Assistent*in im Research Center

TU Dortmund University; Dortmund; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Technische Universität Dortmund sucht eine/n Mitarbeiter/in im Research Center Chemical Sciences and Sustainability (CSaS) und im Exzellenzcluster RESOLV, um Forschung organisatorisch zu unterstützen.

Sie übernehmen vielfältige administrative Aufgaben, koordinieren Termine, Reise- und Veranstaltungsorganisation, führen Korrespondenz in Deutsch und Englisch und betreuen Webseiten sowie Social‑Media-Kanäle.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Büro-/Verwaltungsbereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Aufgaben

• Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Workshops und Konferenzen im Bereich RC CSaS und RESOLV, einschließlich der Gäste- und Reiseorganisation sowie der Reisekostenabrechnung
• Eigenständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit internationalen Partner*innen und weiteren internen sowie externen Ansprechpartner*innen
• Koordination von Gremiensitzungen und Sitzungen von Berufungskommissionen, u. a. Terminplanung, Erstellung und Versand von Unterlagen sowie Protokollführung
• Unterstützung bei der Verwaltung von standortübergreifenden Finanzen, Bearbeitung von Rechnungen sowie Abstimmung mit externen Dienstleister*innen
• Pflege und kontinuierliche Aktualisierung der Webseiten sowie Mitarbeit bei der Erstellung und Veröffentlichung neuer Inhalte und der Betreuung der Social-Media-Kanäle

Kenntnisse

Veranstaltungsplanung

Korrespondenz DE/EN

Sitzungsvorbereitung

Rechnungsbearbeitung

Webseite & Social Media

MS Office

Ausbildung

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

Verwaltungsfachangestellte*r

Tools

Grafik-/Layoutprogramme

Jobbeschreibung

Unterstützen Sie das Research Center Chemical Sciences and Sustainability (RC CSaS) sowie den Exzellenzcluster RESOLV dabei, Forschung erfolgreich zu organisieren. Sie übernehmen vielfältige administrative und kommunikative Aufgaben und sorgen für die reibungslose Organisation von verschiedenen Terminen und internationalen Veranstaltungen. Mit Ihrer sorgfältigen und strukturierten Arbeitsweise tragen Sie dazu bei, die Spitzenforschung in einem modernen und innovativen Umfeld aktiv mitzugestalten. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Diese Stelle ist an der Technischen Universität Dortmund im Research Center Chemical Sciences and Sustainability der Research Alliance Ruhr (RAR) und dem Exzellenzcluster RESOLV zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 9a TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Das ist Ihre Aufgabe

• Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Workshops und Konferenzen im Bereich RC Chemical Sciences and Sustainability (CSaS) und RESOLV, einschließlich der Gäste- und Reiseorganisation sowie der Reisekostenabrechnung
• eigenständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit internationalen Partner*innen und weiteren internen sowie externen Ansprechpartner*innen
• Koordination von Gremiensitzungen und Sitzungen von Berufungskommissionen, u. a. Terminplanung, Erstellung und Versand von Unterlagen sowie Protokollführung
• Unterstützung bei der Verwaltung von standortübergreifenden Finanzen, Bearbeitung von Rechnungen sowie Abstimmung mit externen Dienstleister*innen
• Pflege und kontinuierliche Aktualisierung der Webseiten sowie Mitarbeit bei der Erstellung und Veröffentlichung neuer Inhalte und der Betreuung der Social-Media-Kanäle

Darauf dürfen Sie sich freuen

• die aktive Mitgestaltung einer modernen, internationalen Forschungsinstitution
• ein inklusives, faires und motivierendes Arbeitsklima in einem kollegialen Team
• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit sowie vielseitige Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung
• ein geschlechtergerechtes und familienfreundliches Umfeld
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement, vergünstigtes Mittagessen in verschiedenen Mensen, Teilnahme am Hochschulsport, kostenlose Parkplätze u. v. m.

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Das ist Ihre Qualifikation

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich, z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bringen Sie idealerweise mit

• Erfahrung mit universitätsspezifischen Verwaltungsstrukturen und -prozessen sowie in der administrativen Begleitung von Drittmittelprojekten
• Routine im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungsprogrammen und erste Kenntnisse von Grafik- bzw. Layoutprogrammen
• eine selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein gutes Zeit- und Prioritätenmanagement
• ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten gepaart mit Flexibilität und der Bereitschaft, bei besonderen Anlässen, z. B. internationalen Tagungen, auch in den Abendstunden bzw. am Wochenende zu unterstützen

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Überzeugen Sie uns mit Ihrer Persönlichkeit und Ihren Fachkenntnissen.

Bewerbungen von Frauen werden entsprechend der gesetzlichen Regelungen bevorzugt behandelt.

Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach.