Executive Assistant

Jobtailor; München; Vor Ort; EUR 52.000 - 78.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Jobtailor in München sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung, die nationale und internationale Reisen organisiert, den Kalender des Führungsteams verwaltet und die Kommunikation mit internen wie externen Stakeholdern übernimmt.

Sie planen Meetings, Workshops und Events, verwalten Kreditkarten und Reisekosten und bringen bereits Erfahrungen in Büro- oder Office-Management mit. Die Rolle bietet Entwicklungspotenzial am neuen Standort München.

Qualifikationen

• Mehrere Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager oder in einer ähnlichen Funktion.
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten sowie eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise.
• Proaktive Haltung: Herausforderungen antizipieren und selbstständig handeln.
• Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Interesse an modernen Arbeitsweisen.
• Sicher in einer dynamischen Umgebung, in der Aufgaben sich weiterentwickeln.

Aufgaben

• National und international Reisen organisieren und koordinieren.
• Führungsteam Kalender- und Terminverwaltung.
• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
• Meetings, Workshops und Events planen und organisieren.
• Unternehmens-Kreditkarten verwalten und Reisekosten bearbeiten.
• Potenzielle zukünftige Büroverwaltung am neuen Standort München.
• Prozesse optimieren und eigenständig neue Projekte umsetzen.
• Optionale Unterstützung beim Recruiting von Werkstudenten.

Kenntnisse

German language

English language

Organizational skills

Proactive mindset

Reliable working style

Responsibility taking

Jobbeschreibung

Responsibilities

• Organize and coordinate national and international business travel
• Professional calendar and appointment management for the leadership team
• Communication with internal and external stakeholders
• Plan and organize meetings, workshops, and events
• Manage company credit cards and process travel expenses
• Potential future responsibility for office management at the new Munich location
• Optimize existing processes and independently implement new projects
• Optional: assist with recruiting working students

Requirements

• Several years of experience as an Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager, or in a similar role
• Excellent German and English skills
• Excellent organizational skills and a structured, reliable working style
• Proactive mindset: anticipates challenges and acts independently
• Enjoys taking responsibility and continuously improving processes
• Confident with digital tools and interested in modern ways of working
• Comfortable in a dynamic environment where tasks and responsibilities evolve continuously

Soft Skills

• Proactive Mindset
• Reliable Working Style
• Responsibility Taking