Backoffice Manager (m/w/d)

Architekturbüro Többen; Nordwalde; Vor Ort; Vertraulich; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Arbeitsplatz

20–30 Std./Woche mit flexiblen Arbeits

30 Tage Urlaub (anteilig bei Teilzeit)

Abwechslungsreiche Aufgaben mit Eigen­

Zusammenfassung

Architekturbüro Többen in Nordwalde sucht eine engagierte Teilzeitkraft als Backoffice Manager (m/w/d). Sie organisieren das Backoffice eigenverantwortlich, pflegen kaufmännische Unterlagen und koordinieren den Einkaufsprozess.

Sie unterstützen die kaufmännische Leitung, helfen beim Bewerbungsmanagement, DATEV-Buchhaltung und der Immobilienverwaltung. Wir bieten einen unbefristeten Arbeitsplatz, 20–30 Stunden/Woche, flexible Zeiten und ein familiäres Team.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Backoffice-Bereich.
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Organisationstalent und zuverlässiges Auftreten.
• Sehr gute Microsoft-365-Kenntnisse.
• Interesse an Digitalisierung und KI.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Serviceorientierung.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination des Backoffice.
• Verwaltung kaufmännischer Unterlagen sowie digitale Akten.
• Organisation des Einkaufs von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Mitwirkung bei Microsoft 365, KI-Anwendungen und Prozessoptimierung.
• Unterstützung der kaufmännischen Leitung im Tagesgeschäft.
• Unterstützung im Bewerbungsmanagement, Onboarding und Personalthemen.
• Vorbereitende Tätigkeiten für DATEV-Buchhaltung.
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei Sonderprojekten.
• Administrative Betreuung der Haus- und Immobilienverwaltung.
• Verwaltung von Mietverträgen und Nebenkostenabrechnungen.
• Überwachung von Mietzahlungen und Kommunikation mit Mietern.
• Koordination von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Digitale Kompetenzen

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Organisation ist deine Stärke?

Du liebst es, Dinge zu organisieren, behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig auf dem Tisch liegen und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert? Dann bist du bei uns genau richtig!

Wir sind das Architekturbüro Többen in Nordwalde – ein familiengeführtes Architekturbüro mit rund 15 Mitarbeitenden. Wir planen und realisieren anspruchsvolle Bauprojekte und betreuen darüber hinaus eigene Immobilien. Für unser wachsendes Unternehmen suchen wir eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt und unser Backoffice aktiv mitgestaltet.

Backoffice Manager (m/w/d)

Assistenz der kaufmännischen Leitung | Teilzeit (20-30 Std./Woche)

Aufgaben

Deine Aufgaben:

Backoffice & Organisation

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination unseres Backoffice
• Verwaltung und Pflege kaufmännischer Unterlagen sowie digitaler Ablagestrukturen
• Organisation des Einkaufs von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Mitwirkung bei Microsoft 365, KI-Anwendungen und der Optimierung unserer Prozesse

Personal & Finanzen

• Unterstützung der kaufmännischen Leitung im Tagesgeschäft
• Unterstützung im Bewerbungsmanagement, Onboarding und allgemeinen Personalthemen
• Vorbereitende Tätigkeiten für unsere Buchhaltung (DATEV)
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei Sonderprojekten

Immobilienverwaltung

• Administrative Betreuung unserer Haus- und Immobilienverwaltung
• Verwaltung von Mietverträgen und Mieterunterlagen
• Vorbereitung von Nebenkostenabrechnungen
• Überwachung von Mietzahlungseingängen und Kommunikation mit Mietern
• Koordination von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen

Qualifikation

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Backoffice-Bereich
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationstalent
• Sicheres und freundliches Auftreten
• Sehr gute Microsoft-365-Kenntnisse
• Interesse an Digitalisierung und KI
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Serviceorientierung

Benefits

Wir bieten:

• Unbefristeter Arbeitsplatz
• 20–30 Std./Woche mit flexiblen Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub (anteilig bei Teilzeit)
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Eigenverantwortung
• Flache Hierarchien
• Familiäres Team mit rund 15 Mitarbeitenden
• Fort- und Weiterbildung
• Moderne digitale Arbeitsmittel
• Raum für eigene Ideen und Mitgestaltung

Über uns:

Wir sind ein modernes Architekturbüro in Nordwalde. Deutschlandweit realisieren wir spannende Projekte, darunter Einfamilienhäuser, Mehrfamilienhäuser, Gewerbe- und Industriebauten sowie Sanierungen.

Wir legen großen Wert auf Kreativität, Teamgeist und kontinuierliche Weiterentwicklung. Werde Teil unseres erfolgreichen Teams und gestalte mit uns die Architektur der Zukunft.

Wir freuen uns von dir zu hören!