Assistenz der Geschäftsführung - SAP (m/w/d)

TU Dortmund University; Dortmund; On-site; EUR 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Vergünstigtes Mittagessen

Hochschulsport

Kostenlose Parkplätze

Job summary

Die Technische Universität Dortmund sucht eine*n Assistent*in im Büro des Kanzlers zur Unterstützung organisatorischer, administrativer und finanzbezogener Prozesse. Sie übernehmen vielseitige Assistenz- und Sachbearbeitungsaufgaben und tragen so zu reibungslosen Abläufen im universitären Alltag bei.

Die Stelle ist unbefristet, in Vollzeit, und wird nach Entgeltgruppe 10 TV-L vergütet. Erwartet werden ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine gleichwertige Qualifikation, sehr gute Deutsch-

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder gleichwertige Qualifikation (z. B. Qualifizierungslehrgang Hochschulmanagement)
• Erfahrung in allgemeiner Verwaltung und Geschäftsführung eines Sekretariats vorteilhaft
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben inklusive Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Terminplanung und -koordination sowie selbstständige Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen in Abstimmung mit der Koordinatorin des Kanzlers
• Recherche, Zusammenstellung und adressatengerechte Aufbereitung von Unterlagen
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen des Rektorats
• Organisation von Veranstaltungen wie Strategietagungen und Netzwerkveranstaltungen

Skills

Organisationstalent

Zahlenverständnis

Analytisches Denken

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Kommunikation

Kunden-/Publikumsverkehr

Education

abgeschlosses Hochschulstudium oder gleichwertige Qualifikation

Tools

MS Office

SAP ESS/SRM/FiORI

Job description

Die TU Dortmund

Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus leisten rund 6 700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.

Die TU Dortmund

Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus leisten rund 6 700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.

Assistent*in im Büro des Kanzlers

Bringen Sie Ihr Organisationstalent in eine vielseitige Assistenzfunktion an zentraler Stelle der TU Dortmund ein: Sie unterstützen organisatorische, administrative und finanzbezogene Prozesse, übernehmen vielfältige Assistenz- und Sachbearbeitungsaufgaben und wirken bei der gesamten Sekretariatsverwaltung mit. Mit Ihrer strukturierten, zuverlässigen und serviceorientierten Arbeitsweise tragen Sie zu reibungslosen Abläufen im universitären Alltag bei. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Diese Stelle ist im Rektorat zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 10 TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Das ist Ihre Aufgabe

• eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben inklusive Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Terminplanung und -koordination sowie selbstständige Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen in Abstimmung mit der Koordinatorin des Kanzlers
• Recherche, Zusammenstellung und adressatengerechte Aufbereitung von Unterlagen
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen des Rektorats
• Organisation von Veranstaltungen wie bspw. Strategietagungen und Netzwerkveranstaltungen

Das ist Ihre Qualifikation

• ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine gleichwertige Qualifikation, z. B. Qualifizierungslehrgang Hochschulmanagement oder der Verwaltungsangestelltenlehrgang II

Das bringen Sie idealerweise mit

• erste Erfahrung in der allgemeinen Verwaltung und der Führung eines Geschäftszimmers, gerne auch mit den Abläufen einer modernen Hochschulverwaltung
• Routine im Umgang mit der gängigen MS Office-Software und Kenntnisse der SAP-Anwendungsprogramme (ESS, SRM, FIORI etc.)
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie einen sicheren Umgang mit Zahlen und ein gutes analytisches Verständnis
• eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
• hohe Eigeninitiative, starke Kommunikationsfähigkeiten und Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr

Darauf dürfen Sie sich freuen

• ein inklusives, faires und motivierendes Arbeitsklima in einem kollegialen Team
• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten Aufgabengebiet
• die aktive Unterstützung bei der Einarbeitung und beruflichen Weiterentwicklung
• ein geschlechtergerechtes und familienfreundliches Umfeld
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement, vergünstigtes Mittagessen in verschiedenen Mensen, Teilnahme am Hochschulsport, kostenlose Parkplätze u. v. m.