Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Softgarden; Hallstadt; Vor Ort; EUR 42.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Softgarden in Hallstadt sucht eine zuverlässige, sprachlich gewandte Assistenz mit Eigeninitiative, die die Geschäftsführung organisatorisch und administrativ entlastet. Sie koordinieren Termine, erstellen Vorlagen, Protokolle und Präsentationen sowie Abstimmungen mit internen Bereichen und externen Partnern.

Sie arbeiten vor Ort, bringen kaufmännische Ausbildung mit, besitzen ausgezeichnete Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse, und zeigen Diplomatie, Zuverlässigkeit und

Qualifikationen

• Mindestens eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Hervorragende Ausdrucksfähigkeit in Deutsch, schriftlich wie mündlich, sowie gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Sie unterstützen die Geschäftsführung im organisatorischen, administrativen und operativen Bereich.
• Sie koordinieren Termine, Entscheidungen und Maßnahmen sowie deren Nachverfolgung.
• Erstellen Präsentationen, Protokolle, Entscheidungsvorlagen und Auswertungen.
• Eigenständige Abstimmung mit internen Fachbereichen, Führungskräften sowie externen Partnern.
• Entlastung der Geschäftsführung durch Übernahme operativer Aufgaben.
• Unterstützung bei Projekten und internen Verbesserungsmaßnahmen.
• Professionelle Kommunikation im Namen der Geschäftsführung.
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen und Personalthemen.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsstärke

MS Office

Deutsch (fließend)

Englisch (Grundkenntnisse)

Eigeninitiative

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Sie sind mehr als eine klassische Assistenz?

Wir suchen eine außergewöhnlich zuverlässige, sprachlich gewandte, kommunikationsstarke Persönlichkeit mit Eigeninitiative, die die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft wirksam entlastet, Themen strukturiert vorantreibt und als vertrauensvolle Schnittstelle innerhalb des Unternehmens agiert.

Sie arbeiten vorausschauend, strukturiert und präzise. Sie erkennen, wo Unterstützung gebraucht wird, bevor man Sie darum bitten muss. Sie können Informationen einordnen, Prioritäten setzen und Themen so aufbereiten, dass die Geschäftsführung schnell handlungsfähig ist. Sie sind verbindlich, vertrauenswürdig und behalten auch dann den Überblick, wenn viele Themen parallel laufen. Gleichzeitig treten Sie intern klar und professionell auf, können Dinge eigenständig ansprechen, abstimmen und bei Bedarf auch mit Nachdruck verfolgen.

Kurz gesagt: Sie halten der Geschäftsführung den Rücken frei, denken unternehmerisch mit und sorgen dafür, dass wichtige Themen nicht liegen bleiben. Daher ist diese Stelle auch ausschließlich vor Ort zu besetzen (kein remote).

Ihre Aufgaben:

• Sie unterstützen die Geschäftsführung im organisatorischen, administrativen und operativen Bereich
• Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung, den Ablauf, die Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Entscheidungen und Maßnahmen
• Die Erstellung von Präsentationen, Protokollen, Entscheidungsvorlagen, und Auswertungen
• Eigenständige Abstimmung mit internen Fachbereichen, Führungskräften sowie externen Partnern
• Entlastung der Geschäftsführung durch Übernahme und Nachhalten operativer Aufgaben
• Unterstützung bei Projekten, Sonderthemen und internen Verbesserungsmaßnahmen
• Professionelle Kommunikation im Namen bzw. im Auftrag der Geschäftsführung
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen, Personalthemen, strategischen Themen und internen Vorgängen

Ihr Profil:

• Mindestens eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne auch Studium mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer Assistenz-, Projektmanagement- oder koordinierenden Funktion; idealerweise im Umfeld von Geschäftsführung oder Management
• Hervorragende Ausdrucksfähigkeit in Deutsch, schriftlich wie mündlich, sowie sehr gute Englischkenntnisse
• Hohe Kommunikationsstärke, diplomatisches Geschick und ein sicheres Auftreten
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Umsetzungsstärke, absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse setzen wir voraus
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen und zur Begleitung ausgewählter Kunden- und Veranstaltungstermine
• Digitale Affinität sowie die Bereitschaft, sich schnell in neue Systeme, Tools und Prozesse einzuarbeiten
• Hands-On-Mentalität: strategisch mitdenkend, aber sich auch für operative und kleinere Aufgaben nicht zu schade sein

Dafür bieten wir:

• Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem erfolgreichen, familiengeführten Unternehmen
• Intensive Einarbeitung und langfristige Perspektive
• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen Umfeld
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, aktiv zur Weiterentwicklung von Abläufen beizutragen

Die Position kann je nach persönlicher Situation und gemeinsamen Bedarf in Teilzeit oder Vollzeit ausgeübt werden. Wichtig ist uns eine verlässliche Verfügbarkeit, eine gute Einbindung in die Abläufe der Geschäftsführung und eine hohe Qualität in der Zusammenarbeit.

inklusive frühestmöglichem Eintrittstermin sowie Gehaltsvorstellungen

Wenn Sie eine verantwortungsvolle Vertrauensposition suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Bei telefonischen Rückfragen stehen wir unter 0951 / 96555 910 gerne zur Verfügung.