Executive Assistant / Management Support (all gender)

ALTEN Consulting Services GmbH; München; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Vertrag

Attraktives Gehalt

Mobiles Arbeiten

Weiterbildungen

Gleitzeit

Persönlicher Ansprechpartner

Zusammenfassung

ALTEN Consulting Services GmbH in München sucht eine/n erfahrene/n Executive Assistant, die/der die Geschäftsführung sicher organisiert und Prozesse optimiert. Sie koordinieren Kalender, Reisen, Meetings und Unterlagen und arbeiten eng mit internen sowie externen Ansprechpartnern zusammen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und fundierte Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich mit, idealerweise in der Geschäftsführung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und fundierte Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich.
• Erfahrung in Kalender-, Termin-, Meeting- und Reiseorganisation.
• Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Teams und Zeitzonen.
• Versierter Umgang mit MS Office, insbesondere Teams, Excel, Word, PowerPoint und Outlook.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Koordination der Geschäftsführungstermine, Kalender und Postfächer.
• Planung von Meetings, Workshops, Reisen und Veranstaltungen inkl. Technik und Catering.
• Organisation von Geschäftsreisen (Hotels, Flüge, Bahn, Mietwagen) und Visa.
• Unterstützung bei Standortbesuchen und Recherche zu Dienstleistern.
• Bestellwesen, Rechnungsprüfung sowie Asset- und Fahrzeuginventar verwalten.
• Unterstützung im Executive- und Personal-Assistenz-Bereich je nach Erfahrungsgrad.

Kenntnisse

Kalenderorganisation

Terminplanung

Meetingorganisation

Reiseorganisation

Koordination mit Ansprechpartnern

Deutsch verhandlungssicher

Englisch verhandlungssicher

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Teams

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Jobbeschreibung

Die ALTEN Consulting Services GmbH bietet mit über 20 Jahren Branchenerfahrung ihren namhaften Kunden aus Industrie und Wirtschaft hochspezialisierte Engineering- und IT-Dienstleistungen zur gemeinsamen Realisierung von branchen- und technologieübergreifenden Lösungen an.

Kompetenz, Engagement und Leidenschaft verbinden alle unsere Mitarbeiter der ALTEN Consulting Services GmbH. Dabei stehen ein partnerschaftliches Miteinander, ein starkes WIR-Gefühl, der persönliche Kontakt zu unseren Kunden und die Kreativität jedes Einzelnen stets im Fokus. Werde auch Du Teil unserer Erfolgsgeschichte.

Für unseren Kunden suchen wir Verstärkung:

Make it happen

DU...

• organisierst und koordinierst Kalender, Postfächer und Termine der Geschäftsführung unter Berücksichtigung internationaler Zeitzonen
• planst und organisierst Meetings, Sitzungen und Workshops inklusive Räumen, Technik, Catering, Agenden und Unterlagen
• koordinierst Geschäftsreisen inklusive Hotels, Flügen, Bahnreisen, Mietwagen, Parkplätzen sowie Visa und Entsendungsschreiben
• unterstützt bei der Koordination von Standortbesuchen und übernimmst Recherchen zu Hotels, Speakern, Trainern und weiteren Dienstleistern
• übernimmst das Bestellwesen, die Rechnungsprüfung sowie die Verwaltung von Assets wie Laptops und Mobiltelefonen
• unterstützt beim Fahrzeugmanagement und übernimmst je nach Erfahrungsgrad weitere Aufgaben aus dem Bereich Executive- und Personal Assistenz

Be our forward thinker

DU...

• hast eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und verfügst über fundierte Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise in der Geschäftsführungs- oder Executive Assistenz
• hast Erfahrung in der Kalender-, Termin-, Meeting- und Reiseorganisation sowie in der Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern
• verfügst über Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Teams und der Organisation von Terminen über verschiedene Zeitzonen hinweg
• bist routiniert im Umgang mit MS Office, insbesondere Teams, Excel, Word, PowerPoint und Outlook
• hast idealerweise Erfahrung im Bestellwesen, in der Rechnungsprüfung sowie im Asset- und Fahrzeugmanagement
• verfügst über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

A home where people learn and thrive

• Zukunftsorientierter Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• Attraktive Vergütung
• Mobiles Arbeiten nach Absprache
• Individuelle interne und externe Weiterbildungen
• Flexible Arbeitszeitgestaltung mit Gleitzeitkontenregelung
• Persönlichen Ansprechpartner

Weitere Informationen findest Du unter: www.alten-consulting.de

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion / Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.