Assistenz/ Office Manager (m/w/d)

FERCHAU GmbH Niederlassung Köln; Bonn; Hybrid; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Rabatte

Weiterbildungsmöglichkeiten

Fitness First-Mitgliedschaft

Mobil arbeiten möglich

Kitazuschuss

Urlaubsgeld

Zusammenfassung

FERCHAU GmbH Niederlassung Köln sucht eine engagierte Assistenz/Office Managerin (m/w/d) zur eigenverantwortlichen Koordination des Termin-, Post- und Telefonmanagements.

Sie erstellen Protokolle, organisieren Veranstaltungen, pflegen Datenbanken und wirken beim Controlling mit. Eine kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige relevante Erfahrung sind gewünscht.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, ideal Kaufmann/-frau Büromanagement.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Assistenz-/Office-Management-Umfeld (≥3 Jahre).
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Koordination des Termin-, Post- und Telefonmanagements.
• Erstellung von Protokollen zu Besprechungen und Veranstaltungen.
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen sowie Bereitstellung von Technik.
• Pflege von Datenbanken und Prüfung von Dokumenten auf formale Kriterien.
• Unterstützung bei administrativen Controlling-Aufgaben (Urlaubs-, Dienstreise- und Rechnungsfreigaben).
• Ablage von Dokumenten und Unterlagen (manuell und elektronisch).
• Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten, Präsentationen und Auswertungen mit MS Office.
• Unterstützung des Teams in organisatorischen Tagesgeschäfts.

Kenntnisse

Büromanagement

Terminmanagement

Organisation

Kommunikationsstärke

MS Office Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmann/-frau Büromanagement (Ausbildung)

Tools

MS Office Suite

Jobbeschreibung

Die besten Köpfe für die unterschiedlichsten Aufgaben zu finden sowie Menschen und Technologien zu verbinden, und zwar täglich aufs Neue - dafür schätzen unsere Kunden FERCHAU. Unterstütze uns: als ambitionierte:r Kolleg:in, der:die wie wir Technologien auf die nächste Stufe bringen möchte. Wir realisieren spannende Projekte für namhafte Kunden in allen Technologiebereichen und für alle Branchen und überzeugen täglich mit fundierter Expertise und fachlichem Know-how.

Assistenz/ Office Manager (m/w/d)

Dein Aufgabengebiet

• Eigenverantwortliche Koordination des Termin-, Post- und Telefonmanagements
• Erstellung von Protokollen im Rahmen von Dienstbesprechungen, Meetings und weiteren Veranstaltungen
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen sowie Unterstützung bei deren Durchführung
• Buchung und Vorbereitung von Veranstaltungs- und Seminarräumen inklusive Bereitstellung und Aufbau erforderlicher Technik
• Pflege und Verwaltung von Datenbanken sowie Prüfung von Dokumenten auf formale Kriterien
• Unterstützung bei administrativen Controlling-Aufgaben, beispielsweise bei der Prüfung und Freigabe von Urlaubsanträgen, Dienstreiseanträgen und Rechnungen über interne IT-Systeme
• Verantwortung für die händische und elektronische Ablage von Dokumenten und Unterlagen
• Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten, Präsentationen und Auswertungen mit MS Office
• Unterstützung des Teams in sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts

Deine Vorteile bei uns

• Satte Rabatte mit Einkaufsvergünstigungen, z. B. bei Reisen, Elektronik oder Autos
• Fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Fit bleiben mit einer vergünstigten Mitgliedschaft bei Fitness First
• Viel Flexibilität durch die Möglichkeit, mobil zu arbeiten
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung durch Kitazuschuss
• Die nächste Reise kann kommen - mit einem halben Gehalt Urlaubsgeld im Gepäck

Das bringst du mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Office-Management-Umfeld, idealerweise mindestens drei Jahre
• Erfahrung in der Bearbeitung klassischer Büroprozesse wie Terminmanagement, Postbearbeitung, Telefonmanagement, Raumorganisation und Veranstaltungskoordination
• Kenntnisse im Bereich allgemeiner Verwaltungsaufgaben, insbesondere Protokollführung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Text- und Datenverarbeitung sowie Terminkoordination
• Erfahrung in der Pflege und Verwaltung von Datenbanken
• Sehr gute Kenntnisse in den MS-Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Team lebt von Vielfalt, von Expert:innen, die ihre unterschiedlichen Stärken für die gemeinsamen Ziele einbringen möchten.