Document Manager (m/w/d) – Engineering & Projektdokumentation | Berlin / EU-Remote

ACS Services GmbH; Berlin; Remote; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible EU-Remote-Arbeit

Attraktive Vergütung

Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten

Job summary

ACS Services GmbH sucht einen Document Manager (m/w/d) für Engineering- und Projektdokumentation in Berlin oder EU-Remote. Sie verwalten die Projektdokumentation im DMS (MTA), pflegen MDR/MDL und steuern Freigabeprozesse.

Sie koordinieren Dokumentenschnittstellen zwischen internen und externen Partnern und sichern Verfügbarkeit relevanter Unterlagen. Idealerweise besitzen Sie ein abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische/technische Ausbildung, mehrjährige DMS-Erfahrung und gute

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische/technische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Dokumentenmanagement größerer Engineering-, EPC- oder Infrastrukturprojekte.
• Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS).
• Kenntnisse im Engineering-, Energie- oder Anlagenbauumfeld.
• Erfahrung mit MDR/MDL und Master Document Registers (MDR/MDL).
• Strukturierte und qualitätsorientierte Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit Dokumentenworkflows und Freigabeprozessen.
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Deutschkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Dokumentenmanagement, MDR/MDL pflegen und korrekt kategorisieren.
• Transmittals erstellen, verteilen und nachverfolgen.
• Dokumentationsdeliverables überwachen und Schnittstellen koordinieren.
• Freigabe-Workflows administrieren und Freigabeprozesse sicherstellen.
• Dokumentationskennzahlen und Projektfortschritte überwachen.
• As-Built- und Abschlussdokumentation koordinieren.

Skills

Dokumentenmanagement

DMS-Kenntnisse

Englischkenntnisse

Engineering-/Infrastrukturumfeld

MDR/MDL

strukturiertes Arbeiten

Dokumentenworkflows

Education

Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische/technische Ausbildung

Job description

Document Manager (m/w/d) Engineering & Projektdokumentation | Berlin / EU-Remote

Standort: Berlin

Anstellungsart(en): Arbeitnehmerüberlassung, Vollzeit

Ihr Aufgaben

• Dokumentenmanagement & MTA-Administration
  • Verwaltung und Pflege der gesamten Projektdokumentation innerhalb des Dokumentenmanagementsystems (MTA)
  • Pflege des Master Document Registers (MDR) bzw. der Master Document List (MDL)
  • Registrierung und Verwaltung von technischen Dokumenten, Zeichnungen, Spezifikationen, Berechnungen, Berichten, Zertifikaten und Vertragsunterlagen
  • Sicherstellung korrekter Dokumentennummerierung, Revisionierung, Klassifizierung und Metadatenpflege
  • Verwaltung von Dokumentenstatus, Versionshistorien und kompletter Rückverfolgbarkeit
• Dokumentensteuerung & Transmittals
  • Erstellung, Verteilung und Nachverfolgung von Transmittals
  • Steuerung der formalen Dokumentenkommunikation mit Kunden, Lieferanten, Engineering-Partnern und Bauunternehmen
  • Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsrichtlinien und Freigabeprozessen
  • Überwachung von Einreichungs-, Empfangs- und Freigabeterminen
• Engineering-Dokumentation
  • Überwachung von Engineering Deliverables gemäß Terminplan und Dokumentenliste
  • Koordination von Dokumentenschnittstellen zwischen internen und externen Engineering-Organisationen
  • Identifikation fehlender oder verspäteter Dokumentationen
  • Unterstützung der technischen Projektteams bei Dokumentationsanforderungen
  • Sicherstellung der Verfügbarkeit relevanter Unterlagen für Beschaffung und Baustelle
• Review- & Freigabemanagement
  • Administration von Prüf- und Freigabeworkflows
  • Nachverfolgung offener Prüfungen und Reviews
  • Koordination von Kommentaren und Revisionsständen
  • Dokumentation des gesamten Genehmigungsprozesses
  • Eskalation überfälliger Freigaben und Dokumentenprüfungen
• Reporting & Project Controls
  • Erstellung regelmäßiger Dokumentenstatusberichte
  • Überwachung von Dokumentenkennzahlen und Projektfortschritten
  • Pflege von Dokumentencontrolling-Daten
  • Unterstützung bei Projektmeetings und Fortschrittsberichten
  • Analyse von Verzögerungen und Dokumentationsrisiken
• As-Built- & Abschlussdokumentation
  • Koordination der As-Built-Dokumentation
  • Zusammenstellung finaler Dokumentationspakete
  • Nachverfolgung fehlender Abschlussunterlagen
  • Übergabe und Archivierung der Projektdokumentation
  • Sicherstellung der vollständigen Dokumentationshistorie

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische bzw. technische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Dokumentenmanagement größerer Engineering-, EPC- oder Infrastrukturprojekte
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
• Kenntnisse im Engineering-, Energie- oder Anlagenbauumfeld
• Erfahrung mit Master Document Registers (MDR) und Master Document Lists (MDL)
• Strukturierte und qualitätsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Dokumentenworkflows und Freigabeprozessen
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Deutschkenntnisse von Vorteil

Von Vorteil

• Erfahrung in Energie-, Umspannwerks-, BESS- oder Infrastrukturprojekten
• Kenntnisse von MTA oder vergleichbaren Dokumentenmanagementsystemen
• Erfahrung im EPC-, Turnkey- oder Engineering-Umfeld
• Kenntnisse im Bereich Qualitätsmanagement und Project Controls
• Erfahrung in internationalen Projektteams

Was wir Ihnen bieten

• Spannende Projekte im Umfeld der Energiewende
• Internationale Zusammenarbeit mit renommierten Projektpartnern
• Flexible Remote-Arbeit innerhalb der Europäischen Union
• Attraktive Vergütung
• Moderne Projektmanagement- und Dokumentationssysteme
• Persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten im Projekt- und Dokumentenmanagement

Art(en) des Personalbedarfs: Neubesetzung

Tarifvertrag: GVP/DGB

Entgeltgruppe: 4