Assistent*in im Büro des Kanzlers

Tu Dortmund; Dortmund; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Inklusives Arbeitsklima

Familienfreundliches Umfeld

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Mittagsverpflegung in Mensen

Hochschulsport

Kostenlose Parkplätze

Job summary

Die Technische Universität Dortmund sucht eine engagierte Assistenz im Rektorat, die allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben übernimmt, Korrespondenz in Deutsch und Englisch führt und Dienstreisen organisiert.

Sie planen Termine, bereiten Besprechungen vor, koordinieren Gremiensitzungen in Absprache mit der Kanzlerkoordinatorin und unterstützen die Abteilungen des Rektorats. Zudem bieten sich Entwicklungsmöglichkeiten in einer zentralen Universitätsverwaltung.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung im allgemeinen Verwaltung/Assistenzbereich oder Kanzler-/Geschäftszimmer.
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office und Zahlenaffinität.

Responsibilities

• Eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben inklusive Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen.
• Terminplanung und -koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen.
• Recherche, Zusammenstellung und adressatengerechte Aufbereitung von Unterlagen.
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen des Rektorats.
• Organisation von Veranstaltungen wie Strategietagungen und Netzwerkveranstaltungen.

Skills

Organisationstalent

MS Office

Englische Grundkenntnisse

Deutschkenntnisse sicher

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Education

Hochschulabschluss

Tools

SAP ESS

SAP SRM

SAP FIORI

MS Office Suite

Job description

Bringen Sie Ihr Organisationstalent in eine vielseitige Assistenzfunktion an zentraler Stelle der TU Dortmund ein: Sie unterstützen organisatorische, administrative und finanzbezogene Prozesse, übernehmen vielfältige Assistenz- und Sachbearbeitungsaufgaben und wirken bei der gesamten Sekretariatsverwaltung mit. Mit Ihrer strukturierten, zuverlässigen und serviceorientierten Arbeitsweise tragen Sie zu reibungslosen Abläufen im universitären Alltag bei. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Diese Stelle ist im Rektorat zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 10 TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Das ist Ihre Aufgabe

• eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben inklusive Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Terminplanung und -koordination sowie selbstständige Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen in Abstimmung mit der Koordinatorin des Kanzlers
• Recherche, Zusammenstellung und adressatengerechte Aufbereitung von Unterlagen
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen des Rektorats
• Organisation von Veranstaltungen wie bspw. Strategietagungen und Netzwerkveranstaltungen

Darauf dürfen Sie sich freuen

• ein inklusives, faires und motivierendes Arbeitsklima in einem kollegialen Team
• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten Aufgabengebiet
• die aktive Unterstützung bei der Einarbeitung und beruflichen Weiterentwicklung
• ein geschlechtergerechtes und familienfreundliches Umfeld
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement, vergünstigtes Mittagessen in verschiedenen Mensen, Teilnahme am Hochschulsport, kostenlose Parkplätze u. v. m.
  
• ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine gleichwertige Qualifikation, z. B. Qualifizierungslehrgang Hochschulmanagement oder der Verwaltungsangestelltenlehrgang II

Das bringen Sie idealerweise mit

• erste Erfahrung in der allgemeinen Verwaltung und der Führung eines Geschäftszimmers, gerne auch mit den Abläufen einer modernen Hochschulverwaltung
• Routine im Umgang mit der gängigen MS Office-Software und Kenntnisse der SAP-Anwendungsprogramme (ESS, SRM, FIORI etc.)
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie einen sicheren Umgang mit Zahlen und ein gutes analytisches Verständnis
• eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
• hohe Eigeninitiative, starke Kommunikationsfähigkeiten und Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Überzeugen Sie uns mit Ihrer Persönlichkeit und Ihren Fachkenntnissen.

Bewerbungen von Frauen werden entsprechend der gesetzlichen Regelungen bevorzugt behandelt.
Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach.

Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus leisten rund 6 700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.