Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Loyal Parking Deutschland; Dortmund; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Nähe zur Geschäftsführung

Moderner Arbeitsplatz in Dortmund

Gesundheitsangebote, Massagen und Fräs

Job summary

Loyal Parking Deutschland sucht eine Executive Assistant (m/w/d) zur direkten Unterstützung des CEO in Dortmund. Sie organisieren den Arbeitsalltag, bereiten Themen inhaltlich vor und arbeiten in ausgewählten Projekten zur Prozess- und Organisationsentwicklung mit.

Dabei übernehmen Sie Protokolle, Berichte und die Koordination bereichsübergreifender Formate. Sie verfügen über mehrjährige Assistenz-Erfahrung, eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium, exzellente Deutschkenntnisse sowie gute

Qualifications

• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-/ Projektassistenzfunktion, idealerweise nahe dem Management.
• Kenntnisse in der Organisation und Koordination komplexer Termine, Reisemanagement und Dokumentation.

Responsibilities

• Kommunikation und Nachverfolgung des CEO: Sichtung des Posteingangs, Priorisierung, Vorbereitung von Antworten und Verfolgung offener Punkte.
• Meeting-Vor- und Nachbereitung: Agenda, Unterlagen, Protokolle und Aufgabenverfolgung; Management-Meetings organisieren.
• Recherche, Briefings und Entscheidungsvorlagen: Markt- und Fachthemen recherchieren; Vorlagen mit Optionen und Empfehlungen erstellen.
• Dokumente und Präsentationen: Erstellung von Präsentationen, Richtlinien und Management-Dokumenten in einheitlichem Stil.
• Prozess- und Organisationsentwicklung: Mitarbeit an Ist-Aufnahmen, Prozessdokumentation und Statusverfolgung im Austausch mit CEO und Fachbereichen.

Skills

Deutschkenntnisse (Sehr gut)

Englischkenntnisse (Gut)

Kommunikative Präzision

Office-Kompetenz (Outlook, PowerPoint)

Education

kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

Microsoft Office

Outlook

PowerPoint

Job description

loyal parking

Wir sind ein technologiegestütztes Unternehmen für die digitale Kontrolle und Bewirtschaftung privater Parkflächen. Wir unterstützen Kunden aus Einzelhandel, Gastronomie und Immobilienwirtschaft dabei, ihre Parkflächen effizient, rechtssicher und nutzerfreundlich zu betreiben. Dafür kombinieren wir selbst entwickelte Hard- und Softwarelösungen mit operativer Erfahrung aus der täglichen Umsetzung vor Ort. Unser Fokus liegt auf klaren Prozessen, verlässlicher Technik und einer pragmatischen Zusammenarbeit mit unseren Auftraggebern.

Deine Rolle In Unserem Team

Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützt Du unseren CEO persönlich. Du organisierst seinen Arbeitsalltag verlässlich, bereitest Themen inhaltlich vor und arbeitest in ausgewählten Projekten zur Prozess- und Organisationsentwicklung mit. Bei bereichsübergreifenden Formaten unterstützt Du zudem das Management-Team.

• Kommunikation und Nachverfolgung: Du verantwortest die Kommunikation des CEO: Du sichtest den Posteingang, priorisierst Themen, bereitest Antworten vor und verfolgst offene Punkte nach, bis sie erledigt sind.
• Meeting-Vor- und Nachbereitung: Du bereitest Termine und Meetings vor, von der Agenda über die Unterlagen bis zum Protokoll, und verfolgst vereinbarte Aufgaben nach. Management-Meetings organisierst Du für das gesamte Management-Team.
• Recherche, Briefings und Entscheidungsvorlagen: Du recherchierst Markt-, Wettbewerbs- und Fachthemen und erstellst Gesprächsbriefings. Du bereitest Entscheidungsvorlagen vor, mit Sachstand, Optionen, Auswirkungen und einer klar gekennzeichneten Empfehlung.
• Dokumente und Präsentationen: Du erstellst Präsentationen, Richtlinien und Dokumente für die Geschäftsführung. Sie sind präzise, im einheitlichen Erscheinungsbild und passend für den jeweiligen Adressatenkreis.
• Prozess- und Organisationsentwicklung: Du arbeitest in Projekten zur Weiterentwicklung unserer Abläufe und Strukturen mit, etwa bei Ist-Aufnahmen, Prozessdokumentation und Statusverfolgung. Du arbeitest dabei eng mit dem CEO und den Fachverantwortlichen zusammen.

Office-Management, Buchhaltung und allgemeine Verwaltung gehören nicht zu dieser Rolle – diese Aufgaben liegen bei unserer Administration.

Dein Profil

• Berufserfahrung in der Assistenz: Du hast mindestens drei Jahre Erfahrung in einer Assistenz, Projektassistenz oder vergleichbaren kaufmännischen Funktion, idealerweise mit Nähe zum Management. Erfahrung in einem wachsenden Dienstleistungs- oder Technologieumfeld ist ein Plus.
• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium abgeschlossen oder verfügst über eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung. Eine Weiterbildung im Bereich Management- oder Office-Assistenz ist ein Plus.
• Präzision und Verlässlichkeit: Du arbeitest sorgfältig, hältst Zusagen und Fristen ein und orientierst Dich an vereinbarten Vorgaben und Formaten.
• Mitdenken und proaktive Klärung: Du setzt klare Aufträge zuverlässig um und verstehst das Ziel dahinter. Daraus leitest Du Vorschläge für nächste Schritte ab. Risiken und Widersprüche sprichst Du sachlich an. Bei Unklarheiten fragst Du gezielt nach.
• Klares Rollenverständnis: Du unterstützt, ohne selbst in den Vordergrund zu treten, gehst diskret mit vertraulichen Informationen um und respektierst die Zuständigkeiten von Geschäftsführung und Fachbereichen.
• Kommunikative Präzision: Du formulierst knapp, strukturiert und adressatengerecht. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung.
• Software: Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook und PowerPoint.

Deine Vorteile

• Sicherheit und Perspektive: Unbefristeter Arbeitsvertrag in einem wachsenden Unternehmen mit profitablem Geschäftsmodell.
• Nähe zur Unternehmensführung: Du arbeitest direkt mit dem CEO zusammen und erhältst Einblick in die Themen, die unser Unternehmen gestalten. Die Zuständigkeiten sind klar, die Entscheidungswege kurz.
• Aufgaben mit Wirkung: Deine Vorbereitung entscheidet mit, wie gut Themen laufen. Was Du erarbeitest, wird auf Managementebene diskutiert und wirkt unmittelbar in unsere Entscheidungen ein.
• Moderner Arbeitsplatz: Unsere Büroräume in Dortmund sind sehr gut erreichbar. Kostenlose Getränke, frisches Obst und hochwertiger Kaffee stehen jederzeit zur Verfügung.
• Gesundheit und Wohlbefinden: Vergünstigungen im Fitnessstudio sowie subventionierte Angebote wie Massagen, Maniküre und Friseurtermine.