Change & Communications Manager (m/w/d) Digital Workplace & Microsoft 365

Max Planck Information and Technology; München; Remote; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

faires GE/TVöD-Bund-Umfeld

flexible Arbeitszeiten

Job summary

Die Max-Planck-Gesellschaft sucht eine/n Communications Change & Communications Manager (m/w/d) für Digital Workplace & Microsoft 365 in München. Sie steuern Kommunikations- und Veränderungsprozesse, übersetzen komplexe IT-Themen in verständliche Inhalte und gestalten Formate für Intranet, Newsletter, Kampagnen, Veranstaltungen und Social Media.

Sie beraten Fachbereiche, Führungskräfte sowie Projektleitungen, fördern die Akzeptanz digitaler Tools und arbeiten eng mit Partnern zusammen.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium in relevanten Fachrichtungen.
• Mehrjährige Erfahrung im Change- oder Kommunikationsmanagement, idealerweise im Umfeld digitaler Transformationen.
• Sicherer Umgang mit CMS-Systemen, Webanalyse, CRM-Systemen und professioneller E‑Mail-Versandsoftware.
• Erfahrung in Zusammenarbeit mit Projekt- und Programmorganisationen sowie Verständnis gängiger Projektmanagementmethoden.
• Gute Kenntnisse in Adobe Creative Cloud.
• Gute Zusammenarbeit mit Stakeholdern und externen Dienstleistern.
• Analytische Fähigkeiten zur Prozess-Analyse und -Strukturierung.
• Grundkenntnisse in HTML/CSS und gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Sie entwickeln und steuern Kommunikations- und Change-Management-Maßnahmen für zentrale Digital-Workplace- und Microsoft-365-Services.
• Sie begleiten Einführungs- und Transformationsprojekte von Stakeholderanalyse über Kommunikationskampagnen bis zur Nutzerakzeptanz.
• Sie übersetzen komplexe technische Themen in verständliche Inhalte und erstellen Formate für Intranet, Newsletter, Kampagnen, Veranstaltungen, Videos.
• Sie beraten Fachbereiche, Führungskräfte sowie Programm- und Projektleitungen in Fragen der internen Kommunikation und des Stakeholder-Managements.
• Sie fördern die Nutzung digitaler Werkzeuge durch kreative Formate und koordinieren Aktivitäten mit internen/externen Partnern.
• Sie analysieren die Wirkung der Kommunikationsmaßnahmen und entwickeln diese datenbasiert weiter.
• Sie unterstützen Employer Branding und Recruiting im IT-Umfeld und gestalten unsere digitale Kommunikation weiter.

Skills

Change-Management

Kommunikation

Microsoft 365

CMS-Systeme

Webanalyse

CRM-Systeme

E‑Mail-Versand

Projektmanagement

Adobe Creative Cloud

Stakeholder-Management

UX/UI-Grundlagen

HTML/CSS-Grundkenntnisse

Deutsch/Englisch

Education

Abgeschlossenes Studium in Kommunikationswissenschaften/Technische Kommunikation/Digitale Medien/Mediainformatik

Tools

CMS

Webanalyse

CRM-Systeme

Adobe Creative Cloud

Job description

MaxIT | Communications Change & Communications Manager (m/w/d) Digital Workplace & Microsoft 365 Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 85 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der internationalen führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen. Die MPG hat zum 1. Januar 2026 die neue zentrale IT‑Einrichtung Max Planck Information and Technology (MaxIT) gegründet. Diese bündelt und koordiniert zentrale IT‑Aktivitäten der MPG und ist ein verlässlicher Partner für Wissenschaft und Verwaltung. Sie besteht im Wesentlichen aus der bisherigen MPDL (Max Planck Digital Library) und der Abteilung IKT (Informations- und Kommunikationstechnologie) der Generalverwaltung. Als zentrale Einrichtung für IT und Bibliothekswesen gestaltet sie die Entwicklung und Umsetzung von Strategien und Technologien in den Bereichen Digitalisierung in Wissenschaft und Verwaltung, Open Science, Bibliothekswesen, Publishing, IT‑Infrastruktur sowie IT‑Sicherheit. In enger Zusammenarbeit mit den wissenschaftlichen Instituten und der Generalverwaltung (GV) setzt die MaxIT auf eine effiziente Nutzung moderner digitaler Werkzeuge und Technologien, um die digitale Transformation in Wissenschaft und Verwaltung nachhaltig zu fördern.

Ihre Aufgaben

Sie entwickeln und steuern Kommunikations- und Change-Management-Maßnahmen für zentrale Digital-Workplace- und Microsoft-365-Services innerhalb der Max-Planck-Gesellschaft. Sie begleiten Einführungs- und Transformationsprojekte von der Stakeholderanalyse über Kommunikationskampagnen bis zur nachhaltigen Nutzerakzeptanz. Sie übersetzen komplexe technische und organisatorische Themen in verständliche, relevante und zielgruppengerechte Inhalte. Sie konzipieren und erstellen Kommunikationsformate für unterschiedliche Kanäle – von Intranet und Newsletter über Kampagnen bis hin zu Veranstaltungen, Videos und digitalen Informationsangeboten. Sie beraten Fachbereiche, Führungskräfte sowie Programm- und Projektleitungen in Fragen der internen Kommunikation, des Stakeholder-Managements sowie der Begleitung von Change-Prozessen. Sie fördern die Nutzung und Akzeptanz digitaler Werkzeuge durch kreative Kommunikations- und Beteiligungsformate. Sie konzipieren, gestalten und entwickeln unsere digitale Kommunikation weiter und setzen zielgruppengerechte Inhalte und Formate für Social Media und weitere digitale Kommunikationskanäle um. Sie koordinieren Kommunikationsaktivitäten mit internen und externen Partnern und stellen eine konsistente Kommunikation über verschiedene Zielgruppen hinweg sicher. Sie analysieren die Wirkung Ihrer Kommunikationsmaßnahmen und entwickeln diese datenbasiert weiter. Sie machen die digitale Transformation der Max-Planck-Gesellschaft nach innen und außen sichtbar und unterstützen Employer Branding und Recruiting im IT‑Umfeld.

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium in Kommunikationswissenschaften, Technischer Kommunikation, Digitalen Medien, Medieninformatik oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Change- oder Kommunikationsmanagement, idealerweise im Umfeld digitaler Transformationen, sowie mit Microsoft 365 oder vergleichbaren Cloud-Plattformen.
• Sicherer Umgang mit CMS‑Systemen, Webanalyse, CRM‑Systemen und professioneller E‑Mail-Versandsoftware.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Projekt- und Programmorganisationen sowie ein gutes Verständnis gängiger Projektmanagementmethoden.
• Sicherer Umgang mit Adobe Creative Cloud.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdergruppen sowie in der Steuerung von Projekten und externen Dienstleistern.
• Ausgeprägte Fähigkeit, Prozesse zu analysieren und zu strukturieren.
• Ein gutes Verständnis für nutzerzentrierte Kommunikation sowie UX‑/UI‑Prinzipien ist von Vorteil.
• Idealerweise Grundkenntnisse in HTML/CSS.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse.

Unser Angebot

• Durch die Möglichkeit, selbstständig zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen, ist die Tätigkeit bei uns anspruchsvoll und abwechslungsreich.
• Ihre Arbeitszeiten können an private/familiäre Bedürfnisse angepasst werden, um eine ausgewogene Work‑Life‑Balance zu erreichen.
• Auch besteht die Möglichkeit, bis zu 50 % der Arbeitszeit mobil zu arbeiten.
• Wir fördern regelmäßige Fortbildungen, beginnend von Online‑Kursen bis hin zu individuellem Coaching.
• Des Weiteren bieten wir eine betriebliche Altersvorsorge, einen Arbeitgeberzuschuss zum vergünstigten Deutschlandticket und weitere Sozialleistungen.

Anstellung, Sozialleistungen und Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund); je nach Qualifikation ist eine Eingruppierung bis EG 13 möglich.

Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und ist zunächst auf 3 Jahre befristet.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen. Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.