Teamleitung Büro / Verwaltung / Projektgeschäft (m/w/d)

Schüber Ingenieure GmbH; Freiburg im Breisgau; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub + 6 Gleitzeittage

flexible Arbeitszeit

Jobrad

moderne Küche

Job summary

Schüber Ingenieure GmbH in Freiburg sucht eine erfahrene Persönlichkeit zur Leitung von Büro/Verwaltung, Teamkoordination und dem Projektgeschäft. Sie bündeln Aufgaben, setzen Prioritäten und sichern reibungslose Abläufe im täglichen Geschäft.

Die Position umfasst Teamführung, Angebotsbearbeitung, Auftragsabwicklung, Fakturierung und Stammdatenpflege mit direkter Anbindung an die Geschäftsleitung. Flexible Arbeitszeiten und ein moderner Arbeitsplatz runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Verwaltung, Office Management, Projektkoordination, Assistenz, Backoffice oder kaufmännischer Organisation.
• Erfahrung in der Koordination von Aufgaben, Abläufen und idealerweise Teams.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und strukturierte digitale Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Fristen, Unterlagen und vertraulichen Informationen.
• Klare, verbindliche Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern.

Responsibilities

• fachliche Führung und Koordination des Büro-/Verwaltungsteams
• Aufgabenverteilung, Priorisierung, Vertretungsregelungen und Nachverfolgung offener Punkte
• Vorbereitung von Teammeetings, Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen in Abstimmung mit der Geschäftsleitung
• Einarbeitung neuer Mitarbeitender und Sicherstellung des Wissenstransfers
• Bearbeitung von Kundenanfragen, Angeboten, Aufträgen und Projektunterlagen
• Materialbestellungen sowie Abstimmung mit Lieferanten und Partnerunternehmen
• Arbeitsberichte, Projektverwaltung, Fakturierung sowie Abschlags- und Schlussrechnungen
• Pflege von Stammdaten, Preislisten, Wiedervorlagen und relevanten Unterlagen
• administrative Abwicklung von Wartungen, Instandsetzungen und Störungen
• Terminierung, Einteilung, Korrespondenz und Abstimmung mit Kunden und Mitarbeitenden
• Prüfung und Nachbearbeitung von Wartungs- und Arbeitsberichten
• Analyse, Standardisierung und Dokumentation interner Abläufe
• Mitwirkung bei KVP, Vorlagen, Arbeitsanweisungen und Systemeinführungen
• Erhebung und Bewertung relevanter Kennzahlen sowie Rückmeldung an die Geschäftsleitung

Skills

Verwaltung

Office Management

Projektkoordination

Assistenz

Backoffice

MS Office

Zahlenkenntnisse

Kommunikation

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Kaufmännische Qualifikation

Tools

MS Excel

CRM-Systeme

Job description

Schüber Ingenieure GmbH

Schüber Ingenieure ist ein familiengeführtes Ingenieur- und Gebäudetechnikunternehmen in Freiburg. Seit vielen Jahren betreuen wir Kunden aus Industrie, Verwaltung, Gesundheitswesen, Hotellerie, Handel und Forschung – mit ganzheitlichen Lösungen in den Bereichen Planung, Gebäudeautomation, Montage, Wartung und Kundendienst. Für unser Büro- und Verwaltungsteam suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die operative Organisation, Teamkoordination und Projektgeschäft zusammenführt. Sie übernehmen Verantwortung für klare Abläufe, Prioritäten, Fristen und Kommunikation – arbeiten aber nicht allein: Die Rolle ist eng an die Geschäftsleitung angebunden und bildet die Schnittstelle zu Planung, Montage, Gebäudeautomation und Wartung.

Das spricht für Schüber Ingenieure:

• familiengeführtes Unternehmen mit langfristiger Perspektive
• abwechslungsreiche Aufgaben in einem technischen Umfeld
• moderner Arbeitsplatz in Freiburg
• gute Bezahlung – je nach Erfahrung und Verantwortungsumfang ca. 45.000 bis 60.000 € brutto/Jahr
• 30 Tage Urlaub plus 6 Gleitzeittage
• flexible Arbeitszeit und freitags früher Feierabend
• helles, modernes Büro mit höhenverstellbaren Schreibtischen
• gutes Betriebsklima, starkes Teamgefühl und gemeinsame Events
• JobRad, Hansefit und moderne Küche

Deine Aufgaben

In dieser Position laufen Teamkoordination, Verwaltung und Projektgeschäft zusammen. Du sorgst dafür, dass Abläufe klar geregelt sind, Aufgaben sinnvoll priorisiert werden und das administrative Tagesgeschäft zuverlässig funktioniert.

Teamleitung & Organisation

• fachliche Führung und Koordination des Büro-/Verwaltungsteams
• Aufgabenverteilung, Priorisierung, Vertretungsregelungen und Nachverfolgung offener Punkte
• Vorbereitung von Teammeetings, Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen in Abstimmung mit der Geschäftsleitung
• Einarbeitung neuer Mitarbeitender und Sicherstellung des Wissenstransfers

Projektgeschäft & kaufmännische Abwicklung

• Bearbeitung von Kundenanfragen, Angeboten, Aufträgen und Projektunterlagen
• Materialbestellungen sowie Abstimmung mit Lieferanten und Partnerunternehmen
• Arbeitsberichte, Projektverwaltung, Fakturierung sowie Abschlags- und Schlussrechnungen
• Pflege von Stammdaten, Preislisten, Wiedervorlagen und relevanten Unterlagen

Wartung, Instandsetzung & Störungsdienst

• administrative Abwicklung von Wartungen, Instandsetzungen und Störungen
• Terminierung, Einteilung, Korrespondenz und Abstimmung mit Kunden und Mitarbeitenden
• Prüfung und Nachbearbeitung von Wartungs- und Arbeitsberichten

Prozesse, Kennzahlen & Weiterentwicklung

• Analyse, Standardisierung und Dokumentation interner Abläufe
• Mitwirkung bei KVP, Vorlagen, Arbeitsanweisungen und Systemeinführungen
• Erhebung und Bewertung relevanter Kennzahlen sowie Rückmeldung an die Geschäftsleitung

Das solltest du mitbringen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Verwaltung, Office Management, Projektkoordination, Assistenz, Backoffice oder kaufmännischer Organisation
• Erfahrung in der Koordination von Aufgaben, Abläufen und idealerweise Teams
• sehr gute MS-Office-Kenntnisse und strukturierte digitale Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit Zahlen, Fristen, Unterlagen und vertraulichen Informationen
• klare, verbindliche Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern

Das hilft dir zusätzlich

• Erfahrung in Teamleitung oder fachlicher Führung
• Kenntnisse in Rechnungsstellung, Angebotswesen, Controlling oder Prozessoptimierung
• technisches Verständnis oder Interesse an Gebäudetechnik
• Erfahrung mit Systemeinführungen, KVP oder Arbeitsanweisungen

Zusätzlich spricht für Schüber Ingenieure

Neben den bereits genannten Rahmenbedingungen spricht für Schüber Ingenieure vor allem die besondere Mischung aus Verantwortung, Teamnähe und abwechslungsreichen Aufgaben.

Zusätzlich spricht für diese Position:

• verantwortungsvolle Doppelfunktion aus Teamleitung, Verwaltung und Projektgeschäft
• direkte Anbindung an die Geschäftsleitung
• zentrale Schnittstellenfunktion zu Geschäftsleitung, Team, Kunden, Lieferanten und technischen Bereichen
• echte Gestaltungsaufgabe im Büro-, Verwaltungs- und Projektbereich
• Möglichkeit, interne Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Teamkoordination, Projektgeschäft, Verwaltung und Serviceorganisation
• strukturierte Einarbeitung in die technischen und internen Abläufe
• kurze Entscheidungswege in einem familiengeführten Unternehmen
• kollegiales Team mit gutem Zusammenhalt und wertschätzendem Miteinander