Assistenz für Office- & Trainingsorganisation (w/m/d)

MicroConsult Academy GmbH; München; On-site; EUR 34,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Vollzeitstelle

30 Urlaubstage

Gestaltungsfreiraum

Strukturierte Einarbeitung

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gute Verkehrsanbindung

Unfallversicherung

Kaffee, Snacks & Getränke

Job summary

MicroConsult Academy GmbH sucht eine engagierte Assistenz für Office- & Trainingsorganisation in München. Sie sind zuständig für Auftragsabläufe, CRM-Einträge, Abrechnung, Trainingsein- und -vorbereitung sowie die Koordination des Kongressbetriebs.

Sie unterstützen Projektleitung, bearbeiten Reisekosten, pflegen Stammdaten im CRM und fungieren als zentrale Ansprechperson für Kunden, Dozenten und Dienstleister. Wir bieten unbefristete Vollzeit, 30 Urlaubstage und viel Gestaltungsspielraum.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich bzw. Event-/Office-Management ist von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind wünschenswert.

Responsibilities

• Abwicklung von Kundenaufträgen: Prüfung, Erfassung im CRM, Abstimmung mit dem Kunden, Abrechnung.
• Vorbereitung und Begleitung von Präsenz- und Online-Trainings: Dozent:innen, Räume, Material und Teilnehmende koordinieren.

Skills

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Serviceorientierung

Diskretion

Deutschkenntnisse (sehr gut)

Englischkenntnisse (gut)

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

MicroConsult ist seit fast 50 Jahren ein etablierter Anbieter für Trainings und Coachings im Embedded Systems Engineering. Wir vermitteln praxisnahes Wissen an Hardware- und Softwareentwicklerinnen und -entwickler weltweit und sind Mitveranstalter des Embedded Software Engineering Kongress mit über 1.000 Teilnehmenden pro Jahr.

Bei uns kommen Trainings, Kundenaufträge und Kongressorganisation zusammen, und Sie halten die Fäden in der Hand: als Anlaufstelle für Kunden, Dozentinnen und Dozenten und das Team.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unser Schulungszentrum in München Verstärkung als Assistenz für Office- & Trainingsorganisation (w/m/d).

Ihre Aufgaben bei uns

• Abwicklung von Kundenaufträgen: von der Prüfung des Auftrags über die Erfassung im CRM und die Abstimmung mit dem Kunden bis zur Abrechnung
• Vorbereitung und Begleitung von Präsenz- und Online-Trainings: Dozentinnen und Dozenten, Räume, Material und Teilnehmende sind im Blick, damit jedes Training gut startet
• Unterstützung der Projektleitung bei unserem jährlichen Kongress: Teilnehmer- und Buchungsmanagement, Mitarbeit bei Call for Papers und Kongressprogramm sowie Betreuung vor Ort
• Ansprechperson für Kunden, Mitarbeitende und Dienstleister
• Organisation von Geschäftsreisen, inklusive Buchung und Abrechnung
• Pflege von Trainings-, Termin- und Kundenstammdaten im CRM-System sowie Unterstützung des Vertriebs
• Büro- und Verwaltungsorganisation: Postbearbeitung, Einkauf von Büro- und Verbrauchsmaterial, Koordination externer Dienstleister sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Personallisten und Mahnwesen

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene Ausbildung, z. b. im kaufmännischen Bereich, sowie Berufserfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich bzw. im Event- oder Office-Management
• Sicherer Umgang mit modernen Bürokommunikationsmitteln und den gängigen MS-Office-Anwendungen, dazu die Bereitschaft, sich in neue Systeme einzuarbeiten
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationstalent und eine strukturierte, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Diskretion
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen
• Teamfähigkeit und Eigeninitiative

Was wir bieten

• Eine unbefristete Vollzeitstelle in einem familiengeführten Unternehmen, in dem Entscheidungen schnell fallen und Ihre Ideen Gehör finden
• 30 Urlaubstage, dazu je ein halber Tag bezahlt frei an Heiligabend und Silvester
• Ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum in einer abwechslungsreichen Tätigkeit mit wechselnden Trainings, Kunden und dem jährlichen Kongress als besonderem Projekt
• Strukturierte Einarbeitung in Aufgaben, CRM und Abläufe, damit Sie von Anfang an sicher arbeiten können, sowie Möglichkeiten zur Weiterbildung
• Sehr gute Erreichbarkeit mit Pkw und öffentlichen Verkehrsmitteln
• Eine betriebliche Unfallversicherung sorgt für zusätzliche Absicherung, auch in der Freizeit
• Kaffee, Snacks und Getränke im Büro sowie eine voll ausgestattete Küche

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Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.