Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst (w/m/d)

Heidelberg University; Heidelberg; On-site; EUR 38,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Weiterbildungsmöglichkeiten

Familienfreundliche Arbeitsbedingungen

Deutschlandticket-Zuschuss

Job summary

Die Universität Heidelberg sucht ab dem 01.01.2027 eine/n Beschäftigte/n im Verwaltungsdienst (w/m/d) in Vollzeit unbefristet am Kirchhoff-Institut für Physik zur Budgetverwaltung.

Zu Ihren Aufgaben gehören die digitale Erfassung von Bestellungen, Rechnungsbearbeitung, Budgetüberwachung, Mittelabrufe, Finanzübersichten und Personalkostenkalkulation; idealerweise bringen Sie eine Ausbildung im Verwaltungsdienst bzw.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsdienst, zur/zum kaufmännischen Angestellten und/oder vergleichbare einschlägige Erfahrung, idealerweise Kenntnisse in universitärer Verwaltung
• Sehr gute Kenntnisse in Finanzbuchhaltung und Controlling
• Sicherer Umgang mit MS-Office (insbesondere Excel); wünschenswert sind Kenntnisse in SAP/R3
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Verantwortungsbewusste, eigenständige und strukturierte Arbeitsweise

Responsibilities

• Digitale Erfassung von Bestellungen und Rechnungsbearbeitung
• Selbständige Führung von Haushalts- und Drittmitteln (Budgetüberwachung sowie Erstellen von Mittelabrufen und Mittelverwendungsnachweisen)
• Erstellen von Finanzübersichten und Personalkostenkalkulationen
• Unterstützung der Institutsleitung, der Geschäftsführung und der internen Personaladministration in finanziellen und administrativen Fragen

Skills

Finanzbuchhaltung

Controlling

MS-Office Excel

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Teamfähigkeit

Verantwortungsbewusstsein

Education

Verwaltungsdienst-Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP/R3

Job description

Am Kirchhoff-Institut für Physik der Universität Heidelberg ist ab 01.01.2027 die folgende Stelle in Vollzeit unbefristet zu besetzen:

Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst (w/m/d)

Das Kirchhoff-Institut für Physik ist ein experimentalphysikalisches Institut mit zahlreichen Forschungs- und Servicegruppen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine dynamische Persönlichkeit für die Budgetverwaltung.

Als Ansprechperson in Belangen der Finanzen arbeiten Sie an verschiedenen Schnittstellen mit weiteren Personen des Instituts zusammen. Innerhalb eines Teams sind Sie für die korrekte Abwicklung des Bestell- und Rechnungswesens sowie die Budgetverwaltung verantwortlich und sind darüber hinaus mit Aufgaben für das Gesamtinstitut betraut.

Ihre Aufgaben:

• Digitales Erfassen von Bestellungen und Rechnungsbearbeitung
• Selbständige Führung von Haushalts- und Drittmitteln (Budgetüberwachung sowie Erstellen von Mittelabrufen und Mittelverwendungsnachweisen)
• Erstellen von Finanzübersichten und Personalkostenkalkulationen
• Unterstützung der Institutsleitung, der Geschäftsführung und der internen Personaladministration in finanziellen und administrativen Fragen
• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsdienst, zur/zum kaufmännischen Angestellten und/oder vergleichbare einschlägige Erfahrung, idealerweise Kenntnisse in universitärer Verwaltung
• Sehr gute Kenntnisse in Finanzbuchhaltung und Controlling
• Sicherer Umgang mit MS-Office (insbesondere Excel); wünschenswert sind Kenntnisse in SAP/R3
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Verantwortungsbewusste, eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
• Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einer weltoffenen, zukunftsorientierten Hochschule
• Eine freundliche, professionelle und kooperative Arbeitsatmosphäre in einem gut funktionierenden, multinationalen Team
• Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung zur Förderung der persönlichen und beruflichen Entwicklung
• Familienfreundliche und flexible Arbeitsbedingungen
• Unterstützung der Mobilität unserer Mitarbeitenden durch ein bezuschusstes Deutschlandticket

Die Vergütung erfolgt in Entgeltgruppe 8 TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.