Executive Assistant (m/w/d)

DHL AG Zentrale; Bonn; On-site; EUR 45,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Mitarbeiteraktienprogramm

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Beruf/Privatleben-Vereinbarkeit

Job summary

DHL AG in Bonn sucht eine erfahrene Executive Assistant (m/f/d) in Vollzeit, unbefristet, zur Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung HR Group Functions im operativen Tagesgeschäft. Sie koordinieren Termine, organisieren Meetings und bereiten Unterlagen vor.

Sie arbeiten eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen, unterstützen nationale und internationale Reisen, Projekte und Sonderthemen. Erwartet wird eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Assistenz-Erfahrung sowie starke

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- bzw. Sekretariatsumfeld; idealerweise Unterstützung von Führungskräften.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Eigeninitiative in dynamischem Umfeld.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Affinität zu digitalen Technologien.
• Vertrauen, Diskretion und professionelles Auftreten gegenüber Stakeholdern.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung HR Group Functions in allen organisatorischen, administrativen und koordinativen Belangen des Tagesgeschäfts.
• Eigenverantwortliches Termin- und Kalendermanagement sowie Koordination von Meetings, Workshops und Veranstaltungen inklusive Vor- und Nachbereitung.
• Vorbereitung, Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Korrespondenzen, Protokollen und weiteren Unterlagen.
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen einschließlich Reiseplanung und Reisekostenabrechnung.
• Zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern sowie Sicherstellung einer professionellen und effizienten Kommunikation.
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten sowie Koordination von Sonderthemen und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen.

Skills

MS Office

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Stakeholder-Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Executive Assistant (m/f/d)

Bonn | Vollzeit | unbefristet

DHL AG | Konzernzentrale der DHL Group

In dieser verantwortungsvollen Vertrauensposition unterstützen Sie die Geschäftsbereichsleitung HR Group Functions im operativen Tagesgeschäft. Neben der Steuerung administrativer Abläufe wirken Sie an Projekten und Sonderthemen in einem internationalen Konzernumfeld mit.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung HR Group Functions in allen organisatorischen, administrativen und koordinativen Belangen des Tagesgeschäfts
• Eigenverantwortliches Termin- und Kalendermanagement sowie Koordination von Meetings, Workshops und Veranstaltungen inklusive Vor- und Nachbereitung
• Vorbereitung, Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Korrespondenzen, Protokollen und weiteren Unterlagen
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen einschließlich Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
• Zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern sowie Sicherstellung einer professionellen und effizienten Kommunikation
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten sowie Koordination von Sonderthemen und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen

Ihre Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsumfeld, idealerweise in der Unterstützung von Führungskräften sowie erste Erfahrungen in der Mitarbeit an Projekten
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, hohe Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld Prioritäten sicher zu setzen
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie eine hohe Affinität für digitale Anwendungen, neue Technologien und KI-gestützte Lösungen
• Hohe Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und ein professionelles Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Freude daran, Menschen miteinander zu verbinden, Netzwerke aufzubauen und zu einer positiven, vertrauensvollen Zusammenarbeit beizutragen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein ausgeprägtes Gespür für zielgruppengerechte Kommunikation

Ausgewählte Vorteile

• Flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
• Mitarbeiteraktienprogramm und betriebliche Altersvorsorge
• Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege
• Vielfältige Mobilitätsangebote, z. B. Jobticket, Firmenrad und Firmenwagenoptionen
• Mitarbeiterrabatte und attraktive Zusatzangebote

Über uns

Die DHL AG ist die Konzernzentrale der DHL Group, des weltweit führenden Logistikanbieters. Im Bonner Post Tower werden zentrale Konzernfunktionen gebündelt und strategische Themen für die DHL Group gesteuert und weiterentwickelt. Hier arbeiten Fachbereiche und internationale Teams eng zusammen. Über das Tagesgeschäft hinaus übernimmt DHL Group gesellschaftliche Verantwortung und engagiert sich weltweit für Bildung, Umwelt und humanitäre Hilfe.

Für Fragen zur Position steht Ihnen Christian Klenner unter [e-mail] oder 0228 189-51938 gerne zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter careers.dhl.com

MENSCHEN VERBINDEN. LEBEN VERBESSERN.

Wir legen Wert auf Chancengleichheit und lehnen jede Form von Diskriminierung im Sinne des Human Rights Policy Statement der DHL Group ab. Grundlage für die Auswahl von Mitarbeitenden bei der DHL Group sind ausschließlich Qualifikation, Leistung, Fähigkeiten und Erfahrung.