Executive Assistant & Office Manager (m/w/d)

medermis clinics; München; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge mit Zuschü

Bikeleasing

Mobilitätszuschuss

EGYM Wellpass

Job summary

medermis clinics GmbH in München sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur Sicherstellung des reibungslosen Head Office Ablaufs und zuverlässigen Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation von Terminen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Präsentationen sowie die Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz. Mobilität ist nur in Ausnahmefällen vorgesehen, tägliche Präsenz wird erwartet.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in anspruchsvoller Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Prioritäten eigenständig setzen.
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie hohes Maß an Eigeninitiative.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie professionelles, serviceorientiertes Auftreten.
• Hohe Diskretion und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen.
• Bereitschaft zur täglichen Präsenz am Head Office in München; mobiles Arbeiten nur in Ausnahmefällen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams.

Responsibilities

• Professionelle Organisation und Koordination des Head Offices.
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Koordination und Priorisierung von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und Unterlagen.
• Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz sowie sensibler Informationen.
• Organisation von Dienstreisen, internen Veranstaltungen und Geschäftsterminen.
• Koordination organisatorischer Anliegen von Mitarbeitenden, Ärzt:innen, Führungskräften und externen Partnern.
• Koordination externer Dienstleister sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Organisationsbetriebs.
• Unterstützung der Unternehmensbereiche und Standorte bei organisatorischen und administrativen Anliegen.
• Eigenständige Steuerung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse.
• Übernahme ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsführung.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Eigeninitiative

Selbstständige Arbeitsweise

Diskretion

Verlässlichkeit

Englischkenntnisse

MS 365 Kenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Gleichwertige Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Outlook

Word

PowerPoint

Excel

Teams

Job description

Aufgaben

Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf unseres Head Offices in München und unterstützen die Geschäftsführung zuverlässig und vorausschauend im Tagesgeschäft. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Professionelle Organisation und Koordination des Head Offices
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Koordination und Priorisierung von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und weiteren Unterlagen
• Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz sowie professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
• Organisation von Dienstreisen, internen Veranstaltungen und Geschäftsterminen
• Koordination und Bearbeitung organisatorischer Anliegen von Mitarbeitenden, Ärzt:innen, Führungskräften, Besucher:innen und externen Partnern
• Koordination externer Dienstleister sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Organisationsbetriebs
• Unterstützung der Unternehmensbereiche und Standorte bei organisatorischen und administrativen Anliegen
• Eigenständige Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung administrativer Prozesse
• Übernahme ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsführung

Profilanforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein vergleichbares Studium oder eine gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten und Prioritäten eigenständig zu setzen
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie ein professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• Hohe Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine lösungsorientierte Arbeitsweise
• Bereitschaft zur täglichen Präsenz in unserem Head Office in München; mobiles Arbeiten ist in dieser Position nur in Ausnahmefällen möglich
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams

Warum wir?

• Verantwortungsvolle Schlüsselrollemit abwechslungsreichen Aufgaben und großem Gestaltungsspielraum
• Attraktiver Arbeitsplatz in einer krisenfesten Zukunftsbranche in einem stark aufgestellten und dynamisch wachsenden Gesundheitsunternehmen
• Kollegiale und offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien: kurze Entscheidungswege, enger Austausch mit dem Management, im Team und Zusammenarbeit mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen
• Leistungsgerechte und attraktive Vergütung
• Moderne Arbeitsbedingungen mit hoher Flexibilität: 30 Tage Urlaub, zusätzlich den 24.12. und 31.12. frei, flexible Arbeitszeiten
• Weitere Benefits: Unternehmensfitness-Angebote von EGYM Wellpass, Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss, Bikeleasing, Mobilitätszuschuss

Einsatzort

medermis clinics GmbH
Prinzregentenstraße 120, 81677 München
Anwesenheit vor Ort, Homeoffice nur in Ausnahmefällen