Teamassistent*in / Fremdsprachensekretariat (w/m/d)

Max Delbrück Centrum; Berlin; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

TVöD-Bund Vergütung

Sicherer Arbeitsplatz

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Campus mit Fahrrad/ÖPNV

Nextbike Nutzung

Jobticket Zuschuss

Mensa-Vorteile

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Gesundheitsleistungen

Job summary

Arbeitsagentur in Berlin sucht eine Teamassistenz (w/m/d) im Fremdsprachensekretariat zur Unterstützung der Stabsstelle Sicherheit. Sie arbeiten zentral als Schnittstelle im Arbeitsalltag und betreuen Tagesgeschäft, Termine, Reisen und Datenpflege.

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im entsprechenden Bereich, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Erfahrung in Assistenz, Sekretariat und Büroorganisation.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im relevanten Bereich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Berufserfahrung in Assistenz, Sekretariat oder Büroorganisation.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Selbstständige, strukturierte, serviceorientierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Unterstützung der Stabsstellenleitung bei administrativen Aufgaben.
• Organisation des Tagesgeschäfts inkl. E-Mail, Post, Telefon, Schriftverkehr und digitaler Ablage.
• Termin- und Kalendermanagement sowie Vorbereitung von Meetings.
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Bestellungen im Einkaufsportal.
• Onboarding neuer Mitarbeitende unterstützen, Recherchen und Intranetpflege.
• Pflege von Datenbanken und Übersichten zu Sicherheits- und Notfallthemen.

Skills

Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Organisationstalent

Eigeninitiative

Diskretion

Teamfähigkeit

Education

Fremdsprachensekretärin / Bürokommunikation Ausbildung

Tools

MS Office

Einkaufsportal

Job description

Teamassistent\*in / Fremdsprachensekretariat (w/m/d)

Organisation liegt Ihnen im Blut und Sie behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick? Dann werden Sie Teil unserer Stabsstelle Sicherheit und unterstützen Sie das Team als zentrale Schnittstelle im Arbeitsalltag.

• Unterstützung der Stabsstellenleitung bei administrativen, organisatorischen und koordinierenden Aufgaben
• Organisation des Tagesgeschäfts inklusive E-Mail- und Postbearbeitung, Telefon, Schriftverkehr sowie digitaler Ablage in Deutsch und Englisch
• Termin- und Kalendermanagement sowie Organisation und Vor-/Nachbereitung von Meetings und Sitzungen
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen sowie Durchführung von Bestellungen über das Einkaufsportal
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter\*innen, fachbezogene Recherchen und Pflege der IntraMax-Seite
• Eigenständige Organisation der arbeitsmedizinischen Vorsorge und Koordination sicherheitsrelevanter Schulungen
• Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Übersichten zu Ersthelfenden, Brandschutzhelfenden, Sicherheitsbeauftragten und Gentechnik
• Organisation und Verteilung von Erste-Hilfe-Mmaterialien
• Aufbereitung von Kostenstellen- und Budgetdaten aus SAP in Excel
• Vertretungsweise Unterstützung im Bereich Gefahrstoffe und Unfallanzeigen
• Teilnahme an der MDC-Sekretariatsrunde und Weitergabe relevanter Informationen innerhalb der Stabsstelle

Qualifikationen

• abgeschlossene Berufsausbildung als Fremdsprachensekretär\*in, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation mit entsprechendem Fremdsprachennachweis oder eine vergleichbare Qualifikation
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Büroorganisation
• sicherer Umgang mit den gängigen IT- und MS-Office-Anwendungen
• selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
• ausgeprägtes Organisationstalent und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• verantwortungsbewusster und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten
• lösungsorientierte und zuverlässige Arbeitsweise
• offene, kommunikative und teamorientierte Persönlichkeit
• Kenntnisse im Bereich Datenschutz und Vertraulichkeit
• idealerweise Erfahrung mit Verwaltungsabläufen in öffentlichen oder wissenschaftlichen Einrichtungen

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• einem sicheren Arbeitsplatz
• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• einem idyllischen grünen Campus, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist
• einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus
• Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz