Assistent*in im Büro des Kanzlers

Technische Universität Dortmund; Dortmund; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Inklusives Arbeitsklima

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Mensenrabatte / Mittagessen

Job summary

Die Technische Universität Dortmund sucht eine Assistentin/ einen Assistenten im Büro des Kanzlers zur Unterstützung von Organisation, Verwaltung und Finanzprozessen in einer zentralen Position des Rektats. Die Stelle ist unbefristet, Vollzeit, entsprechend TV-L E10, mit flexibler Teilzeitoption.

Zu den Aufgaben gehört eigenständige Büro- und Assistenzarbeit, Reiseabrechnung, Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie die Organisation von Veranstaltungen.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung in allgemeiner Verwaltung und Führung eines Geschäftszimmers.
• Gute MS Office-Kenntnisse; SAP‑Anwendungsprogramme ESS, SRM, FIORI.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägtes Organisationstalent; Zahlenverständnis und analytisches Denken.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise; Teamfähigkeit.
• Hohe Eigeninitiative; Kommunikationsstärke; Erfahrung im Publikumsverkehr.

Responsibilities

• Eigenständige Sekretariats- und Assistenzaufgaben inkl. Korrespondenz Deutsch/Englisch, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen.
• Terminplanung und Koordination von Besprechungen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Gremiensitzungen.
• Recherche, Zusammenstellung und adressatengerechte Aufbereitung von Unterlagen.
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen des Rektors.
• Organisation von Veranstaltungen wie Strategietagungen und Netzwerkveranstaltungen.

Skills

Verwaltungserfahrung

Organisationstalent

Zahlenverständnis

Analytische Fähigkeiten

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Publikumsverkehr

Kommunikationsstärke

Deutsch‑/Englischkenntnisse

Education

Hochschulabschluss oder gleichwertige Qualifikation

Tools

MS Office

SAP ESS/SRM/FIORI

Job description

Assistent*in im Büro des Kanzlers

Bringen Sie Ihr Organisationstalent in eine vielseitige Assistenzfunktion an zentraler Stelle der TU Dortmund ein: Sie unterstützen organisatorische, administrative und finanzbezogene Prozesse, übernehmen vielfältige Assistenz- und Sachbearbeitungsaufgaben und wirken bei der gesamten Sekretariatsverwaltung mit. Mit Ihrer strukturierten, zuverlässigen und serviceorientierten Arbeitsweise tragen Sie zu reibungslosen Abläufen im universitären Alltag bei. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Diese Stelle ist im Rektoratzum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 10 TV‑L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Das ist Ihre Aufgabe

• eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats‑ und Assistenzaufgaben inklusive Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Terminplanung und -koordination sowie selbstständige Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen in Abstimmung mit der Koordinatorin des Kanzlers
• Recherche, Zusammenstellung und adressatengerechte Aufbereitung von Unterlagen
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen des Rektors
• Organisation von Veranstaltungen wie bspw. Strategietagungen und Netzwerkveranstaltungen

Darauf dürfen Sie sich freuen

• ein inklusives, faires und motivierendes Arbeitsklima in einem kollegialen Team
• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten Aufgabengebiet
• die aktive Unterstützung bei der Einarbeitung und beruflichen Weiterentwicklung
• ein geschlechtergerechtes und familienfreundliches Umfeld
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement, vergünstigtes Mittagessen in verschiedenen Mensen, Teilnahme am Hochschulsport, kostenlose Parkplätze u. v. m.

Was Sie darüber hinaus noch erwarten dürfen? – Hier finden Sie weitere Benefits der TU Dortmund.

Das ist Ihre Qualifikation

ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine gleichwertige Qualifikation, z. B. Qualifizierungslehrgang Hochschulmanagement oder der Verwaltungsangestelltenlehrgang II

Das bringen Sie idealerweise mit

• erste Erfahrung in der allgemeinen Verwaltung und der Führung eines Geschäftszimmers, gerne auch mit den Abläufen einer modernen Hochschulverwaltung
• Routine im Umgang mit der gängigen MS Office‑Software und Kenntnisse der SAP‑Anwendungsprogramme (ESS, SRM, FIORI etc.)
• sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie einen sicheren Umgang mit Zahlen und ein gutes analytisches Verständnis
• eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
• hohe Eigeninitiative, starke Kommunikationsfähigkeiten und Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr

Sie sind interessiert?

Denn senden Sie uns bis zum 10.11.2026 Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) unter Angabe der Ref.-Nr. 062/26e zu.

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Überzeugen Sie uns mit Ihrer Persönlichkeit und Ihren Fachkenntnissen.

Bewerbungen von Frauen werden entsprechend der gesetzlichen Regelungen bevorzugt behandelt.

Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach.

Haben Sie Fragen?

Denn melden Sie sich bei

Jana Leipzig

TU Dortmund

Personalgewinnung

Telefon: [phone]‑8692

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Die TU Dortmund

Die Technische Universität Dortmund ist eine dynamische forschungsorientierte Universität mit 17 Fakultäten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften sowie Gesellschafts- und Kulturwissenschaften. Auf unserem internationalen Campus leisten rund 6 700 Beschäftigte täglich einen Beitrag, um drängende Fragen der Gegenwart und der Zukunft zu lösen. Offenheit und Vielfalt prägen nicht nur das Miteinander in Forschung und Lehre, sondern auch in Technik und Verwaltung.