Assistenz des Managements (m/w/d), Jena

ACP Digital Business Solutions AG (Jena); Jena; Hybrid; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

ACP Digital Business Solutions AG (Jena) sucht eine Assistenz des Managements (m/w/d) zur organisatorischen Schaltzentrale für Vorstände und Führungskräfte. Sie halten Themen nach, koordinieren Termine, erstellen Auswertungen und Protokolle und unterstützen Personalthemen sowie interne Events.

Teilweise Home-Office möglich; Arbeitszeitmodell flexibel vereinbar. Sie arbeiten eng mit Vorstand, Führungskräften und externen Partnern zusammen, arbeiten diskret, strukturiert und sicher in der

Qualifications

• Proaktives, selbstständiges Arbeiten und vorausschauendes Denken.
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, behält bei vielen Themen den Überblick.
• Souveräne Kommunikation mit Mitarbeitenden, Führungskräften und externen Partnern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Niveau C1) in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Eigenständige Klärung und Koordination organisatorischer Themen rund um Gebäude, Büroflächen und Arbeitsplätze.
• Unterstützung bei Personalthemen, z. B. Ausstattung neuer Mitarbeitender, Benefits, Jubiläen oder Mitarbeiterevents.
• Organisation und Koordination interner Events und Aktionen.
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollierung und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Präsentationen für das Management.
• Nachverfolgung offener Themen sowie Abstimmung mit internen und externen Ansprechpersonen.
• Unterstützung der Vorstände und Führungskräfte im operativen Tagesgeschäft.
• Koordination von Dienstleistungsunternehmen, Lieferfirmen und externen Partnern.
• Bearbeitung allgemeiner administrativer Aufgaben und Korrespondenz.
• Unterstützung bei Budgetübersichten, Bestellungen und Rechnungsfreigaben.

Skills

Organisational talent

Proaktiv

Kommunikation

Tools

Microsoft 365

KI-Werkzeuge

Job description

Assistenz des Managements (m/w/d)

Du bist die organisatorische Schaltzentrale für unsere Vorstände und Führungskräfte. Du hältst Themen nach, bringst Dinge ins Rollen und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert. Du verstehst Zusammenhänge schnell, erkennst Handlungsbedarfe eigenständig und hältst konsequent nach. Wir freuen uns besonders über Bewerbende aus der Region, die den persönlichen Austausch und die Zusammenarbeit vor Ort schätzen. Gleichzeitig bieten wir dir die Möglichkeit, je nach Aufgabe und Abstimmungsbedarf teilweise im Home-Office zu arbeiten. Ob Vollzeit oder Teilzeit: Wir finden gemeinsam ein Arbeitszeitmodell, das zu dir und deinen Aufgaben passt.

Deine Aufgaben

• Eigenständige Klärung und Koordination organisatorischer Themen rund um Gebäude, Büroflächen und Arbeitsplätze
• Unterstützung bei Personalthemen, z. B. Ausstattung neuer Mitarbeitender, Benefits, Jubiläen oder Mitarbeiterveranstaltungen
• Organisation und Koordination interner Events und Aktionen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollierung und Nachverfolgung von Maßnahmen
• Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Präsentationen für das Management
• Nachverfolgung offener Themen sowie Abstimmung mit internen und externen Ansprechpersonen
• Unterstützung der Vorstände und Führungskräfte im operativen Tagesgeschäft
• Koordination von Dienstleistungsunternehmen, Lieferfirmen und externen Partnern
• Bearbeitung allgemeiner administrativer Aufgaben und Korrespondenz
• Unterstützung bei Budgetübersichten, Bestellungen und Rechnungsfreigaben

Das bringst du mit

• Du arbeitest proaktiv, selbstständig und denkst einen Schritt voraus
• Du verfügst über ein ausgeprägtes Organisationstalent und behältst auch bei vielen Themen den Überblick
• Du bleibst hartnäckig, bis Aufgaben erledigt und Fragestellungen geklärt sind
• Du bewegst dich sicher in der Microsoft-365-Welt und findest dich schnell in neue digitale Anwendungen ein
• Du hast Interesse daran, moderne KI-gestützte Werkzeuge im Arbeitsalltag sinnvoll einzusetzen und neue Arbeitsweisen mitzugestalten
• Du kommunizierst sicher und professionell mit Mitarbeitenden, Führungskräften und externen Partnern
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und diskret
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse (Niveau C1) in Wort und Schrift und kommunizierst adressatengerecht auf allen Ebenen

Das erwartet dich

• Du bist nah an den Entscheidungen und bekommst Einblicke in viele Bereiche des Unternehmens
• Du übernimmst Verantwortung, statt nur Aufgaben abzuarbeiten
• Deine Ideen und Vorschläge sind ausdrücklich erwünscht
• Du arbeitest direkt mit Vorstand, Führungskräften und zahlreichen internen Ansprechpersonen zusammen
• Du gestaltest Prozesse, Veranstaltungen und organisatorische Abläufe aktiv mit Kurze Wege, schnelle Entscheidungen und ein Team, das sich gegenseitig unterstützt Deine Ansprechperson

Deine Verena Gödde