Assistenz m/w/x im Sekretariat der Konzerngeschäftsführung

Immanuel Diakonie GmbH; Berlin; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersversorgung

Vorgesehene Zusatzversicherung

Bike-Leasing

Corporate Benefits

Personalentwicklung/Weiterbildung

Job summary

Die Immanuel Albertinen Diakonie sucht eine engagierte Sekretariats- und Verwaltungsassistenz zur Langzeitvertretung im Bereich der Konzerngeschäftsführung. Sie unterstützen die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, bereiten Meetings vor und managen Termine sowie den E-Mail-Verkehr.

Sie arbeiten selbstständig, verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutschkenntnisse und sichere MS-Office-Kenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder Assistenz auf Geschäftsführungsebene.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Diskretion.

Responsibilities

• Unterstützung der Konzerngeschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Organisation und Vor-/Nachbereitung von Besprechungen inklusive Terminmanagement.
• Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs und Weiterleitung relevanter Informationen.
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Telefon, Post, Beschaffung.
• Raumbuchungsmanagement und Beschaffung von Bürobedarf.
• Dokumente erstellen, pflegen und Aktenführung.
• Verwaltung und weitere organisatorische Aufgaben nach Bedarf.

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Diskretion

Selbstständigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Die Immanuel Albertinen Diakonie hilft Menschen in schwierigen Situationen und begleitet sie durchs Leben von der Geburt, in Krankheit oder Not, im Alter bis zum Sterben. Dafür engagieren sich unsere Mitarbeitenden mit Herzblut und Kompetenz -in Krankenhäusern, Praxen, der Alten-, Kinder- und Jugendhilfe, in Hospizen und mit Angeboten für Menschen mit Behinderung, Suchterkrankung oder Beratungsbedarf.

Für den Bereich Sekretariat der Konzerngeschäftsführung, Verwaltung und Organisation suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, erfahrene, organisationsstarke und serviceorientierte Persönlichkeit im Rahmen einer Langzeit-Krankheitsvertretung.

Ihre Aufgaben

• professionelle und vorausschauende Unterstützung der Konzerngeschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen einschließlich Termin- und Kalendermanagement
• selbstständige Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs sowie strukturierte Weiterleitung relevanter Informationen
• Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben, insbesondere Telefonkommunikation, Postbearbeitung, Unterschriftenläufe und Besuchermanagement
• Organisation des Raumbuchungsmanagements sowie Durchführung von Bestellungen und Beschaffung von Bürobedarf
• Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten und Übersichten sowie strukturierte digitale und analoge Aktenführung
• Übernahme allgemeiner Verwaltungs- und weiterer organisatorischer Aufgaben nach Bedarf

Ihre Qualifikationen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.b. im Büromanagement oder in der Verwaltung, oder eine vergleichbare Qualifikation
• mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Geschäftsführungs- oder Vorstandsassistenz oder in einer vergleichbaren Leitungsassistenzfunktion
• sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein professioneller Schreibstil
• ausgeprägtes Organisationstalent, vorausschauendes Denken und eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion sowie ein professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch bei kurzfristigen Änderungen, hohem Arbeitsaufkommen und konkurrierenden Prioritäten den Überblick zu behalten

Ihre Vorteile bei uns

• eine verantwortungs- und anspruchsvolle Tätigkeit in einem großen, sozial relevanten Unternehmen des Gesundheits- und Sozialwesens
• eine wertschätzende und teamorientierte Unternehmenskultur
• attraktive Konditionen und Sozialleistungen, u.ä.:- 30 Tage Urlaub + freie Tage an Weihnachten und Silvester
• eine betriebliche Altersversorgung mit arbeitgeberfinanzierter Zusatzversicherung
• vermögenswirksame Leistungen
• eine Personalentwicklung, die Fort- und Weiterbildungen fördert
• betriebliche Gesundheitsförderung, kostenloser Mitarbeiterberatungsservice und attraktive Gesundheitsangebote
• Bike-Leasing und Zuschuss zum Deutschlandticket
• Corporate Benefits wie vergünstigte Konditionen bei Sport- und Fitnessangeboten sowie beim Shoppen und Kultur
• Mitglied im Netzwerk „Erfolgsfaktor Familie“ – wir haben uns einer Unternehmenspolitik verpflichtet, die sich an den Bedürfnissen von Familien und Mitarbeitenden orientiert
• wertvolles Selbstverständnis: Unser Leitbild gibt uns als Mitarbeitenden und als Unternehmen jeden Tag Orientierung für unser berufliches Handeln.

Haben Sie Fragen?

Als Ansprechperson steht Ihnen gern zur Verfügung:

Ina Thies-Hoelzmann
Assistenz der Konzerngeschäftsführung
Telefon: [phone]
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Mehr Informationen

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