Büroorganisation & Teamassistenz (m/w/d)

QMH Consulting GmbH; Norderstedt; On-site; EUR 18,000 - 24,000; Part time

Benefits offered by this job

Teilzeit 25 Stunden/Woche

Hybrides Arbeiten

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Flexible Arbeitszeiten

Job summary

QMH Consulting sucht eine organisationsstarke Unterstützung im Bereich Büroorganisation und Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit ca. 25 Stunden pro Woche. Du koordinierst administrative Abläufe, behältst offene Themen im Blick und agierst als Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Backoffice und dem Team.

Zu deinen Aufgaben zählen Spesenabrechnung, Rechnungsprüfung, Reiseplanung und Terminorganisation. Du arbeitest eigenständig, zuverlässig und flexibel im hybriden Arbeitsmodell.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Assistenz, Administration oder Office Management
• Souveränes Organisations- und Koordinationsvermögen
• Selbstständige, zuverlässige und vorausschauende Arbeitsweise
• Gute Priorisierung von Aufgaben und Nachverfolgung offener Themen
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen
• Sichere Anwendung von MS Office und digitalen Tools
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englisch vorteilhaft
• Zeitliche Flexibilität in Abstimmung mit der Geschäftsleitung

Responsibilities

• Koordination und Nachverfolgung der Leistungserfassung und Spesenabrechnung unserer Mitarbeiter
• Unterstützung bei Prüfung und Koordination der Rechnungsstellung: Welche Projekte wurden abgerechnet, welche stehen aus?
• Nachverfolgung offener abrechnungsrelevanter Themen mit Backoffice, Projektverantwortlichen und Geschäftsleitung
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Mietwagen)
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei organisatorischen Aufgaben
• Terminorganisation und Koordination interner/externer Meetings
• Vorbereitung von Terminen und Bereitstellung notwendiger Unterlagen
• Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und offenen organisatorischen Themen
• Allgemeine Büroorganisation und Koordination interner Abläufe
• Organisation interner Veranstaltungen (Weihnachtsfeiern, Betriebsversammlungen, Team-Events)
• Schnittstelle zu QMH Asia bei Bereitstellung von Unterlagen und Koordination von Reisen
• Enge Zusammenarbeit mit Backoffice und Geschäftsleitung

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Assistenz/Administration

Organisation & Koordination

Selbstständigkeit

Aufgabenpriorisierung

Vertrauliche Informationen

MS Office & digitale Anwendungen

Sehr gute Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse vorteilhaft

Zeitliche Flexibilität

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Job description

Bei QMH Consulting sind Beratungen lebendig und nahbar – und damit unsere Berater und Projektteams sich auf ihre Kunden und Projekte konzentrieren können, braucht es im Hintergrund eine Organisation, die zuverlässig funktioniert.

Für unser Team suchen wir eine organisationsstarke Unterstützung im Bereich Büroorganisation und Teamassistenz (m/w/d), die administrative und kaufmännische Abläufe koordiniert, offene Themen im Blick behält und als Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Backoffice und unserem Team agiert.

Du arbeitest gerne eigenständig, denkst mit und merkst frühzeitig, wenn irgendwo noch etwas fehlt? Dann passt du gut zu uns.

Aufgaben

Deine Aufgaben

• Koordination und Nachverfolgung der Leistungserfassung und Spesenabrechnung unserer Mitarbeiter
• Unterstützung bei der Prüfung und Koordination der Rechnungsstellung: Welche Projekte wurden bereits abgerechnet, welche stehen noch aus und aus welchem Grund?
• Nachverfolgung offener abrechnungsrelevanter Themen in Zusammenarbeit mit Backoffice, Projektverantwortlichen und Geschäftsleitung
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Hotels und Mietwagen
• Unterstützung der Geschäftsführung sowie teilweise des gesamten Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Terminorganisation und Koordination interner und externer Besprechungen
• Organisatorische Vorbereitung von Terminen und Meetings sowie Bereitstellung der benötigten Unterlagen
• Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und offenen organisatorischen Themen
• Allgemeine Büroorganisation und Koordination interner Abläufe
• Organisation interner Veranstaltungen, z. B. Weihnachtsfeiern, Betriebsversammlungen und Team-Events
• Schnittstelle zu unserem Partnerunternehmen QMH Asia, insbesondere bei der Bereitstellung von Unterlagen sowie der Koordination von Geschäfts- und Kundenreisen
• Enge Zusammenarbeit mit unserem Backoffice und der Geschäftsleitung

Qualifikation

Das passt zu dir

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du bringst Erfahrung in Assistenz, Administration, Büroorganisation oder Office Management mit
• Organisation und Koordination liegen dir und du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick
• Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und vorausschauend
• Du kannst Aufgaben sinnvoll priorisieren und offene Themen konsequent nachhalten
• Du gehst verantwortungsvoll und diskret mit vertraulichen Informationen um
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse sind aufgrund unserer internationalen Zusammenarbeit von Vorteil
• Eine gewisse zeitliche Flexibilität in Abstimmung mit der Geschäftsleitung ist für dich gut umsetzbar

Benefits

Was dich bei QMH erwartet

• Eine Teilzeitposition mit ca. 25 Stunden pro Woche
• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten in gemeinsamer Abstimmung
• Hybrides Arbeiten nach Absprache
• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag
• Eigenständiges Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen
• Direkter Einblick in Management-, Projekt- und Unternehmensprozesse
• Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
• Ein kollegiales Team mit flachen Hierarchien und direkter Kommunikation
• Eine abwechslungsreiche Position, in der du aktiv dazu beiträgst, dass unsere internen Abläufe zuverlässig funktionieren

Du hast Freude daran, Dinge zu organisieren, offene Themen im Blick zu behalten und dafür zu sorgen, dass im Hintergrund alles rundläuft?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Bei uns erwartet dich keine reine „Zuarbeiterrolle“: Du übernimmst einen eigenen Verantwortungsbereich und sorgst gemeinsam mit Backoffice, Geschäftsleitung und Team dafür, dass unsere organisatorischen und administrativen Prozesse funktionieren.