Büroassistenz Personalwesen (m/w/d)

Zephir GmbH Kälte- Klima- Wärmetechnik; Gemeindeverwaltungsverband Waldenbuch/Steinenbronn; Vor Ort; EUR 28.000 - 36.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Zephir GmbH Kälte- Klima- Wärmetechnik sucht eine engagierte Assistenz im Personalwesen zur professionellen Organisation des Personalbüros, Pflege von Personalakten sowie Unterstützung bei der Bewerberbetreuung. Sie arbeiten eng mit der Personalabteilung zusammen und tragen zur reibungslosen Personaladministration bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Verwaltung analoger und digitaler Akten, Urlaubs- und Zeiterfassungslisten, Korrespondenz mit Bewerbern und die Erstellung von Standardbriefen nach

Qualifikationen

• Erfahrung in der Personalverwaltung oder Büroadministration.
• Kenntnisse im Umgang mit digitalen Personalakten und Zeiterfassung.
• Sorgfältige Dokumentation gemäß Datenschutz.

Aufgaben

• Verwaltung von Personalakten (analog und digital)
• Koordination von Bewerbungsprozessen und Terminplanung
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Standardbriefen nach Vorgaben

Kenntnisse

Büroorganisation

MS Office / Microsoft 365

DSGVO/Data privacy

Tools

DATEV

Jobbeschreibung

Das Bürowesen im Personalwesen für eine Assistenz umfasst die professionelle Organisation des Personalbüros, die Verwaltung von Personalakten und die Unterstützung bei der Bewerberbetreuung. Dabei handelt es sich um eine administrative Schnittstellenfunktion innerhalb der Personalabteilung.

Kernaufgaben im Personalbüro

• Personalverwaltung: Führung und Pflege von analogen sowie digitalen Personalakten, Urlaubslisten und Zeiterfassungsdaten.
• Bewerbermanagement: Entgegennahme von Bewerbungen, Versand von Eingangsbestätigungen und Koordination von Vorstellungsgesprächen.
• Korrespondenz: Verfassen von Arbeitsverträgen, Zeugnissen, Absagen und Standardbriefen nach Vorgabe.

Organisatorische Hilfsmittel und Systeme

• Bürosoftware: Sicherer Umgang mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationsprogrammen (MS Office / Microsoft 365).
• HR-Tools: Nutzung von digitaler Personalsoftware und Zeiterfassungssystemen sowie gängigen Abrechnungsprogrammen (z. B. DATEV).
• Ablage und Datenpflege: Gewährleistung des Datenschutzes (DSGVO) bei der Aufbewahrung sensibler Mitarbeiterdaten