Executive Assistant des CEO – Teilzeit (m/w/d)

CharIN Academy GmbH; Berlin; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Part time

Benefits offered by this job

Hybrides Arbeiten

Homeoffice bis 3 Tage/Woche

Deutschlandticket 100% finanziert

Firmenfitness (Wellpass)

Betriebliche Altersvorsorge

31 Urlaubstage

Weiterbildungsmöglichkeiten

Moderne Ausstattung

Job summary

CharIN Academy GmbH sucht eine Executive Assistant des CEO in Teilzeit. Sie arbeiten eng mit dem CEO zusammen, organisieren Termine, E-Mails und Reisen und tragen aktiv zur Struktur des Unternehmens bei.

Die Position bietet hybrides Arbeiten, flexible Teilzeitmodelle, Weiterbildung und eine internationale Arbeitsumgebung am Berliner Standort.

Qualifications

• Quereinsteiger:innen mit Organisationstalent willkommen.

Responsibilities

• Kalender des CEO organisieren, Termine koordinieren und Tages-/Wochenplanung optimieren.
• E-Mail-Kommunikation priorisieren, Informationen aufbereiten und wichtige Themen timen vorlegen.
• Nationale und internationale Geschäftsreisen sowie Meetings planen und Details koordinieren.
• Unterlagen, Briefings und relevante Informationen für CEO-Termine vorbereiten und Ergebnisse dokumentieren.
• Fristen und To-dos im Blick behalten, um den CEO-fokus auf Kernaufgaben zu ermöglichen.

Skills

Organisationsgeschick

Proaktive Arbeitsweise

Kommunikationsstärke

Englisch (C2)

Professioneller Schreibstil

Education

Ausbildung im Hotelfach/Veranstaltungsmanagement/Büromanagement

Relevante Berufserfahrung in koordinierenden Funktionen

Tools

MS Office

Job description

Gestalte mit CharIN Academy GmbH
die Zukunft der nachhaltigen Elektromobilität!

Du bist Organisationstalent, Sparringspartner:in und Möglichmacher:in zugleich?
Dann bist du bei uns richtig!
Als Executive Assistant bist du die rechte Hand unseres CEO und sorgst dafür, dass strategische Prioritäten effizient umgesetzt werden. Du behältst den Überblick, schaffst Struktur in einem dynamischen Umfeld und trägst maßgeblich dazu bei, dass unser CEO erfolgreich arbeiten kann.
Was die Rolle besonders macht: Du arbeitest eng mit dem CEO zusammen, erhältst Einblicke in strategische Entscheidungen und gestaltest aktiv die Entwicklung unseres Unternehmens mit. Dabei erwarten dich abwechslungsreiche Aufgaben, ein internationales Umfeld und die Möglichkeit, echten Impact zu schaffen.

Executive Assistant des CEO – Teilzeit (m/w/d)

Deine Aufgaben:

• Du organisierst und pflegst den Kalender des CEO, koordinierst Termine und sorgst für eine optimale Tages- und Wochenplanung.
• Die E-Mail-Kommunikation behältst du im Blick, priorisierst eingehende Anfragen, bereitest relevante Informationen auf und stellst sicher, dass wichtige Themen rechtzeitig wieder vorgelegt werden.
• Du planst nationale und internationale Geschäftsreisen sowie Meetings, koordinierst alle organisatorischen Details und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• Für Termine des CEO bereitest du Unterlagen, Briefings und relevante Informationen vor, dokumentierst Ergebnisse und verfolgst vereinbarte Aufgaben zuverlässig nach.
• Mit deinem Organisationstalent schaffst du Struktur im Tagesgeschäft, hältst Fristen und To-dos im Blick und sorgst dafür, dass sich der CEO auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann.

Das solltest du mitbringen:

• Quereinsteiger:innen mit Organisationstalent sind ausdrücklich erwünscht. Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, beispielsweise als Hotelfachfrau/-mann, Tourismuskauffrau/-mann, Veranstaltungskauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Fremdsprachenkorrespondent:in, und bringst relevante Berufserfahrung in einer koordinierenden, serviceorientierten oder assistenznahen Funktion mit.
• Persönlichkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Eigeninitiative sind für uns dabei genauso wichtig wie deine fachliche Qualifikation.
• Auch bei vielen parallelen Themen behältst du den Überblick und steuerst Prioritäten, Termine und Abläufe souverän.
• Kommunikationsstärke, ein professioneller Schreibstil und die Fähigkeit, vertrauensvolle Beziehungen auf allen Ebenen der Organisation aufzubauen, zeichnen dich aus.
• Komplexe Informationen erfasst und priorisierst du schnell; zugleich arbeitest du proaktiv, lösungsorientiert und sicher mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen.
• Englisch beherrschst du in Wort und Schrift auf C2-Niveau und bewegst dich souverän in einem internationalen Arbeitsumfeld.

Was wir dir bieten:

– mit uns die Möglichkeit, die Zukunft der weltweiten Elektromobilität aktiv und nachhaltig mitzugestalten:

• Dich erwartet ein innovatives, dynamisches und wachstumsorientiertes Unternehmensumfeld.
• Gehaltsspanne: 40.000 € bis 60.000 € brutto/Jahr (bei Vollzeit) – abhängig von deiner Berufserfahrung, Qualifikation und Ausbildung.
• Maximale Flexibilität durch hybrides Arbeiten mit bis zu drei Tagen Homeoffice pro Woche kombiniert mit einem modernen Arbeitsplatz auf dem Berliner EUREF-Campus.
• Vertrauensarbeitszeit sowie flexible Teilzeitmodelle, die zu deinen Aufgaben und deinem Leben passen.
• Moderne technische Ausstattung, mit der du jederzeit und überall mobil arbeiten kannst.
• 31 Urlaubstage pro Jahr (bei Vollzeit).
• Systematische Unterstützung deiner Weiterbildung und persönlichen Entwicklung – intern wie extern.
• Ein zu 100% durch uns finanziertes Deutschlandticket.
• Firmenfitness mit unserer Wellpass-Partnerschaft, sodass du deutschlandweit trainieren kannst.
• Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen.

Ansprechpartnerin:

Shanel Gouveia
(Executive Advisor) über [e-mail]