Bürosachbearbeiter (m/w/d)

emplify GmbH; Bonn; Vor Ort; EUR 28.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Moderne Arbeitsausstattung

Selbstständiges Arbeiten

Gutes Teamklima

Zusammenfassung

emplify GmbH sucht am Standort Bonn-Oberkassel eine*n Bürosachbearbeiter*in. Die Stelle ist für sechs Monate befristet mit Aussicht auf Übernahme.

Du bist zentrale Ansprechperson im Direktionssekretariat, kümmerst Dich um Kalender- und Reisekoordination und bereitest Besprechungen professionell vor. Zu Deinen Aufgaben gehört auch die Erstellung von Präsentationen, Reportings und die Bearbeitung der täglichen Korrespondenz, teils auch auf Englisch.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse und souveräner Umgang mit moderner Software.
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und hervorragendes Organisationsgeschick.
• Diskretion, Durchsetzungsfähigkeit, Verbindlichkeit und freundliches Auftreten.
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und proaktives Handeln.
• Sehr gute Deutsch- und verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Selbstständige und reibungslose Führung des Direktionssekretariats.
• Termin- und Kalendermanagement sowie Koordination und Abrechnung von Dienstreisen (in- und Ausland).
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Videokonferenzen; Erstellung von Präsentationsunterlagen.
• Erstellung von Reports und Korrektur öffentlichkeitswirksamer Texte; tägliche Korrespondenz bearbeiten (ggf. Englisch).
• Schnittstelle zu Partnern aus Wirtschaft, Ministerien und Wissenschaft; Betreuung internationaler Gäste vor Ort.

Kenntnisse

MS Office sicher

Organisationstalent

Selbstständige Arbeitsweise

Diskretion

Durchsetzungsfähigkeit

Ausbildung

kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office Suite

Jobbeschreibung

Bürosachbearbeiter (m/w/d)

Für unseren Partner suchen wir eine*n Bürosachbearbeiter*in am Standort Bonn-Oberkassel. Unser Partner ist eine der führenden Forschungseinrichtungen und entwickelt innovative Technologien für die Zukunft der Luft- und Raumfahrt.

Diese Position ist erst einmal auf sechs Monate befristet, allerdings mit der Aussicht auf eine Übernahme.

Was du erwarten darfst

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position


• Ein Arbeitsumfeld mit Raum für selbstständiges Handeln


• Ein starkes, kollegiales Team, das großen Wert auf gegenseitige Unterstützung legt


• Eine Einarbeitung in alle bereichsspezifischen Abläufe und Prozesse


• Ein wertschätzendes Arbeitsklima und eine moderne Arbeitsausstattung

Deine Aufgaben

• In dieser Position kümmerst du dich um die selbstständige und reibungslose Führung des Direktionssekretariats


• Du übernimmst die Verantwortung für ein professionelles Termin- und Kalendermanagement sowie die Koordination und Abrechnung von In- und Auslandsdienstreisen


• Dir obliegt die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Videokonferenzen inklusive der Erstellung erstklassiger Präsentationsunterlagen


• Mit deinem Blick fürs Detail erstellst du Reports, lektorierst öffentlichkeitswirksame Texte und bearbeitest die tägliche Korrespondenz – teilweise auch auf Englisch


• Als kompetente Schnittstelle pflegst du den direkten Kontakt zu Partnern aus Wirtschaft, Ministerien und Wissenschaft und betreust internationale Gäste vor Ort


• Zusätzlich unterstützt du bei der Verwaltung des Budgets, prüfst Reiseanträge und steuerst das Bewerbermanagement für den Direktionsbereich

Dein Profil

• Du bringst eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit


• Im Umgang mit MS-Office bist du absolut sicher und wendest moderne Softwarelösungen souverän an


• Dich zeichnet eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise aus, gepaart mit einem herausragenden Organisationsgeschick


• Deine Persönlichkeit punktet mit Diskretion, Durchsetzungsfähigkeit, Verbindlichkeit sowie einem stilsicheren und freundlichen Auftreten


• Du bringst ein hohes Maß an Belastbarkeit, Flexibilität und proaktivem Handeln für ein dynamisches Umfeld mit


• Deine exzellenten Deutsch- sowie verhandlungssicheren Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil perfekt ab