Assistenz m/w/x im Sekretariat der Konzerngeschäftsführung

Immanuel; Berlin; On-site; EUR 31,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Bike-Leasing

Deutschlandticket-Zuschuss

Corporate Benefits

ÖPNV-Ticket

Job summary

Immanuel Albertinen Diakonie sucht ab sofort in Teilzeit eine engagierte Sekretariatskraft am Standort Berlin-Wannsee. Sie unterstützen die Geschäftsführung, bereiten Besprechungen vor und übernehmen Verwaltungsaufgaben. Die Stelle ist eine Langzeit-Vertretung während einer Krankheitsphase.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Sekretariatserfahrung und sehr gute MS-Office-Kenntnisse mit. Eine teamorientierte, zuverlässige Arbeitsweise sowie Diskretion sind uns wichtig.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat bzw. Assistenz von Geschäftsführung oder Vorstand.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und professioneller Schreibstil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Professionelle Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Organisation von Besprechungen inkl. Vor-/Nachbereitung und Kalenderpflege.
• Bearbeitung des E-Mail-Verkehr sowie strukturierte Weiterleitung relevanter Informationen.
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Telefon, Post, Unterschriftenläufe, Besuchermanagement.
• Raumbuchung, Bestellungen und Beschaffung von Bürobedarf.
• Dokumente erstellen, pflegen und ablegen; Aktenführung (digital/analog).
• Weitere Verwaltungs- und Organisationsaufgaben nach Bedarf.

Skills

MS Office

Deutschkenntnisse

Schreibstil

Organisationstalent

Kommunikation

Teamfähigkeit

Diskretion

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

ab sofort in Teilzeit (bis 30 Std./Wo.) im Sekretariat der Konzerngeschäftsführung, Verwaltung und Organisation der Immanuel Albertinen Diakonie am Standort Berlin-Wannsee gesucht

Immanuel Albertinen Diakonie
Am Kleinen Wannsee 5 A
14109 Berlin

Die Immanuel Albertinen Diakonie hilft Menschen in schwierigen Situationen und begleitet sie durchs Leben von der Geburt, in Krankheit oder Not, im Alter bis zum Sterben. Dafür engagieren sich unsere Mitarbeitenden mit Herzblut und Kompetenz -in Krankenhäusern, Praxen, der Alten-, Kinder- und Jugendhilfe, in Hospizen und mit Angeboten für Menschen mit Behinderung, Suchterkrankung oder Beratungsbedarf.

Für den Bereich Sekretariat der Konzerngeschäftsführung, Verwaltung und Organisation suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, erfahrene, organisationsstarke und serviceorientierte Persönlichkeit im Rahmen einer Langzeit-Krankheitsvertretung.

Ihre Aufgaben

• professionelle und vorausschauende Unterstützung der Konzerngeschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen einschließlich Termin- und Kalendermanagement
• selbstständige Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs sowie strukturierte Weiterleitung relevanter Informationen
• Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben, insbesondere Telefonkommunikation, Postbearbeitung, Unterschriftenläufe und Besuchermanagement
• Organisation des Raumbuchungsmanagements sowie Durchführung von Bestellungen und Beschaffung von Bürobedarf
• Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten und Übersichten sowie strukturierte digitale und analoge Aktenführung
• Übernahme allgemeiner Verwaltungs- und weiterer organisatorischer Aufgaben nach Bedarf
• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement oder in der Verwaltung, oder eine vergleichbare Qualifikation
• mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Geschäftsführungs- oder Vorstandsassistenz oder in einer vergleichbaren Leitungsassistenzfunktion
• sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein professioneller Schreibstil
• ausgeprägtes Organisationstalent, vorausschauendes Denken und eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion sowie ein professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch bei kurzfristigen Änderungen, hohem Arbeitsaufkommen und konkurrierenden Prioritäten den Überblick zu behalten
• eine verantwortungs- und anspruchsvolle Tätigkeit in einem großen, sozial relevanten Unternehmen des Gesundheits- und Sozialwesens
• eine wertschätzende und teamorientierte Unternehmenskultur
• attraktive Konditionen und Sozialleistungen, u.ä.:
  • 30 Tage Urlaub + freie Tage an Weihnachten und Silvester
  • eine betriebliche Altersversorgung mit arbeitgeberfinanzierter Zusatzversicherung
  • vermögenswirksame Leistungen
• eine Personalentwicklung, die Fort- und Weiterbildungen fördert
• betriebliche Gesundheitsförderung, kostenloser Mitarbeiterberatungsservice und attraktive Gesundheitsangebote
• Bike-Leasing und Zuschuss zum Deutschlandticket
• Corporate Benefits wie vergünstigte Konditionen bei Sport- und Fitnessangeboten sowie beim Shoppen und Kultur
• Mitglied im Netzwerk „Erfolgsfaktor Familie“ – wir haben uns einer Unternehmenspolitik verpflichtet, die sich an den Bedürfnissen von Familien und Mitarbeitenden orientiert
• wertvolles Selbstverständnis: Unser Leitbild gibt uns als Mitarbeitenden und als Unternehmen jeden Tag Orientierung für unser berufliches Handeln.
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vermögenswirksame Leistungen
• Fort- und Weiterbildung
• Arbeiten im Grünen
• Gesundheitskurse
• Echte Werte
• ÖPNV-Ticket
• Betriebliche Krankenzusatzversicherung

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Das Leitbild der Immanuel Albertinen Diakonie beschreibt unser Selbstverständnis und unsere Grundprinzipien. Es gibt Orientierung für unser berufliches Handeln und macht deutlich, wonach wir als Unternehmen und Mitarbeitende streben.

Haben Sie Fragen?

Als Ansprechperson steht Ihnen gern zur Verfügung:

Ina Thies-Hoelzmann
Assistenz der Konzerngeschäftsführung
Telefon: [phone]
ina.thies-hoelzmann @ immanuelalbertinen.de

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