Büroassistenz

Universität Hamburg; Hamburg; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende deutsche Universität in Hamburg sucht engagierte Mitarbeiter für das Geschäftszimmer des Instituts für Germanistik. Die Aufgaben umfassen Präsenz- und Telefondienst, Büroorganisation sowie Unterstützung bei wissenschaftlichen Veranstaltungen. Bewerber sollten eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf oder eine vergleichbare Ausbildung haben und gute Kenntnisse in MS Office und Englisch vorweisen. Wir bieten eine sichere Vergütung, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Sichere Vergütung nach Tarif

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Attraktive Lage

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub/Jahr

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf oder vergleichbare Ausbildung.
• Gute Kenntnisse der Organisation und Verwaltungsstrukturen einer Universität.
• Bereitschaft, sich in das Content-Management-System FIONA einzuarbeiten.

Aufgaben

• Präsenz und Telefondienst im Geschäftszimmer.
• Verzeichnisse pflegen und Büroorganisation unterstützen.
• Homepage des Instituts aktualisieren.

Kenntnisse

Kenntnisse in der Organisation und Verwaltungsstruktur

MS Office Software

gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift

gute Englischkenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Selbständiges Arbeiten

Teamarbeit

Ausbildung

Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

Tools

Content-Management-System FIONA

Jobbeschreibung

Aufgabengebiet

Geschäftszimmer Des Instituts Für Germanistik

• Präsenz und Telefondienst im Geschäftszimmer
• Verzeichnisse pflegen
• bei wissenschaftlichen und institutsinternen Veranstaltungen unterstützen
• Geräte pflegen und Postverwaltung
• Büromaterial verwalten
• Homepage des Instituts pflegen

Bürotätigkeiten der Walter A. Berendsohn Forschungsstelle für deutsche Exilliteratur

• allgemeine Korrespondenz der Forschungsstelle (auch auf Englisch)
• allgemeine Büroorganisation der Forschungsstelle
• Homepage der Forschungsstelle pflegen
• Workflow zwischen der Forschungsstelle und dem P. Walter Jacob Archiv (SUB) koordinieren
• bei Veranstaltungen und Publikationen der Forschungsstelle unterstützen

Einstellungsvoraussetzung

• abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder

• vergleichbare Ausbildung

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• gute Kenntnisse der Organisation und Verwaltungsstrukturen einer Universität
• gute Kenntnisse in der Bedienung von MS Office-Software
• gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• gute Englischkenntnisse
• Bereitschaft, sich in das Content-Management-System FIONA einzuarbeiten
• Sozialkompetenz, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Belastbarkeit und Flexibilität, auch bei hohem Arbeitsaufkommen
• Freude an organisatorischen Aufgaben
• Eigeninitiative und selbständiges Arbeiten
• Fähigkeit, in einem Team zu arbeiten
• Bereitschaft zu ständiger Fortbildung in den jeweiligen Fachgebieten

Wir bieten Ihnen

• Sichere Vergütung nach Tarif
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Attraktive Lage
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
• Beschäftigten-Laptop
• Mobiles Arbeiten
• Bildungsurlaub
• 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Bewerbenden gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.