen etc.)
   Qualitäts- und Prozessmanagement innerhalb des Office- und Galeriebetriebs
3. Personalführung & Teamentwicklung
   Direkte Personalverantwortung für Werkstudent:innen, Praktikant:innen und unterstützende Mitarbeitende
   Unterstützung der Geschäftsführung bei der Personalplanung und Teamstruktur
   Organisation von Stellenausschreibungen, Auswahlprozessen und Onboarding
   Mitgestaltung einer wertschätzenden, klar organisierten Teamkultur
   Ansprechpartner:in für Mitarbeitende bei organisatorischen und administrativen Themen
4. Öffentlichkeitsarbeit & Kommunikation
   Verantwortung für die inhaltliche und organisatorische Kommunikation der Galerie (Newsletter, Website, Artsy, Arternal)
   Koordination der Pressearbeit in Abstimmung mit dem Gallery Manager
   Sicherstellung eines konsistenten, professionellen Außenauftritts der Galerie
   Mitarbeit bei strategischen Kommunikationsprojekten und -planungen

Profil

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Kulturmanagement, Kunstgeschichte, BWL oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer leitenden oder organisatorisch verantwortlichen Position in einer Galerie, einem Auktionshaus oder einer kulturellen Institution
• Nachweisliche Erfahrung in Personalführung und Teamkoordination
• Ausgeprägte Organisations- und Planungskompetenz, schnelle Auffassungsgabe
• Vertrauenswürdige, diskrete und durchsetzungsstarke Persönlichkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Galerie-Tools (Arternal, Artsy etc.)
• Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Perspektive

Diese Position ist ausdrücklich als Entwicklungsrolle angelegt – mit dem Ziel, dass die Executive Assistant schrittweise zur stellvertretenden Geschäftsführung heranwächst und die Geschäftsführung entlastet, indem sie operative Verantwortung übernimmt und eigenständig Entscheidungen im Tagesgeschäft trifft.

Anstellungsart: Intern

Art des Stellenangebotes: Intern