Executive Assistant (m/w/d)

Govradar; Bayern; Hybrid; EUR 24.000 - 42.000; Teilzeit

Zusammenfassung

GovRadar sucht eine erfahrene Executive Assistant zur Unterstützung des CEO im Office-Betrieb in München. Sie koordinieren Termine, planen Reisen und fungieren als Gatekeeper, um eine effiziente Arbeitsweise sicherzustellen.

Sie verantworten die Vor- und Nachbereitung von Meetings, erstellen Entscheidungsdokumente und unterstützen bei Office-Management, Gästebetreuung und der Organisation von Company-Events. Proaktive, strukturierte Arbeitsweise ist uns wichtig.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Executives, idealerweise im Startup-/Tech-/Beratungsumfeld.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und Multitasking-Talent.
• Exzellente Deutschkenntnisse (C2) und gutes Englisch (min. B2).
• Proaktive Arbeitsweise, eigenständiges Priorisieren und pragmatische Lösungsfindung.
• Erfahrung im Office- und Event-Management von Vorteil, Umgang mit externen Dienstleistern.

Aufgaben

• Kalender- und Reisemanagement des CEO inkl. vorausschauender Tagesplanung.
• Gatekeeping: Schnittstelle zum CEO, Priorisierung eingehender Themen.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Vorlagen, Präsentationen und Dokumentationen.
• Verantwortung für reibungslosen Office-Betrieb, Materialmanagement und Gästebetreuung.
• Planung und Umsetzung von Company-Events, Unterstützung von Projekten.

Kenntnisse

Executive Support

Kalender-Management

Gatekeeping

Meeting Preparation

Office Management

Deutsch (C2)

Diskretion

Tech-Affinität

Tools

Microsoft Office

Slack

Notion

Jobbeschreibung

Warum diese Rolle?

GovRadar ist eine cloudbasierte Software zur automatisierten Erstellung öffentlicher Ausschreibungsunterlagen. Mit unserer KI-gestützten Lösung sparen Behörden bis zu 90% Zeit in der Vergabevorbereitung, damit Investitionen schneller in die Umsetzung kommen.

Wir befähigen die öffentliche Verwaltung – für eine zukunftssichere Gesellschaft.

Deine Mission

Als Executive Assistant unterstützt du unseren CEO bei der Organisation & Priorisierung seines Arbeitsalltags und hältst ihm durch deine proaktive Arbeitsweise konsequent den Rücken frei. Als Teil des CEO Office-Teams hältst du zudem unseren Büro-Betrieb im Herzen Münchens am Laufen, planst unsere regelmäßigen Company-Events und sorgst somit für ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld für das gesamte Unternehmen.

Für diese Herausforderungen brauchen wir dich:

• Kalender- und Reisemanagement des CEO: du koordinierst Termine mit internen und externen Stakeholdern und sorgst für eine vorausschauende und strukturierte Tagesplanung
• Gatekeeping: du agierst als vertrauensvolle und professionelle Schnittstelle zum CEO und bearbeitest, delegierst oder eskalierst eingehende Themen anhand einer eng abgestimmten Priorisierung
• Vor- und Nachbereitung von Meetings: du unterstützt bei der Meeting-Logistik sowie bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Dokumentation
• Verantwortung für einen reibungslosen Office-Betrieb inkl. Materialmanagement, Steuerung externer Dienstleister und professioneller Gästebetreuung
• Planung und Umsetzung unserer Company-Events, von der Ideenfindung bis zur finalen Abrechnung
• Projektunterstützung: bei Bedarf unterstützt du den CEO und Chief of Staff in der Durchführung von Projekten, wie z.B. Management Workshops

Dein Profil

Must have’s

• Einschlägige Erfahrung: du hast mehrjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Executives, idealerweise im Startup-, Tech- oder Beratungsumfeld
• Kommunikationsstärke: du kommunizierst exzellent in Deutsch (C2) und professionell in Englisch (min. B2)
• Ausgeprägtes Organisationstalent: du bist in der Lage, mehrere Themen parallel sauber am Laufen zu halten und gehst neue Aufgaben strukturiert an
• Proaktive Arbeitsweise: du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst eigenständig, wo deine Unterstützung gebraucht wird und findest pragmatische Lösungen
• Spass am Arbeiten in einem dynamischen Umfeld: du hast bereits in einem Startup/Scaleup gearbeitet und siehst schnelle Veränderungen und fehlende Strukturen als spannende Herausforderung
• Tech-Affinität: du arbeitest routiniert mit digitalen Tools (Microsoft Office, Slack, Notion) und suchst proaktiv nach Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben mit AI und Automatisierung zu vereinfachen
• Diskretion und sicheres Auftreten: du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und kommunizierst mit Stakeholdern auf jeder Ebene souverän

Nice to have’s

• Erfahrung im Office Management, Event Management und/oder bei der Steuerung von externen IT-Dienstleistern
• Berührungspunkte mit dem öffentlichen Sektor oder GovTech-Unternehmen

Was dich erwartet

• Team & Kultur - ein hochmotiviertes, interdisziplinäres Team mit flachen Hierarchien
• Flexibles Arbeiten - Teilzeit für ca. 24h pro Woche (4x6h oder 5x5h), hybrides Modell (3 Tage im Büro direkt am Hauptbahnhof), flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit auf Workation
• Gestaltungsfreiheit & Ownership - ein vielfältiges Aufgabengebiet, in dem du unsere Office-Kultur und Events nach deinen Ideen prägen kannst
• Kontinuierliches Lernen - Weiterentwicklung als Teil deiner individuellen Ziele, unterstützt durch dezidiertes Budget und monatliches Coaching mit deiner Führungskraft
• Gesellschaftlicher Impact - trage aktiv dazu bei, den Staat in Deutschland handlungsfähiger zu machen und das Vertrauen der Menschen in die Demokratie zu stärken