Assistenz der Geschäftsleitung / Prozessmanagement (m/w/d)

Schüber Ingenieure GmbH; Hochdorf; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

JobRad

Hansefit

moderne Küche

Job summary

Schüber Ingenieure GmbH in Freiburg sucht eine organisationsstarke Assistenz der Geschäftsleitung mit Verantwortung für Prozesskoordination und unternehmensweite Organisationsaufgaben. Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung, Teamleitungen und Fachbereichen zusammen und bringst eigenständig Ideen zur Weiterentwicklung unserer Abläufe ein.

Zu deinen Aufgaben gehören Organisation von Terminen, Projektdokumentation, Personalmanagement, Recruiting und das Mitwirken an Digitalisierungsprojekten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Assistenz, Office Management, Projektkoordination, Verwaltung oder einer vergleichbaren organisatorischen Position.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint.
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Genauigkeit.
• Kommunikationsstärke, Eigeninitiative und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
• Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten.
• Offenheit für digitale Anwendungen und den Einsatz moderner Technologien, einschließlich KI.

Responsibilities

• Eigenständige Organisation von Terminen, Besprechungen, Korrespondenz und Wiedervorlagen.
• Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsgrundlagen.
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Vereinbarungen.
• Organisation von Meetings des Führungskreises sowie Abstimmung mit den Teamleitungen.
• Analyse, Optimierung und Dokumentation interner Abläufe (KVP).
• Entwicklung und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen, Konzepten und Standards.
• Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten und Einführung neuer Systeme.
• Eigenständige Koordination und Umsetzung ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben.
• Eigenständige Betreuung und Weiterentwicklung von Personalprozessen, insbesondere Onboarding.
• Koordination von Mitarbeitergesprächen sowie Weiterbildungsmanagement.
• Mitgestaltung von Recruitingmaßnahmen, Arbeitgeberpräsentation.
• Abstimmung mit externen Recruitingpartnern und internen Ansprechpartnern.
• Unterstützung bei Angeboten, Aufträgen, Projektübersichten und Rechnungsstellung.
• Aufbereitung von Kennzahlen, Reportings und Informationen für die Geschäftsleitung.
• Mitwirkung bei Projektcontrolling und Nachkalkulation.
• Abstimmung mit Projektverantwortlichen, Kunden und Lieferanten.
• Unterstützung bei interner Kommunikation, Marketingmaßnahmen und Pflege des Unternehmensauftritts.
• Vorbereitung und organisatorische Begleitung von Vertrags- und weiteren Unternehmensangelegenheiten.
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Personal- und Unternehmensinformationen.
• Weiterentwicklung von Vorlagen, Arbeitsanweisungen und organisatorischen Standards.

Skills

Organisationstalent

Eigeninitiative

Kommunikationsstärke

Selbstständige Arbeitsweise

Teamarbeit

Vertrauliche Informationen handhaben

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Job description

Schüber Ingenieure GmbH

Schüber Ingenieure ist ein familiengeführtes Ingenieur- und Gebäudetechnikunternehmen in Freiburg. Seit vielen Jahren betreuen wir Kunden aus Industrie, Verwaltung, Gesundheitswesen, Hotellerie, Handel und Forschung – mit ganzheitlichen Lösungen in den Bereichen Planung, Gebäudeautomation, Montage, Wartung und Kundendienst.

Für die direkte Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir eine organisationsstarke Persönlichkeit, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und gerne eigene Ideen einbringt.

In dieser vielseitigen Position verbindest du klassische Geschäftsleitungsassistenz mit eigenständigen Aufgaben in der Prozess- und Projektkoordination. Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung, den Teamleitungen und verschiedenen Fachbereichen zusammen, sorgst für strukturierte Abläufe und unterstützt uns dabei, interne Prozesse und Projekte weiterzuentwickeln.

Dabei erwarten dich abwechslungsreiche Themen – von Organisation und Personal über Recruiting und Unternehmenskommunikation bis hin zu Digitalisierung und Prozessoptimierung. Du musst nicht alles bereits beherrschen: Entscheidend sind Organisationstalent, Eigeninitiative und die Bereitschaft, dich in neue Aufgaben einzuarbeiten.

Das spricht für Schüber Ingenieure:

• familiengeführtes Unternehmen mit langfristiger Perspektive
• abwechslungsreiche Aufgaben in einem technischen Umfeld
• moderner Arbeitsplatz in Freiburg
• gute Bezahlung – je nach Erfahrung und Verantwortungsumfang ca. 45.000 bis 60.000 € brutto/Jahr
• 30 Tage Urlaub plus 6 Gleitzeittage
• flexible Arbeitszeit und freitags früher Feierabend
• helles, modernes Büro mit höhenverstellbaren Schreibtischen
• gutes Betriebsklima, starkes Teamgefühl und gemeinsame Events
• JobRad, Hansefit und moderne Küche

Deine Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsleitung mit Prozessverantwortung unterstützt du die Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft und übernimmst eigenständig organisatorische Aufgaben sowie Projekte. Dabei arbeitest du eng mit den Teamleitungen und Fachbereichen zusammen und bringst eigene Ideen zur Weiterentwicklung unserer Abläufe ein.

Geschäftsleitungsassistenz & Organisation

• Eigenständige Organisation von Terminen, Besprechungen, Korrespondenz und Wiedervorlagen
• Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsgrundlagen
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Vereinbarungen
• Organisation von Meetings des Führungskreises sowie Abstimmung mit den Teamleitungen

Prozessmanagement & Unternehmensentwicklung

• Analyse, Optimierung und Dokumentation interner Abläufe und Prozesse (KVP)
• Entwicklung und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen, Konzepten und Standards
• Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten und Einführung neuer Systeme
• Eigenständige Koordination und Umsetzung ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben

Personalmanagement, Recruiting & Employer Branding

• Eigenständige Betreuung und Weiterentwicklung von Personalprozessen, insbesondere Ein- und Austritten sowie Onboarding
• Koordination von Mitarbeitergesprächen sowie eigenverantwortliche Organisation des Weiterbildungsmanagements
• Mitgestaltung von Recruitingmaßnahmen, Bewerberauswahl und Arbeitgeberpräsentation
• Abstimmung mit externen Recruitingpartnern und internen Ansprechpartnern

Projektgeschäft, Controlling & kaufmännische Aufgaben

• Unterstützung bei Angeboten, Aufträgen, Projektübersichten und Rechnungsstellung
• Aufbereitung von Kennzahlen, Reportings und Informationen für die Geschäftsleitung
• Mitwirkung bei Projektcontrolling und Nachkalkulation
• Abstimmung mit Projektverantwortlichen, Kunden und Lieferanten

Unternehmenskommunikation & weitere Aufgaben

• Unterstützung bei interner Kommunikation, Marketingmaßnahmen und Pflege des Unternehmensauftritts
• Vorbereitung und organisatorische Begleitung von Vertrags- und weiteren Unternehmensangelegenheiten
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Personal- und Unternehmensinformationen
• Weiterentwicklung von Vorlagen, Arbeitsanweisungen und organisatorischen Standards

Das solltest du mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Assistenz, Office Management, Projektkoordination, Verwaltung oder einer vergleichbaren organisatorischen Position
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Genauigkeit
• Kommunikationsstärke, Eigeninitiative und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Offenheit für digitale Anwendungen und den Einsatz moderner Technologien, einschließlich KI

Das hilft dir zusätzlich

• Erfahrung in der direkten Unterstützung einer Geschäftsleitung
• Kenntnisse in einzelnen Bereichen wie Personalmanagement, Recruiting, Marketing oder Controlling
• Erfahrung in der Koordination von Projekten und der Optimierung interner Prozesse
• Erste Berührungspunkte mit Digitalisierung, Systemeinführungen oder der Erstellung von Konzepten und Arbeitsanweisungen
• Interesse daran, eigenständig Verantwortung zu übernehmen und neue Themen aktiv mitzugestalten

Zusätzlich spricht für Schüber Ingenieure

Neben den bereits genannten Rahmenbedingungen bietet diese Position vor allem die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten, eigene Ideen einzubringen und die Weiterentwicklung des Unternehmens aktiv mitzugestalten.

Zusätzlich spricht für diese Position:

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und Einblick in wichtige Unternehmensbereiche
• Eigenständige Aufgaben mit Verantwortung und echtem Gestaltungsspielraum
• Vielseitige Tätigkeit zwischen Geschäftsleitungsassistenz, Projektkoordination und Unternehmensorganisation
• Aktive Mitgestaltung bei Prozessoptimierung, Digitalisierung und neuen Unternehmensprojekten
• Spannende Schwerpunkte in Recruiting, Employer Branding und Personalmanagement
• Begleitete Einarbeitung durch verschiedene Ansprechpartner mit direktem Kontakt zur Geschäftsleitung
• Kurze Entscheidungswege in einem familiengeführten Unternehmen
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung