Team & Management Assistant (all genders)

Serviceplan Gruppe für innovative Kommunikation GmbH & Co. KG; München; Vor Ort; EUR 52.000 - 68.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Onboarding Mentoring

Campus-Weiterbildung

Flexible Arbeitszeiten

Mobile Office

Jobsharing

Team Events

Sportprogramm

Agenturfahrräder & E-Bikes

Modernes Office München

Internationales Networking

Zusammenfassung

Die Serviceplan Gruppe für innovative Kommunikation GmbH & Co. KG sucht am Standort München eine Team & Management Assistant (all genders) in Vollzeit.

Sie unterstützen die Managing Partner im Tagesgeschäft, koordinieren Termine und Meetings und organisieren internationale Logistik. Sie planen Management-Meetings, bereiten Unterlagen vor und fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Management, HR und externen Partnern.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft/Management/Kommunikation.
• Ca. 3 Jahre Berufserfahrung als Teamassistenz oder Executive Assistant.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und Priorisierung.
• Vertraulichkeit, Professionalität und Eigenverantwortung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Unterstützung unserer Managing Partner im Tagesgeschäft und Koordination von Terminen, Kalendern und Meetings.
• Planung und Organisation von Management-Meetings, Workshops und internationalen Terminen (München, London, Mumbai, Südafrika).
• Vorbereitung von Agenden, Präsentationen und Management-Unterlagen.
• Koordination von Follow-ups, To-dos und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Schnittstelle zwischen Management, internen Teams, HR und externen Partnern.
• Organisation von Geschäftsreisen inkl. Visa, Reisekostenabrechnungen und Reisevorbereitung.
• Unterstützung im Office-Management und bei Abwesenheitsübersichten.
• Übernahme kleiner Projekte eigenverantwortlich.
• Priorisierung von Anfragen und Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner.

Kenntnisse

Organisationstalent

Multitasking

Eigenverantwortung

Diskretion

Teamkoordination

Kommunikationsfähigkeit

MS 365

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

BWL/Management/Kommunikation Studium

Tools

Microsoft 365

Outlook

PowerPoint

Teams

Excel

Copilot

Miro

FigJam

Jobbeschreibung

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für Momentum (Teil der Serviceplan Gruppe) am Standort München einenTeam & Management Assistant (all genders) in Vollzeit.

Was dich bei uns erwartet:

• Du unterstützt unsere Managing Partner im Tagesgeschäft und koordinierst Termine, Kalender, Meetings sowie organisatorische und administrative Themen
• Du planst und organisierst Management-Meetings, Workshops und internationale Termine inklusive Raumbuchungen, Catering, Besucherorganisation, Gästeparkplätzen und weiterer Logistik für unsere Standorte in München, London, Mumbai und Südafrika
• Du bereitest Agenden, Präsentationen, Management-Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen vor und stellst sicher, dass relevante Informationen vollständig und rechtzeitig verfügbar sind
• Du koordinierst Follow-ups, dokumentierst To-dos und sorgst dafür, dass vereinbarte Maßnahmen zuverlässig nachverfolgt werden
• Du fungierst als zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen Management, internen Teams, Serviceplan-Einheiten, HR, externen Partnern und Stakeholdern
• Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen, Visa-Prozessen, A1-Bescheinigungen, Reisekostenabrechnungen und administrativer Reisevorbereitung
• Du unterstützt bei Office-Management-Themen, Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten sowie weiteren organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Kleinere Projekte und Ad-hoc-Themen übernimmst du eigenverantwortlich und sorgst für eine strukturierte Umsetzung
• Du priorisierst eingehende Anfragen, koordinierst die Bearbeitung und stellst sicher, dass Themen bei den richtigen Ansprechpartner:innen landen

Was wir von dir erwarten:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Kommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste relevante Berufserfahrung von etwa drei Jahren als Teamassistenz, Management Assistant, Executive Assistant, Office Manager:in oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, mehrere Themen und Prioritäten gleichzeitig zu steuern
• Proaktive, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und unterschiedlichen Stakeholder-Gruppen
• Hohes Maß an Diskretion, Professionalität und Vertrauenswürdigkeit
• Sehr gutes Gespür für Prioritäten, Details und die strukturierte Nachverfolgung von Aufgaben
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, PowerPoint, Teams und Excel
• Idealerweise Erfahrung mit Copilot, Miro oder FigJam
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir dir bieten:

• Onboarding: Durch persönliches Mentoring und digitale Onboarding-Sessions - wir sorgen für deinen perfekten Einstieg
• Weiterbildung: Deine Entwicklung ist uns wichtig. Ob durch unser internes Campus-Weiterbildungsprogramm zur Erweiterung deiner Fach-, Methoden- oder Persönlichkeitskompetenzen, freiwillige Sprachkurse oder regelmäßige Coachings - wir halten dich up to date
• Flexibilität: Durch flexible Arbeitszeiten, Mobile Office und Jobsharing-Modelle kannst du deinen Beruf an dein Leben anpassen – und nicht andersrum
• Fun: Wer arbeitet, muss auch mal eine Pause machen – bei uns hast du durch regelmäßige After Work und Team Events genug Möglichkeiten (auch virtuell, wenn’s sein muss)
• Sport: Großes Sportprogramm sowie Mobilität durch Agenturfahrräder und E-Bikes/E-Bike Leasing
• Erreichbarkeit: Unser modernes Office im Kreativviertel Münchens ist dank perfekter Lage gut für dich erreichbar
• Internationalität: Als international agierende Agenturgruppe hast du bei uns die Möglichkeit, dich mit Kollegen aus den unterschiedlichsten Disziplinen aus der ganzen Welt zu vernetzen und auszutauschen