Assistenz (w/m/d) im Team des Verwaltungsdirektors

BR - Bayerischer Rundfunk; München; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Faire Bezahlung

Homeoffice

Weiterbildung

Kinderbetreuung

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Job summary

BR - Bayerischer Rundfunk in München sucht eine Assistenz (w/m/d) im Team des Verwaltungsdirektors. Sie unterstützen die Verwaltungsdirektion, koordinieren Termine, bereiten Sitzungen vor und arbeiten eng mit internen wie externen Stellen zusammen, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit und beherrschen MS Office sowie SAP. Liegen Erfahrungen mit Prozessdokumentation, Organisation komplexer Abläufe und diskreter Informationsaufbereitung vor, sind

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Suite und SAP.
• Bereitschaft, KI-Anwendungen sinnvoll im Arbeitsalltag einzusetzen.
• Fähigkeit, sich schnell in komplexe Organisationsstrukturen und interne Abläufe einzuarbeiten.

Responsibilities

• Eigenständige Organisation des Sekretariats der Verwaltungsdirektion und Sicherstellung reibungsloser Kommunikations- und Arbeitsabläufe
• Inhaltliche Zuarbeit für die Referentin, Übernahme fachlicher Aufgaben sowie Koordination von Teilprojekten
• Selbstständige Bearbeitung und Priorisierung von Vorgängen einschließlich Hintergrundrecherchen und proaktiver Abstimmung mit internen und externen Stellen
• Erstellung adressatengerechter Unterlagen, Schriftstücke, Standardbriefe und Mitteilungen für die Verwaltungsdirektion
• Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Geschäftsleitungs- und Gremiensitzungen im BR, in der ARD und in verbundenen Unternehmen, einschließlich Themenmanagement und Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen
• Zentrale Koordination von Terminen und Reisen sowie organisatorische Vorbereitung von Tagungen
• Strukturierung und Pflege digitaler Ablagesysteme sowie serviceorientierte Betreuung von Gästen und Organisation administrativer Büroabläufe
• Aktive Mitgestaltung und Umsetzung unterschiedlicher Projekte

Skills

MS Office

SAP

Terminplanung

Kommunikation

Teamarbeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Assistenz (w/m/d) im Team des Verwaltungsdirektors

Standort: München - Funkhaus , München - Freimann

Unterstützen Sie die Verwaltungsdirektion des Bayerischen Rundfunks in einer vielseitigen und verantwortungsvollen Position. Gemeinsam mit einer weiteren Assistentin bilden Sie das Assistenzteam der Verwaltungsdirektion und sorgen im engen Austausch für reibungslose Abläufe. Sie koordinieren Termine, Sitzungen und Teilprojekte, bearbeiten fachliche Vorgänge eigenständig und bereiten Informationen klar und adressatengerecht auf. Im Austausch mit unterschiedlichen Bereichen innerhalb und außerhalb des BR sorgen Sie dafür, dass Abläufe gut organisiert, Fristen im Blick und relevante Unterlagen jederzeit verfügbar sind. So leisten Sie als Teil eines eingespielten Assistenzteams einen wichtigen Beitrag zu einer professionellen und verlässlichen Zusammenarbeit in der Verwaltungsdirektion.

Das erwartet Sie

• Eigenständige Organisation des Sekretariats der Verwaltungsdirektion und Sicherstellung reibungsloser Kommunikations- und Arbeitsabläufe
• Inhaltliche Zuarbeit für die Referentin, Übernahme fachlicher Aufgaben sowie Koordination von Teilprojekten
• Selbstständige Bearbeitung und Priorisierung von Vorgängen einschließlich Hintergrundrecherchen und proaktiver Abstimmung mit internen und externen Stellen
• Erstellung adressatengerechter Unterlagen, Schriftstücke, Standardbriefe und Mitteilungen für die Verwaltungsdirektion
• Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Geschäftsleitungs- und Gremiensitzungen im BR, in der ARD und in verbundenen Unternehmen, einschließlich Themenmanagement und Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen
• Zentrale Koordination von Terminen und Reisen sowie organisatorische Vorbereitung von Tagungen
• Strukturierung und Pflege digitaler Ablagesysteme sowie serviceorientierte Betreuung von Gästen und Organisation administrativer Büroabläufe
• Aktive Mitgestaltung und Umsetzung unterschiedlicher Projekte

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit den Anwendungen von Microsoft Office und SAP
• Bereitschaft, sich in neue Programme und Technologien einzuarbeiten und KI-Anwendungen sinnvoll im Arbeitsalltag einzusetzen
• Fähigkeit, sich schnell in komplexe Organisationsstrukturen und interne Abläufe einzuarbeiten
• Erfahrung darin mehrere Aufgaben und Termine verlässlich zu priorisieren und strukturiert zu koordinieren
• Sorgfältige, selbstständige Bearbeitung von Vorgängen und vertraulichen Unterlagen
• Klare und adressatengerechte schriftliche Aufbereitung von Informationen
• Verbindliche und serviceorientierte Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpersonen

Das bieten wir Ihnen

Verfügbarkeit und Ausgestaltung der Benefits können je nach Standort und Tätigkeitsbereich variieren.

• Faire tarifliche Bezahlung
• Attraktive Arbeitszeit- und Homeoffice-Regelungen
• Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Kinderbetreuungsangebote
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Alle Benefits auf einen Blick

Beginn: baldmöglichst

Befristung: unbefristet

Arbeitszeit: 38,5 Stunden/ Woche

Wir prüfen gerne Teilzeitlösungen.

Uns ist eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur wichtig, in der Vielfalt gelebt wird. Darum heißen wir alle Bewerbungen willkommen – unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, sexueller Orientierung, Religion oder Behinderung.