Assistenz im technischen Sekretariat M/W/D

BST Becker Sanierungstechnik GmbH; Bottrop; Hybrid; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Steuerfreier Erholungszuschuss

Sachbezug

Betriebliche Altersvorsorge

Kostenloser Parkplatz

Job summary

BST Becker Sanierungstechnik GmbH sucht eine Assistenz im technischen Sekretariat (m/w/d) in Bottrop. Sie übernehmen allgemeine Büroorganisation, Telefon- und Schriftverkehr sowie die Vorbereitung von Verhandlungsprotokollen und Subunternehmerverträgen.

Zusätzlich unterstützen Sie die Bauleitung technisch-administrativ, pflegen Projektakten, koordinieren Termine und arbeiten eng mit Technikern, Lieferanten und der Personalabteilung zusammen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung im sekretariatischen Umfeld vorteilhaft

Responsibilities

• Allgemeine Büroorganisation, Telefon- und Schriftverkehr
• Interne und externe Korrespondenz
• Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, Protokollen und Subunternehmerverträgen
• Administrative Unterstützung im Projekt- und Bauleitungsbereich
• Schnittstelle zur Personalabteilung und Koordination von Personalunterlagen

Skills

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Belastbarkeit

Organisationstalent

Flexibilität

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Assistenz im technischen Sekretariat M/W/D

Wir sind ein inhabergeführtes, mittelständisches Familienunternehmen und führen deutschlandweit Abbruch-, Sanierungs- und Erdarbeiten aus. Unser Team besteht aktuell aus über 250 Mitarbeitern und wir möchten weiterwachsen. Wir sind auf der Suche nach fähigen Teamplayern, die unser Unternehmen repräsentieren und nach vorne bringen wollen.

Allgemeines Sekretariat für Projekt- und Bauleitung

• Allgemeine Büroorganisation, Telefon- und Schriftverkehr
• Interne und externe Korrespondenz
• Vorbereitung der Verhandlungsprotokolle und Subunternehmerverträge
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung

Technisch- administrative Unterstützung:

• Anlegen von Projekt- und Bauakten inkl. SGU-Ordner
• Verwaltung und Ablage von technischen Dokumenten, Plänen, Verträgen und Genehmigungen
• Anmeldung bei Berufsgenossenschaft, Bezirksregierung, Sondergenehmigungen, Handwerkerparkausweise, etc.
• Überwachung von Terminen und Fristen (Vertragsmanagement)
• Unterstützung Lean Management (Anmeldung von Personal und Nachunternehmern, Dokumentenüberwachung)
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung
• Schnittstellenkommunikation mit internen Technikern, Lieferanten, Handwerkern oder externen Dienstleistern
• Schnittstelle zur Personalabteilung: Abstimmung hinsichtlich der für das Bauvorhaben benötigten Personalunterlagen und- nachweise

Rechnungserstellung:

• Erstellen von Rechnungen anhand von Leistungsnachweisen
• Erstellen von Gutschriften
• Kaufmännische Rechnungsprüfung
• Rechnungskontrolle und Weiterberechnung von Lieferanten
• Ansprechpartner/in für interne Abteilungen, Mitarbeiter und externe Dienstleister
• Diskretion, hohe Vertrauenswürdigkeit und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• hervorragendes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Fähigkeit zur professionellen Informationsaufbereitung, Protokollführung und Koordination komplexer Abläufe
• schnelle Auffassungsgabe sowie ausgeprägte Priorisierungs- und Entscheidungsfähigkeit
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten auf allen Ebenen – intern wie extern
• hohe Loyalität, Teamfähigkeit und Flexibilität sowie Belastbarkeit und Professionalität auch in anspruchsvollen Situationen
• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position wünschenswert
• sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint) sowie ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung im Bau- oder technischen Unternehmensumfeld ist von Vorteil
• unbefristetes Arbeitsverhältnis
• eine verantwortungsvolle Position als Assistenz im technischen Sekretariat am Standort Bottrop
• ein modernes, professionelles Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• einen sicheren, langfristig angelegten Arbeitsplatz mit attraktiven Entwicklungsperspektiven
• 30 Tage Urlaub
• steuerfreier Erholungszuschuss, Sachbezug, Beteiligung an vermögenswirksamen Leistungen sowie betriebliche Altersvorsorge
• kostenloser Parkplatz
• eine angenehme Arbeitsatmosphäre mit spannenden Herausforderungen in einem kollegialen Team