Assistenz / Immobilienverwaltung (m/w/d)

Kalda Projects; Hamburg; Hybrid; Vertraulich; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein Family Office in Hamburg sucht eine engagierte Büro-Assistenz (m/w/d) in Teilzeit oder Vollzeit. Zu den Aufgaben gehören die Verwaltung von Immobilien, Büroorganisation und administrative Unterstützung. Erforderlich sind ein abgeschlossenes kaufmännisches Studium, Berufserfahrung im Assistenzbereich sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit auf Home Office sind gegeben. Interessierte Bewerber mit guten Deutschkenntnissen sind willkommen.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen Hamburgs

Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Family Office oder im Finanz- oder Immobilienumfeld.
• Erfahrung mit Buchhaltung und Immobilienverwaltung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil.

Aufgaben

• Unterstützung bei der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien.
• Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz und Terminplanung.
• Bearbeitung von Eingangsrechnungen und vorbereitende Buchhaltung.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

MS-Office-Kenntnisse

Zuverlässigkeit

Technologie-Affinität

Diskretion

Ausbildung

Abgeschlossenes kaufmännisches Studium oder Ausbildung

Tools

Google Workplace

Asana

ChatGPT

Immocloud

Jobbeschreibung

Wir sind ein werteorientiertes Family Office mit Sitz in Hamburg.

Unsere Aufgaben sind vielfältig – von der Verwaltung unternehmerischer Aktivitäten und Management von Immobilien bis hin zu Aufgaben im Rahmen von diversen Investitionen. Wir legen großen Wert auf Vertrauen, Verlässlichkeit und ein professionelles Miteinander.

Zur Verstärkung unseres kleinen Teams in Hambrug suchen wir eine strukturierte und engagierte Büro-Assistenz (m/w/d) in Teilzeit (mind. 25 Stunden/Woche) oder Vollzeit – mit Präsenz an mindestens 3 Tagen pro Woche in unserem Büro am Ballindamm im Herzen Hamburgs.

Aufgaben

• Immobilienverwaltung & Betreuung
  Sie unterstützen bei der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien, einschließlich Neuvermietung, Mieterkommunikation sowie Vorbereitung von Finanzierungsanfragen.
• Büroorganisation & Assistenz
  Sie übernehmen die Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Terminplanung, Reiseorganisation und Pflege des Kalenders der Geschäftsführung.
• Administrative Unterstützung & Dokumentenmanagement
  Sie unterstützen im Tagesgeschäft, führen die Ablage und sorgen für eine strukturierte Verwaltung von Verträgen, Unterlagen und digitalen Dokumenten.
• Rechnungswesen & Buchhaltungsvorbereitung
  Sie bearbeiten Eingangsrechnungen, bereiten Zahlungen vor und unterstützen bei der vorbereitenden Buchhaltung für unsere Steuerberater.
• Unterlagen für Steuer & Recht
  Sie bereiten Unterlagen für steuerliche und rechtliche Zwecke vor und stimmen sich dazu mit unseren externen Beratern und Kanzleien ab.
• Externe Kommunikation & Koordination
  Als zentrale Schnittstelle kommunizieren Sie zuverlässig mit Dienstleistern, Banken und weiteren externen Partnern und koordinieren deren Einbindung.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Studium oder kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Family Office, Finanz-, Immobilien- oder Beratungsumfeld
• Erfahrung mit Buchhaltung und Immobilien Verwaltung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Technologie-Affin, offen für und vertraut mit der Nutzung von digitalen Tools (z. B. Google Workplace, Asana, ChatGPT, Immocloud, etc.)
• Diskrete, zuverlässige und strukturierte ArbeitsweiseVertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil

Benefits

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
  Flexible Arbeitszeiten (Teilzeit oder Vollzeit möglich)
• Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen Hamburgs (Ballindamm)
• Bei Bedarf 1-2 Tage remote work / home office
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes Umfeld
• Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsmöglichkeiten