Executive Assistant (m/w/d) – BURBACH

O.PEN Büro- und Personalservice GmbH; Frankfurt; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiteraktienprogramm

Homeoffice-Möglichkeit nach Absprache

Job summary

IPG GmbH & Co.KG sucht am Standort Burbach eine Executive Assistant (m/w/d), die operativ wie strategisch unterstützt. Sie erstellen, analysieren und bereiten Reports, KPIs und Management-Präsentationen vor.

Sie arbeiten eng mit zwei Vorgesetzten zusammen, koordinieren Termine, Reisen und Projekte, führen Minutes, verfolgen To-dos und halten Deadlines ein. Moderne Tools, KI-gestützte Vorbereitung und starke MS-Office-Kenntnisse sind gewünscht.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-/Executive-Support-Funktion.
• Erfahrung in Projektkoordination, Reporting oder Managementumfeld von Vorteil.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint.
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und gutes Prioritätensinn.
• Analytisches Denken und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung operativ und strategisch durch Erstellung, Analyse und Aufbereitung von Reports, KPIs und Management-Präsentationen.
• Koordination von Terminen, Reisen und Projekten; Begleitung von Meetings bis zur Nachverfolgung von To-dos.
• Enge Abstimmung mit zwei Vorgesetzten und Bereitstellung effizienter Schnittstellen.

Skills

Executive Support

Projektkoordination

Reporting

Analytisches Denken

Organisationsfähigkeit

Proaktive Arbeitsweise

KI-Affinität

Sprachkenntnisse Deutsch/Englisch

Tools

Excel

PowerPoint

Job description

Executive Assistant (m/w/d) - zwei Vorgesetzte, ein spannendes Umfeld!

Die IPG GmbH & Co.KG - ein Hidden Champion im Dreiländereck NRW/Rheinland-Pfalz/Hessen - ist die deutsche Tochtergesellschaft eines weltweit führenden Herstellers von Hochleistungsfaserlasern, die in unterschiedlichsten industriellen Anwendungen zum Einsatz kommen. Seit mehr als 30 Jahren erfolgreich, beschäftigt die Unternehmensgruppe weltweit über 5.000 Mitarbeitende, davon mehr als 1.500 in Deutschland.

International, technologisch hochspannend und zugleich geprägt von kurzen Wegen und einem professionellen Miteinander.

Für die Geschäftsführung suchen wir am Standort Burbach eine Executive Assistant (m/w/d), die operativ wie strategisch unterstützt (z.B. bei der Erstellung, Analyse und Aufbereitung von Reports, KPIs und Management-Präsentationen).

Ihre beiden Vorgesetzten könnten unterschiedlicher kaum sein – und genau das macht diese Position so interessant. Sie verstehen sich als Sparringspartner, Organisator sowie verlässliche Schnittstelle und wissen, wann Sie unterstützen, wann Sie nachhaken und wann Sie Dinge einfach selbst in die Hand nehmen. Das fängt beim eigenständigen Termin- und Reisemanagement an und hört beim Nachhalten strategischer Initiativen, Projekten und Maßnahmen (Deadlines/Fortschrittskontrolle) auf.

Meetings begleiten Sie nicht nur, Sie sind gedanklich dabei: Sie erstellen nicht einfach Minutes, sondern sorgen anschließend auch dafür, dass To-dos verfolgt, Deadlines eingehalten und Entscheidungen umgesetzt werden.

Da Ihre Vorgesetzten international unterwegs sind, halten Sie im Hintergrund die Fäden zusammen. Sie behalten alles im Blick und schaffen damit den notwendigen Freiraum für das Management.

Und auch beim Thema KI sind Sie neugierig und souverän: Sie wissen, wie Sie mit guten Prompts arbeiten, und nutzen moderne Tools beispielsweise auch zur Vorbereitung von Präsentationen und Unterlagen.

Was Sie mitbringen:

• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Executive-Support- oder vergleichbaren Funktion
• Erfahrung in Projektkoordination, Reporting oder im Managementumfeld von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Analytisches Denken und die Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge schnell zu erfassen
• Eine selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise und Technikaffinität
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge konsequent nachzuhalten
• Professionelles Auftreten, Diskretion und absolute Vertrauenswürdigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• KI-Affinität und Lust darauf, moderne Tools sinnvoll in den Arbeitsalltag zu integrieren
• Ein Studium ist willkommen, aber keine Voraussetzung

Das erwartet Sie:

• Ein internationales und technologisch anspruchsvolles Umfeld
• Ein moderner Arbeitsplatz und ein attraktives sowie wettbewerbsfähiges Vergütungspaket
• Betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeiteraktienprogramm
• Feste Arbeitszeiten ohne regelmäßige Überstunden
• Homeoffice-Möglichkeit nach Absprache

*Diese Stellenbezeichnung entspricht einer geschlechtsneutralen Berufsbezeichnung.
Alle Interessenten, unabhängig vom Geschlecht, sind willkommen.

Mit der Einreichung Ihrer Bewerbung willigen Sie der Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Speicherung sowie der Übermittlung von personenbezogenen Daten an unsere Kunden nach vorheriger Absprache und ausschließlich zum Zwecke der Personalvermittlung ausdrücklich zu. Für uns ist ein vertraulicher Umgang mit Ihren Unterlagen selbstverständlich!

Sollte in unseren Texten irrtümlicherweise ausschließlich eine Genderform vorkommen, so ist dies nicht als diskriminierend zu werten. Sämtliche Stellenangebote richten sich selbstverständlich an alle Geschlechter.