Assistenz (w/m/d) im Team des Verwaltungsdirektors

Bayerischer Rundfunk; München; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Faire tarifliche Bezahlung

Attraktive Arbeitszeit- und Homeoffice

Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglic

Kantine

Kinderbetreuungsangebote

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Job summary

Die Bayerischer Rundfunk GmbH sucht eine Assistenz (w/m/d) im Team des Verwaltungsdirektors in München. Sie unterstützen die Verwaltungsdirektion, koordinieren Termine, Sitzungen und Teilprojekte und bereiten Informationen adressatengerecht auf.

Zu Ihren Aufgaben gehören die eigenständige Organisation des Sekretariats, die Zuarbeit für die Referentin, Recherchen, Aktenführung und die Vorbereitung von Gremiensitzungen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und SAP.
• Bereitschaft, sich in neue Programme und Technologien einzuarbeiten und KI sinnvoll einzusetzen.
• Fähigkeit, sich schnell in komplexe Organisationsstrukturen und interne Abläufe einzuarbeiten.
• Erfahrung darin, mehrere Aufgaben und Termine verlässlich zu priorisieren und strukturiert zu koordinieren.
• Sorgfältige, selbstständige Bearbeitung von Vorgängen und vertraulichen Unterlagen.
• Klare und adressatengerechte schriftliche Aufbereitung von Informationen.
• Verbindliche und serviceorientierte Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpersonen.

Responsibilities

• Eigenständige Organisation des Sekretariats der Verwaltungsdirektion und reibungslose Kommunikations- und Arbeitsabläufe.
• Inhaltliche Zuarbeit für die Referentin, Übernahme fachlicher Aufgaben sowie Koordination von Teilprojekten.
• Selbstständige Bearbeitung und Priorisierung von Vorgängen einschließlich Hintergrundrecherchen und proaktiver Abstimmung mit internen und externen Stellen.
• Erstellung adressatengerechter Unterlagen, Schriftstücke, Standardbriefe und Mitteilungen für die Verwaltungsdirektion.
• Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Geschäftsleitungs- und Gremiensitzungen im BR, in der ARD und verbundenen Unternehmen, einschließlich Themenmanagement und Sitzungsunterlagen.
• Zentrale Koordination von Terminen und Reisen sowie organisatorische Vorbereitung von Tagungen.
• Strukturierung und Pflege digitaler Ablagesysteme sowie serviceorientierte Betreuung von Gästen und Organisation administrativer Büroabläufe.
• Aktive Mitgestaltung und Umsetzung unterschiedlicher Projekte.

Education

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Office

SAP

KI-Anwendungen

Job description

Assistenz (w/m/d) im Team des Verwaltungsdirektors

Standort: München - Funkhaus , München - Freimann

Unterstützen Sie die Verwaltungsdirektion des Bayerischen Rundfunks in einer vielseitigen und verantwortungsvollen Position. Gemeinsam mit einer weiteren Assistentin bilden Sie das Assistenzteam der Verwaltungsdirektion und sorgen im engen Austausch für reibungslose Abläufe. Sie koordinieren Termine, Sitzungen und Teilprojekte, bearbeiten fachliche Vorgänge eigenständig und bereiten Informationen klar und adressatengerecht auf. Im Austausch mit unterschiedlichen Bereichen innerhalb und außerhalb des BR sorgen Sie dafür, dass Abläufe gut organisiert, Fristen im Blick und relevante Unterlagen jederzeit verfügbar sind. So leisten Sie als Teil eines eingespielten Assistenzteams einen wichtigen Beitrag zu einer professionellen und verlässlichen Zusammenarbeit in der Verwaltungsdirektion.

Das erwartet Sie

• Eigenständige Organisation des Sekretariats der Verwaltungsdirektion und Sicherstellung reibungsloser Kommunikations- und Arbeitsabläufe
• Inhaltliche Zuarbeit für die Referentin, Übernahme fachlicher Aufgaben sowie Koordination von Teilprojekten
• Selbstständige Bearbeitung und Priorisierung von Vorgängen einschließlich Hintergrundrecherchen und proaktiver Abstimmung mit internen und externen Stellen
• Erstellung adressatengerechter Unterlagen, Schriftstücke, Standardbriefe und Mitteilungen für die Verwaltungsdirektion
• Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Geschäftsleitungs- und Gremiensitzungen im BR, in der ARD und in verbundenen Unternehmen, einschließlich Themenmanagement und Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen
• Zentrale Koordination von Terminen und Reisen sowie organisatorische Vorbereitung von Tagungen
• Strukturierung und Pflege digitaler Ablagesysteme sowie serviceorientierte Betreuung von Gästen und Organisation administrativer Büroabläufe
• Aktive Mitgestaltung und Umsetzung unterschiedlicher Projekte

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit den Anwendungen von Microsoft Office und SAP
• Bereitschaft, sich in neue Programme und Technologien einzuarbeiten und KI-Anwendungen sinnvoll im Arbeitsalltag einzusetzen
• Fähigkeit, sich schnell in komplexe Organisationsstrukturen und interne Abläufe einzuarbeiten
• Erfahrung darinmehrere Aufgaben und Termine verlässlich zu priorisieren und strukturiert zu koordinieren
• Sorgfältige, selbstständige Bearbeitung von Vorgängen und vertraulichen Unterlagen
• Klare und adressatengerechte schriftliche Aufbereitung von Informationen
• Verbindliche und serviceorientierte Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpersonen

Das bieten wir Ihnen

Verfügbarkeit und Ausgestaltung der Benefits können je nach Standort und Tätigkeitsbereich variieren.

• Faire tarifliche Bezahlung
• Attraktive Arbeitszeit- und Homeoffice-Regelungen
• Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Kantine
• Kinderbetreuungsangebote
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Alle Benefits auf einen Blick

Uns ist eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur wichtig, in der Vielfalt gelebt wird. Darum heißen wir alle Bewerbungen willkommen – unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, sexueller Orientierung, Religion oder Behinderung.