Office Manager (m/w/d)

JOBAG Personal GmbH; Vogelsberg; Vor Ort; EUR 42.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Moderne Arbeitsplätze

Flexible Arbeitszeiten

Umfassende Einarbeitung

Eigenständige Projekte

Kurze Entscheidungswege

Zusammenfassung

JOB AG Personal GmbH in Erfurt sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung. Sie koordinieren Termine, organisieren Reisen, erstellen Präsentationen und führen Protokolle.

Sie arbeiten eigenständig, behalten den Überblick und unterstützen bei strategischen Aufgaben. Flexible Arbeitszeiten und eine gründliche Einarbeitung gehören dazu. Englischkenntnisse von Vorteil, MS Office sicher, Diskretion ist Pflicht.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Wirtschaft, Kommunikation oder vergleichbar.
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Geschäftsleitungsebene.
• Souveräner Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, gute Englischkenntnisse von Vorteil.
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise.
• Organisationsgeschick, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.

Aufgaben

• Konzeption und Abwicklung von interner und externer Korrespondenz
• Eigenverantwortliche Organisation, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen für die Geschäftsführung und die Abteilungsleitungen
• Reisemanagement: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Fuhrparkmanagement: Verwaltung und Koordination des Firmenfuhrparks
• Telefonische Kommunikation intern und extern sowie Management der Telefonzentrale
• Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung
• Projektmanagement sowie eigenständige Betreuung kleinerer Projekte
• Organisation von Veranstaltungen und Events
• Unterstützung bei strategischen Aufgaben und Sonderprojekten
• Eigenständige Themenrecherche im Internet oder über andere Quellen
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon) in deutscher und ggf. englischer Sprache
• Empfang und Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und internen Ansprechpartnern
• Büroorganisation: Beschaffungsmanagement, Ablage, Dokumentenpflege

Kenntnisse

MS Office Suite

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Deutsch (fließend)

Englisch Grundkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftsbez. Studium

Tools

MS Office

PowerPoint

Outlook

Excel

Word

Jobbeschreibung

Unser Klient entwickelt seit vielen Jahren innovative Software- und Hardwarelösungen für den öffentlichen Personennahverkehr. Als zuverlässiger Partner von Verkehrsunternehmen gestalten er die digitale Zukunft des Ticketings und Fahrgeldmanagements mit und setzt dabei auf moderne Technologien, Teamgeist und zukunftsorientierte Lösungen.

Wir bieten Dir

• Einen Job, in dem Du nicht nur verwaltest, sondern aktiv mitgestaltest und Strukturen prägst
• Ein Team, das zusammenhält, offen kommuniziert und sich gegenseitig wirklich unterstützt
• Kurze Wege statt Bürokratie – hier werden Entscheidungen schnell und direkt getroffen
• Einen modernen Arbeitsplatz in einem wachsenden IT-Unternehmen mit spannenden Projekten im Hintergrund
• Viel Vertrauen in Deine Eigenständigkeit statt starrer Vorgaben
• Raum für Deine Ideen – wenn Du etwas verbessern möchtest, kannst Du es auch umsetzen
• Flexible Arbeitszeiten, die zu Deinem Leben passen
• Eine gründliche Einarbeitung und echte Ansprechpartner statt „Learning by Chaos“
• Einen Arbeitsplatz, an dem Organisation nicht Nebenrolle ist, sondern der Schlüssel zum Erfolg

Deine Aufgaben

• Konzeption und Abwicklung von interner und externer Korrespondenz
• Eigenverantwortliche Organisation, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen für die Geschäftsführung und die Abteilungsleitungen
• Reisemanagement: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Fuhrparkmanagement: Verwaltung und Koordination des Firmenfuhrparks
• Telefonische Kommunikation intern und extern sowie Management der Telefonzentrale
• Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung
• Projektmanagement sowie eigenständige Betreuung kleinerer Projekte
• Organisation von Veranstaltungen und Events
• Unterstützung bei strategischen Aufgaben und Sonderprojekten
• Eigenständige Themenrecherche im Internet oder über andere Quellen
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon) in deutscher und ggf. englischer Sprache
• Empfang und Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und internen Ansprechpartnern
• Büroorganisation: Beschaffungsmanagement, Ablage, Dokumentenpflege

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Wirtschaft, Kommunikation oder vergleichbar
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Geschäftsleitungsebene
• Souveräner Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• Organisationsgeschick, Diskretion und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein

Dein Ansprechpartner

JOB AG Personal GmbH

Frau Susann Berger

Anger 46

99084 Erfurt

Telefon: [phone]