Assistenz (m/w/d)

Hubertus Immobilien GmbH; Baden-Württemberg; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Part time

Job summary

Hubertus Immobilien GmbH in Baden-Württemberg sucht eine strukturierte Assistenz, die administrative Abläufe rund um Immobilien, Termine und interne Kommunikation unterstützt. Die Position ist flexibel als Minijob, Teilzeit oder Vollzeit gestaltet und passt sich gemeinsam mit dem Team an.

Sie kümmern sich um Vor- und Nachbereitung, Fristen, Unterlagen und die Koordination mit Ansprechpartnern im Tagesgeschäft. Eine sorgfältige Dokumentation und eine serviceorientierte Kommunikation sind gefragt.

Qualifications

• Sorgfältige, verlässliche und selbstorganisierte Arbeitsweise.
• Freundliche schriftliche und mündliche Kommunikation auf Deutsch.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und E-Mail-Kommunikation.
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten.

Responsibilities

• Termine, Besprechungen und Wiedervorlagen in Abstimmung mit den Beteiligten koordinieren.
• Eingehende Anfragen per E-Mail erfassen, zuordnen und fristgerecht weiterleiten.
• Objekt-, Kontakt- und Vorgangsdaten sorgfältig in den vereinbarten Systemen pflegen.
• Unterlagen, Präsentationen und Gesprächsnotizen nach Vorgabe vorbereiten und ablegen.
• Offene Punkte aus Besprechungen dokumentieren und den Bearbeitungsstand nachhalten.

Job description

Ein ausführliches Profil für Menschen, die sorgfältig arbeiten, gern organisieren und Immobilienprozesse mitgestalten möchten.

Die Rolle im Überblick

Die Assistenz unterstützt die organisatorischen Abläufe rund um Immobilien, Termine und die interne Kommunikation. In dieser Rolle werden Informationen sorgfältig vorbereitet, Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert und Ansprechpersonen im Tagesgeschäft entlastet. Die Position ist bewusst für unterschiedliche Einsatzmodelle gedacht: Im Minijob kann der Schwerpunkt auf klar abgegrenzten, wiederkehrenden Aufgaben liegen; in Teilzeit oder Vollzeit kann die Rolle zusätzliche Koordinations- und Schnittstellenaufgaben übernehmen.

Gesucht wird eine strukturierte Person, die Prioritäten erkennt und freundlich sowie verbindlich kommuniziert. Die Arbeit verbindet administrative Genauigkeit mit einem serviceorientierten Blick auf Eigentümer, Interessierte, Dienstleistende und das Team. Je nach vereinbartem Umfang kann die Assistenz eigenständig vorbereitete Prozesse begleiten, Fristen nachhalten und Unterlagen für Entscheidungen zusammenstellen. Die konkrete Ausgestaltung, Einarbeitung und Zuständigkeiten werden vor Einsatz gemeinsam abgestimmt.

Ihre möglichen Aufgaben

• Termine, Besprechungen und Wiedervorlagen in Abstimmung mit den Beteiligten koordinieren.
• Eingehende Anfragen per E-Mail erfassen, zuordnen und fristgerecht weiterleiten.
• Objekt-, Kontakt- und Vorgangsdaten sorgfältig in den vereinbarten Systemen pflegen.
• Unterlagen, Präsentationen und Gesprächsnotizen nach Vorgabe vorbereiten und ablegen.
• Offene Punkte aus Besprechungen dokumentieren und den Bearbeitungsstand nachhalten.

Was Sie mitbringen sollten

• Sorgfältige, verlässliche und selbstorganisierte Arbeitsweise.
• Freundliche schriftliche und mündliche Kommunikation auf Deutsch.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und E-Mail-Kommunikation.
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten.
• Bereitschaft, Aufgaben nach klaren Prioritäten und Abstimmungen zu bearbeiten.

Rahmen der Zusammenarbeit

• Klar abgestimmte Aufgaben, Zuständigkeiten und Kommunikationswege.
• Einsatzumfang als Minijob, Teilzeit oder Vollzeit nach Vereinbarung.
• Unternehmensstandort Reutlingen; konkrete Einsatzbedingungen im persönlichen Austausch.

Der konkrete Einsatz, Vertragsbedingungen, Einarbeitung und Vergütung werden vor einer möglichen Zusammenarbeit individuell abgestimmt. Eine Bewerbung begründet noch keine vertragliche Zusage.