Executive Assistant (m/w/d) Finance Operations & HR Management

Orthopassion; Freiburg im Breisgau; Híbrido; EUR 42.000 - 56.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Orthopassion in Freiburg bietet eine Hybrid-Vollzeitstelle als Executive Assistant an. Sie halten der Geschäftsleitung den Rücken frei in HR, Finance und Operations, sorgen für Verlässlichkeit, Digitalisierung und Drive.

Zu den Aufgaben gehören Bewerbermanagement, Personal- und Vertragsorganisation, Zeiterfassung sowie Koordination von Terminen, Reisen und Ablagen. Die Rolle verlangt Organisationsstärke, Diskretion und den sicheren Umgang mit KI-Tools.

Formación

• Abgeschlossene kaufmännische Basis oder vergleichbare Ausbildung/Studium.
• Erfahrung in HR, vorbereitender Buchhaltung oder Assistenz ist ein Plus.
• Sicherer Umgang mit Excel/Google Sheets; DATEV-Erfahrung ist von Vorteil.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, Selbstmanagement und Resilienz.
• Aktive Nutzung von KI-Tools (ChatGPT, Claude, Gemini) zur Prozessoptimierung.
• Verlässlichkeit und Diskretion sind Pflicht.

Responsabilidades

• Bewerbermanagement vom Eingang bis zur Entscheidung.
• Zeiterfassung prüfen und Monatsmeldung ans Lohnbüro.
• Termine, Reisen, Ablage und persönliche Assistenz der Geschäftsführung.
• Aufgabensteuerung in Slack: Wochenplanung, Prioritäten, Deadlines.

Conocimientos

Organisation

Selbstmanagement

Diskretion

KI-Tools nutzen

Educación

Kaufmännische Basis

Wirtschaftliches Studium

Herramientas

Excel

Google Sheets

DATEV

Descripción del empleo

Freiburg | Hybrid | Vollzeit | ab sofort

Du willst Struktur schaffen, wo andere nur verwalten?

Orthopassion ist eine Privatpraxis für regenerative Orthopädie, Osteopathie und Bewegungsmedizin in Freiburg. Als Executive Assistant hältst du unserer Geschäftsleitung den Rücken frei – in HR, Finance und Operations. Verlässlich. Digital. Mit Drive.

• Bewerbermanagement vom Eingang bis zur Entscheidung
• Dienst-, Urlaubs- und Fortbildungsplanung mit dem Praxismanagement
• Arbeits- und Änderungsverträge, Arbeitsplatzbeschreibungen
• Zeiterfassung (TimeOS) prüfen, Monatsmeldung ans Lohnbüro

Finanzen (weitgehend automatisiert – du steuerst und überwachst)

• Überweisungen in DATEV anlegen
• Fehlende Rechnungen nachverfolgen
• Unsere KI-gestützte Belegautomatik verstehen und Finanzauswertungen nutzbar machen

Assistenz & Organisation

• Postfach-Management beider Geschäftsführer
• Aufgabensteuerung in Slack: Wochenplanung, Prioritäten, Deadlines
• Termine, Reisen, Ablage und persönliche Assistenz

Ein fester Teil der Rolle ist wiederkehrende, regelgebundene Systemarbeit – genau, termingebunden, jeden Monat. Unser Ziel: das gemeinsam mit dir weiter automatisieren. Diese Arbeit muss nicht deine Lieblingsaufgabe sein, aber sie muss dir liegen.

• Kaufmännische Basis: Ausbildung, wirtschaftliches Studium (gern Sportmanagement) oder vergleichbare Erfahrung
• Erste Erfahrung in HR, vorbereitender Buchhaltung oder Assistenz ist ein Plus
• Sicher in Excel/Google Sheets, DATEV ist ein Plus
• Organisationstalent, Selbstmanagement und Resilienz
• Du nutzt KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Gemini aktiv und willst verstehen, was Prozesse im Hintergrund tun
• Radikale Verlässlichkeit und Diskretion
• Lust auf Persönlichkeitsentwicklung und Peak Performance

Klingt nach dir?

Wir begleiten dich persönlich durch den Bewerbungsprozess.

Deine Ansprechpartnerin: Tina Ehret