Assistenz (m/w/d) für den Bereich Personal & Organisation zum Job

GWG; Kassel; Hybrid; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Zuschuss Jobticket

Altersversorgung über KVK

Private Zusatzversicherung

Fitnessstudio Zuschuss

Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)

Job summary

GWG der Stadt Kassel mbH sucht eine Assistenz (m/w/d) für den Bereich Personal & Organisation in Kassel. Sie unterstützen die Abteilung in allen personalbezogenen Aufgaben und der Büroorganisation, übernehmen das Fuhrparkmanagement und koordinieren interne Abläufe.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Zeiterfassung, Bewerberkommunikation, Onboarding/Offboarding, Bescheinigungen, Stammdatenerfassung und digitale Personalakten. Die Stelle ist zunächst befristet auf 2 Jahre mit Option auf Übernahme.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, idealerweise mit Schwerpunkt Personal.
• Erste Berufserfahrung in der Personalarbeit ist zwingend erforderlich.
• Kenntnisse im Umgang mit Zeiterfassungs‑/Gehaltsabrechnungsprogrammen.
• Grundkenntnisse Arbeitsrecht, Entgeltfortzahlungsgesetz und Urlaubsabgeltung.
• Gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word und Excel.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise.
• Selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit, Empathie und Datenschutzbewusstsein.

Responsibilities

• Zeiterfassungskorrekturen, Fehlzeiten erfassen und eAU anfordern.
• Stellenanzeigen veröffentlichen und Bewerberkorrespondenz abwickeln.
• Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen.
• Bescheinigungen ausstellen.
• Stammdatenerfassung im Gehaltsprogramm P&I Loga.
• Digitale Personalakten führen.
• Einsatzplanung von Praktikanten.
• Schulungen organisieren und Dienstreisen buchen.
• Allgemeine organisatorische Tätigkeiten, Wiedervorlagen, Korrespondenz, Terminkoordination, Rechnungsprüfung, Büromaterial bestellen.
• Fuhrparkmanagement: Werkstatttermine koordinieren, Versicherungsschäden abwickeln, Leasingverträge verwalten.
• Mitarbeit an Projekten und Digitalisierungsprozessen.

Skills

Organisationstalent

MS-Office

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Vertrauliche Daten

Eigenständige Arbeitsweise

Prioritäten setzen

Selbstständige Arbeitsweise

Datenschutzbewusstsein

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement (Schwerpunkt Personal)

Tools

Zeiterfassungsprogramme

Gehaltsabrechnungsprogramme

Job description

Assistenz (m/w/d) für den Bereich Personal & Organisation

Wir – die GWG der Stadt Kassel mbH, als größter Wohnungsanbieter der Stadt, übernehmen Verantwortung für die Vermietung von bezahlbarem und sozial verträglichem Wohnraum. Wir bewirtschaften aktuell mit ca. 130 Mitarbeitenden rund 8.400 Wohnungen. Wir investieren in Modernisierung und Neubau und übernehmen Verantwortung für Klimaschutz und CO₂-Reduktion. Unser Ziel ist es, vielen Menschen ein sicheres und bezahlbares Zuhause zu bieten und Kassel gemeinsam zu gestalten.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz (m/w/d) für den Bereich Personal & Organisation

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie in unterschiedlichen Bereichen der Personalarbeit, der Unternehmensorganisation und verantworten das Fuhrparkmanagement. Dabei übernehmen Sie organisatorische und administrative Aufgaben und sorgen dafür, dass die täglichen Abläufe reibungslos funktionieren.

• Erfassen von Zeitefassungskorrekturen und Fehlzeiten sowie Anfordern der eAU
• Veröffentlichen von Stellenanzeigen und Abwickeln der Bewerberkorrespondenz
• Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen
• Ausstellen von Bescheinigungen
• Stammdatenerfassung im Gehaltsprogramm P&I Loga
• Führen der digitalen Personalakten
• Einsatzplanung von Praktikanten
• Organisation von Schulungen und Buchung von Dienstreisen
• Übernahme allgemeiner organisatorischer Tätigkeiten und Verwaltungsaufgaben, wie das Führen von Wiedervorlagen und Bearbeitung der laufenden Korrespondenz, Terminkoordination, Rechnungsprüfung, Bestellung von Büromaterial etc.
• Fuhrparkmanagement, was u.a. die Koordination von Werkstattterminen, die Abwicklung von Schäden mit der Versicherung, die Verwaltung von Leasingverträgen beinhaltet
• Mitarbeit an Projektarbeiten und Digitalisierungsprozessen
• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, idealerweise mit Schwerpunkt Personal oder ähnliche Ausbildung
• Erste Berufserfahrungen in der Personalarbeit ist zwingend erforderlich
• Kenntnisse im Umgang mit Zeiterfassungsprogrammen oder Gehaltsabrechnungsprogrammen
• Grundkenntnisse Arbeitsrecht, Entgeltfortzahlungsgesetz und Urlaubsabgeltung
• Gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word und Excel
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Fähigkeit, auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Freude an administrativen sowie organisatorischen Aufgaben
• Teamfähigkeit und Empathie sowie Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Daten

Das bieten wir Ihnen

• Die Stelle ist zunächst für die Dauer von 2 Jahren befristet. Es handelt sich jedoch um eine Planstelle, so dass die Option auf unbefristete Beschäftigung gegeben ist.
• Ebenfalls bieten wir Weiterentwicklungsmöglichkeiten, so dass bei entsprechender Eigung, die Übernahme der Betreuung eines festen Mitarbeiterkreises möglich ist.
• Wir unterstützen Sie mit einer guten Work-Life-Balance durch z.B. flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit).
• Wir bieten eine vom Arbeitgeber mitfinanzierte Altersversorgung über die KVK (ZusatzVersorgungsKasse) sowie eine private Zusatzversicherung.
• Sie erhalten Zuschüsse zum Jobticket und zum Fitness-Studio.
• Die Stelle ist in Vollzeit mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden zu besetzen.