Leitung Institutsverwaltung (m/w/d) - Finanz-, Personal- und Projektcontrolling

Universität Stuttgart; Stuttgart; On-site; EUR 52,000 - 72,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Hauseigene Kantine

Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeit

Job summary

Die Universität Stuttgart sucht am Institut für Halbleiteroptik und Funktionelle Grenzflächen (IHFG) zum 01.03.2027 eine Leitung der Institutsverwaltung (unbefristet, Vollzeit, E11 TV-L). Hauptaufgabe ist das komplette Management der Drittmittelprojekte und des Haushalts.

Zu Ihren Aufgaben gehören Controlling, Beschaffung, Personalplanung und enge Abstimmung mit der Universitätsverwaltung sowie den Drittmittelgebern.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung bzw. Bachelorabschluss im Bereich Betriebswirtschaft oder gleichwertige Qualifikation in Verwaltung/Buchhaltung
• Idealerweise Erfahrung in Drittmittelverwaltung (EU/Nationalprojekte)
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Deutsch/Englisch in Wort und Schrift

Responsibilities

• Projektcontrolling und Beantragung von Drittmittelprojekten (administrativer Teil)
• Finanzplanung und -überwachung
• Beschaffung von Investitionen
• Personalplanung
• Projektkoordination mit Universitätsverwaltung und Drittmittelgebern
• Erstellung aller nicht-wissenschaftlichen Unterlagen
• Administrative Bearbeitung aller Haushaltsangelegenheiten
• Sonstige Verwaltungsaufgaben

Skills

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Problemlösung

Education

Bachelor in Betriebswirtschaft

Tools

SAP S/4HANA

Job description

INSTITUT FÜR HALBLEITEROPTIK UND FUNKTIONELLE GRENZFLÄCHEN (IHFG) | AB 01.03.2027 | UNBEFRISTET | VOLLZEIT | E11 TV-L

Die Universität Stuttgart steht für herausragende, weltweit beachtete Forschung und erstklassige Lehre in einer der dynamischsten Industrieregionen Europas. Als verlässliche Arbeitgeberin begleitet und fördert die Universität die Laufbahn ihrer Mitarbeiter*innen. Sie ist stolz auf ihre Mitarbeiter*innen, die gegenwärtig aus über 100 verschiedenen Ländern kommen. Die Universität ist Partnerin für den Wissens- und Technologietransfer und setzt auf Interdisziplinarität.

Das Institut für Halbleiteroptik und Funktionelle Grenzflächen (https://www.ihfg.uni-stuttgart.de/) ist in der Forschung zu den physikalischen Grundlagen und Anwendungen von Halbleitern für die Quantenoptik, Photonik und die Quanteninformationstechnologien aktiv. Diese Forschung wird durch verschiedene nationale und EU-Drittmittelprojekte finanziell gefördert. Das Institut hat zum 01.03.2027 die Stelle der Leitung der Institutsverwaltung unbefristet zu besetzen. Die Aufgaben umfassen die komplette Verwaltung der Drittmittelprojekte und des Haushalts.

Ihre Aufgaben – Hier gestalten Sie mit

Projektcontrolling und Beantragung von Drittmittelprojekten (administrativer Teil):

• Finanzplanung und -überwachung
• Beschaffung von Investitionen
• Personalplanung
• Projektkoordination mit der Universitätsverwaltung und den Drittmittelgebern
• Erstellung aller nicht-wissenschaftlichen Unterlagen
• Administrative Bearbeitung aller Haushaltsangelegenheiten
• Sonstige Verwaltungsaufgaben

Ihr Profil – Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung bzw. abgeschlossenes Bachelorstudium im Bereich Betriebswirtschaft oder eine entsprechende Qualifikation im Bereich Verwaltung/Buchhaltung
• Idealerweise Erfahrung im Bereich Drittmittelverwaltung (nationale und EU-Projekte)
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Programmen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Kenntnisse von SAP-Buchungsprogrammen, idealerweise SAP S/4HANA, sind von großem Vorteil
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Freude an der intensiven Zusammenarbeit mit den wissenschaftlichen Mitarbeitenden in den Drittmittelprojekten
• Selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten: Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Fähigkeit zur Problemlösung

Ihre Vorteile – Das bieten wir Ihnen

Eine verantwortungsvolle, interessante und vielseitige Tätigkeit im öffentlichen Dienst mit Zugang zu allen universitären Einrichtungen. Dienstort ist Stuttgart. Die Stelle ist, je nach Ihren persönlichen Voraussetzungen, mit bis zu Entgeltgruppe E11 TV-L bewertet.

• Betriebliche Altersvorsorge
• Hauseigene Kantine
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeit

Vielfalt und Chancengleichheit

Wir als Universität Stuttgart fördern aktiv die Vielfalt unserer Mitarbeiter*innen. Wir haben es uns zum Ziel gesetzt, mehr Menschen mit internationalem Hintergrund sowie mit Beeinträchtigung zu beschäftigen. Über entsprechende Bewerbungen freuen wir uns daher besonders. Unabhängig davon ist uns jede gute Bewerbung willkommen.

Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, bevorzugt berücksichtigt. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig eingestellt.

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, generell von Berufs- und Privatleben, unterstützen wir als zertifizierte familiengerechte Universität über unterschiedliche flexible Module. Wir haben ein mehrfach ausgezeichnetes betriebliches Gesundheitsmanagement und bieten unseren Beschäftigten vielfältige Weiterbildungen. Unsere Barrierefreiheit entwickeln wir kontinuierlich weiter.

Informationen nach Artikel 13 DS-GVO zum Umgang mit Bewerbungsdaten finden Sie unter https://careers.uni-stuttgart.de/content/Datenschutz/?locale=de_DE

Die Universität Stuttgart steht für Chancengleichheit und gelebte Vielfalt. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen und berücksichtigen Menschen mit Schwerbehinderung bei gleicher Eignung bevorzugt. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.