Executive Assistant (m/w/d)

VAMED+WWH; Hamburg; Vor Ort; EUR 52.000 - 78.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

Individuell verhandelbare Vergütung

Direkte Zusammenarbeit mit derGeschäft

Aufstiegsmöglichkeiten

Zusammenfassung

VAMED+WWH sucht eine erfahrene Führungskraft-Assistenz, die die Geschäftsführung organisatorisch entlastet, Meetings vorbereitet und internationale Reisen eigenständig betreut. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, koordinieren Termine und übernehmen eigenverantwortlich wichtige Arbeitspakete in einem internationalen Umfeld.

Sie bringen mehrjährige Erfahrung in Assistenz-/Koordinationsrollen mit, arbeiten selbstständig, verfügen über exzellente Organisationsfähigkeiten, Diskretion

Qualifikationen

• Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder Projektfunktion, idealerweise im direkten Umfeld einer Geschäftsführung.
• Selbstständige, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise mit Abschlussein eigenständig.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Diskretion, Belastbarkeit und professionelles Auftreten – auch bei kurzfristigen Veränderungen.

Aufgaben

• Direkte organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung einschließlich Kalender-, Termin- und E-Mail-Management
• Eigenständige Organisation von Meetings, Veranstaltungen und internationalen Geschäftsreisen einschließlich Flügen, Hotels, Transfers und Visa
• Vorbereitung und Nachbereitung von Management-Terminen sowie Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Entscheidungen
• Recherche, Informationsbeschaffung und strukturierte Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung
• Aktive Mitarbeit in nationalen und internationalen Projekten sowie Unterstützung in Finanzen, Immobilien und Organisation
• Übernahme ausgewahlter Personal-Assistant-Aufgaben sowie Begleitung der Geschäftsführung auf internationalen Reisen und Projektterminen

Kenntnisse

Executive Assistance

Projektkoordination

Organisationstalent

Diskretion

Belastbarkeit

Reisebereitschaft

Führerschein Klasse B

Englischkenntnisse

Jobbeschreibung

Mitdenken. Anpacken. Verantwortung übernehmen.

Seit 1984 schafft VAMED Engineering Gesundheitsinfrastruktur dort, wo Menschen sie benötigen – mit mehr als 1.000 realisiertenProjekten in über 89 Ländern. Seit April 2025 wird diese internationale Projekterfahrung unter dem Dach der WWH Group mit innovativenmodularen Krankenhauslösungen an Land und auf See vereint.

Für die Geschäftsführung suchen wir eine Persönlichkeit, die weit mehr als klassische Assistenzaufgaben übernehmen möchte. In dieser vertrauensvollen Schlüsselposition verbinden Sie Executive Assistance, Personal Assistance und aktive Projektmitarbeit in einem internationalen Umfeld. Sie denken voraus, schaffen Struktur in einem dynamischen Tagesgeschäft, koordinieren unterschiedlicheInteressen und sorgen dafür, dass strategische Themen ebenso wie operative Aufgaben erfolgreich umgesetzt werden.

Kernaufgaben und Verantwortlichkeiten

• Direkte organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung einschließlich Kalender-, Termin- und E-Mail-Management
• Eigenständige Organisation von Meetings, Veranstaltungen und internationalen Geschäftsreisen einschließlich Flügen, Hotels, Transfers und Visa
• Vorbereitung und Nachbereitung von Management-Terminen sowie konsequente Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Entscheidungen
• Recherche, Informationsbeschaffung und strukturierte Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung
• Aktive Mitarbeit in nationalen und internationalen Projekten, eigenständige Übernahme von Arbeitspaketen sowie Unterstützung in den Bereichen Finanzen, Immobilien und Organisation
• Übernahme ausgewählter Personal-Assistant-Aufgaben sowie Begleitung der Geschäftsführung auf internationalen Reisen und Projektterminen

Anforderungsprofil

• Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder Projektfunktion, idealerweise im direkten Umfeld einer Geschäftsführung
• Selbstständige, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Aufgaben eigenständig bis zum Abschluss zu verfolgen
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Diskretion, Belastbarkeit und ein professionelles Auftreten – auch bei kurzfristigen Veränderungen
• Sehr gute Englischkenntnisse; Deutschkenntnisse sind wünschenswert, Spanisch oder Serbisch sind von Vorteil
• Hohe Reisebereitschaft, Flexibilität hinsichtlich Aufgaben und Arbeitszeiten sowie Bereitschaft zu einer ausschließlichen Tätigkeit im Büro; ein Führerschein der Klasse B
• Schnellstmögliche Verfügbarkeit, idealerweise zum 01.09.2026.

Was diese Rolle besonders macht

Kein Tag ist wie der andere: Sie organisieren internationale Geschäftsreisen, bereiten Management-Entscheidungen vor, begleiten Projekte im In- Ausland und übernehmen kurzfristig Verantwortung für neue Themen. Dabei arbeiten Sie nah an der Geschäftsführung, an internationalen Projekten und an der Weiterentwicklung unseres Unternehmens.

Wir suchen eine Persönlichkeit mit Energie, Eigeninitiative und echtem Gestaltungswillen – jemanden, der Verantwortung nicht nur übernimmt, sondern aktiv sucht und gemeinsam mit uns etwas aufbauen möchte.

Darauf können Sie sich freuen

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit individuell verhandelbarer Vergütung
• Direkte und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Abwechslungsreiche Position mit hoher Eigenständigkeit und kurzen Entscheidungswegen
• Einblicke in internationale Projekte, Märkte und strategische Unternehmensentscheidungen
• Persönliche Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten
• Mitarbeit an nachhaltigen und gesellschaftlich relevanten Projekten im Gesundheitssektor

Ihre Ansprechpartnerin für diese Position ist Annkatrin Peters