Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Loyal Parking Deutschland GmbH; Dortmund; Vor Ort; EUR 48.000 - 76.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Vertrag

Direkte Zusammenarbeit mit CEO

Moderner Arbeitsplatz in Dortmund

Kostenlose Getränke & Obst

Gesundheits- & Wellnessangebote

Zusammenfassung

loyal parking sucht eine/n Executive Assistant (m/w/d) zur persönlichen Unterstützung des CEO. Sie organisieren den Arbeitsalltag, bereiten Themen inhaltlich vor und arbeiten in Projekten zur Prozess- und Organisationsentwicklung mit.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Kommunikation, die Vor- und Nachbereitung von Meetings, Recherche und Erstellung von Entscheidungsvorlagen sowie die Erstellung von Präsentationen und Richtlinien. Office-Management gehört nicht zu Ihrem Aufgabenfeld.

Qualifikationen

• Mindestens drei Jahre Erfahrung in einer Assistenz-, Projektassistenz- oder vergleichbaren kaufmännischen Funktion.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium oder gleichwertige Qualifikation.
• Präzision, Verlässlichkeit und Fristeneinhaltung.
• Proaktive Klärung von Unklarheiten und klare Aufträgeverarbeitung.
• Klares Rollenverständnis und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook und PowerPoint.

Aufgaben

• Kommunikation des CEO: Posteingang sichten, priorisieren, Antworten vorbereiten und offene Punkte nachverfolgen.
• Meeting-Vor- und Nachbereitung: Agenda, Unterlagen, Protokoll und Aufgabenverfolgung.
• Recherche, Briefings und Entscheidungsvorlagen: Markt- und Fachthemen aufbereiten.
• Dokumente und Präsentationen: Erstellung von Richtlinien und Geschäftsunterlagen im einheitlichen Erscheinungsbild.
• Prozess- und Organisationsentwicklung: Mitarbeit an Ist-Aufnahmen, Prozessdokumentation und Statusverfolgung.

Kenntnisse

Executive Assistenz

Organisationstalent

Proaktives Arbeiten

Kommunikationsstärke

Microsoft Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

Outlook

PowerPoint

Jobbeschreibung

loyal parking

Wir sind ein technologiegestütztes Unternehmen für die digitale Kontrolle und Bewirtschaftung privater Parkflächen. Wir unterstützen Kunden aus Einzelhandel, Gastronomie und Immobilienwirtschaft dabei, ihre Parkflächen effizient, rechtssicher und nutzerfreundlich zu betreiben. Dafür kombinieren wir selbst entwickelte Hard- und Softwarelösungen mit operativer Erfahrung aus der täglichen Umsetzung vor Ort. Unser Fokus liegt auf klaren Prozessen, verlässlicher Technik und einer pragmatischen Zusammenarbeit mit unseren Auftraggebern.

Deine Rolle in unserem Team:

Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützt Du unseren CEO persönlich. Du organisierst seinen Arbeitsalltag verlässlich, bereitest Themen inhaltlich vor und arbeitest in ausgewählten Projekten zur Prozess- und Organisationsentwicklung mit. Bei bereichsübergreifenden Formaten unterstützt Du zudem das Management-Team.

• Kommunikation und Nachverfolgung: Du verantwortest die Kommunikation des CEO: Du sichtest den Posteingang, priorisierst Themen, bereitest Antworten vor und verfolgst offene Punkte nach, bis sie erledigt sind.
• Meeting-Vor- und Nachbereitung: Du bereitest Termine und Meetings vor, von der Agenda über die Unterlagen bis zum Protokoll, und verfolgst vereinbarte Aufgaben nach. Management-Meetings organisierst Du für das gesamte Management-Team.
• Recherche, Briefings und Entscheidungsvorlagen: Du recherchierst Markt-, Wettbewerbs- und Fachthemen und erstellst Gesprächsbriefings. Du bereitest Entscheidungsvorlagen vor, mit Sachstand, Optionen, Auswirkungen und einer klar gekennzeichneten Empfehlung.
• Dokumente und Präsentationen: Du erstellst Präsentationen, Richtlinien und Dokumente für die Geschäftsführung. Sie sind präzise, im einheitlichen Erscheinungsbild und passend für den jeweiligen Adressatenkreis.
• Prozess- und Organisationsentwicklung: Du arbeitest in Projekten zur Weiterentwicklung unserer Abläufe und Strukturen mit, etwa bei Ist-Aufnahmen, Prozessdokumentation und Statusverfolgung. Du arbeitest dabei eng mit dem CEO und den Fachverantwortlichen zusammen.

Office-Management, Buchhaltung und allgemeine Verwaltung gehören nicht zu dieser Rolle – diese Aufgaben liegen bei unserer Administration.

Dein Profil:

• Berufserfahrung in der Assistenz: Du hast mindestens drei Jahre Erfahrung in einer Assistenz, Projektassistenz oder vergleichbaren kaufmännischen Funktion, idealerweise mit Nähe zum Management. Erfahrung in einem wachsenden Dienstleistungs- oder Technologieumfeld ist ein Plus.
• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium abgeschlossen oder verfügst über eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung. Eine Weiterbildung im Bereich Management- oder Office-Assistenz ist ein Plus.
• Präzision und Verlässlichkeit: Du arbeitest sorgfältig, hältst Zusagen und Fristen ein und orientierst Dich an vereinbarten Vorgaben und Formaten.
• Mitdenken und proaktive Klärung: Du setzt klare Aufträge zuverlässig um und verstehst das Ziel dahinter. Daraus leitest Du Vorschläge für nächste Schritte ab. Risiken und Widersprüche sprichst Du sachlich an. Bei Unklarheiten fragst Du gezielt nach.
• Klares Rollenverständnis: Du unterstützt, ohne selbst in den Vordergrund zu treten, gehst diskret mit vertraulichen Informationen um und respektierst die Zuständigkeiten von Geschäftsführung und Fachbereichen.
• Kommunikative Präzision: Du formulierst knapp, strukturiert und adressatengerecht. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung.
• Software: Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook und PowerPoint.

Deine Vorteile:

• Sicherheit und Perspektive: Unbefristeter Arbeitsvertrag in einem wachsenden Unternehmen mit profitablem Geschäftsmodell.
• Nähe zur Unternehmensführung: Du arbeitest direkt mit dem CEO zusammen und erhältst Einblick in die Themen, die unser Unternehmen gestalten. Die Zuständigkeiten sind klar, die Entscheidungswege kurz.
• Aufgaben mit Wirkung: Deine Vorbereitung entscheidet mit, wie gut Themen laufen. Was Du erarbeitest, wird auf Managementebene diskutiert und wirkt unmittelbar in unsere Entscheidungen ein.
• Moderner Arbeitsplatz: Unsere Büroräume in Dortmund sind sehr gut erreichbar. Kostenlose Getränke, frisches Obst und hochwertiger Kaffee stehen jederzeit zur Verfügung.
• Gesundheit und Wohlbefinden: Vergünstigungen im Fitnessstudio sowie subventionierte Angebote wie Massagen, Maniküre und Friseurtermine.