Executive Assistant

tecis Finanzdienstleistungen AG; Bonn; On-site; EUR 20,000 - 33,000; Part time

Job summary

tecis Finanzdienstleistungen AG sucht eine Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft. Die Position ist in Teilzeit und ausschließlich vor Ort in Bonn; Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und pflegen Dokumente sowie Datenbanken.

Zu Ihren Aufgaben zählen Telefon- und Schriftverkehr mit Kundinnen, Geschäftspartnern und internen Schnittstellen, sowie Büroorganisation und Verwaltung von Büro-IT-Ausstattung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Diskretion.
• Erfahrung in Büroorganisation und Terminplanung.
• Bereitschaft zur Vor-Ort-Arbeit in Bonn, Teilzeit

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft.
• Termin- und Reiseplanung.
• Protokollführung, Vorbereitung von Meetings und Präsentationen.
• Dokumente und Datenbanken pflegen.
• Kund:innen- und Geschäftspartner:innen Korrespondenz führen

Skills

Kommunikation

Kundensupport

Administrative Unterstützung

Organisation

Diskretion

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Office Equipment

Job description

Unternehmensbeschreibung

tecis Finanzdienstleistungen AG ist auf ganzheitliche Finanzberatung spezialisiert und bietet Services in den Bereichen Investment, Versicherungen und Finanzoptimierung. Das Unternehmen unterstützt Privatkund:innen und Unternehmen beim Vermögensaufbau, der betrieblichen Altersvorsorge sowie bei der Auswahl passender privater Krankenversicherungen. Mit Leistungen wie Depotcheck, Financial Planning und Financial Consulting werden individuelle Finanzstrategien entwickelt und regelmäßig überprüft. Bewerbende treffen auf ein professionelles Umfeld mit klarer Ausrichtung auf nachhaltige, kundenorientierte Finanzlösungen und strukturierter Beratung.

Rollenbeschreibung

Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie die Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft und sorgen für einen reibungslosen Ablauf administrativer Prozesse. Zu Ihren Aufgaben gehören die Termin- und Reiseplanung, Protokollführung, Vorbereitung von Meetings und Präsentationen sowie die Pflege von Dokumenten und Datenbanken. Sie übernehmen die telefonische und persönliche Korrespondenz mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und internen Schnittstellen und koordinieren interne Abläufe im Büro. Die Position ist in Teilzeit zu besetzen, wird ausschließlich vor Ort ausgeübt und befindet sich in Bonn.

• Kommunikation & Kund:innenbetreuung: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sowie Erfahrung im Customer Service, um vertrauensvolle Beziehungen zu Führungskräften, Teammitgliedern und Kund:innen aufzubauen und zu pflegen.
• Administrative Unterstützung & Büroorganisation: Sicherer Umgang mit Administrative Assistance und Office Administration, inklusive strukturierter Terminverwaltung, Dokumentenmanagement und effizienter Büroorganisation.
• Umgang mit Büro- und IT-Ausstattung: Praxis im Einsatz von Office Equipment sowie routinierte Nutzung gängiger Office-Software (z.B. MS Office) und digitaler Tools zur Unterstützung der Geschäftsleitung.
• Zusätzliche Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, hohe Diskretion, ausgeprägte Organisationsfähigkeit, selbstständige Arbeitsweise sowie sehr gute Deutschkenntnisse; Grundkenntnisse in Finanz- oder Versicherungsdienstleistungen sind von Vorteil.