Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

1000 Satellites GmbH; Mannheim; Presencial; EUR 42.000 - 60.000; Tempo integral

Resumo da vaga

1000 Satellites GmbH sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung zur Entlastung der Gründer. Sie betreuen das Kalendermanagement, koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und wickeln die Reisekostenabrechnungen ab.

Ihre Arbeit erleichtert Entscheidungsprozesse durch strukturierte, klare Kommunikation. Sie arbeiten holokratisch, schätzen autonome Rollen und bringen Office- und KI-Werkzeuge sicher zum Einsatz.

Qualificações

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Assistenz-Erfahrung in einer Führungsunterstützung vorteilhaft.
• Fähigkeit, auch bei unvollständigen Informationen zu priorisieren.
• Diskretion, Verlässlichkeit und Überblick über anstehende Aufgaben.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365; Neugier auf KI-gestützte Werkzeuge.

Responsabilidades

• Du bist die erste Ansprechperson für Gregory und Markus und priorisierst Anfragen.
• Du führst die Kalender von Gregory und Markus, koordinierst Termine und schaffst Fokuszeiten.
• Du bereitest Termine vor: Unterlagen, Kontext, offene Punkte.
• Du bewirtschaftest den Posteingang, beantwortest Standardkorrespondenz und behältst Fristen im Blick.
• Du organisierst Reisen und bereitest Reisekostenabrechnungen vor.
• Du steuerst Nachverfolgung von Vereinbartem und machst offene Punkte sichtbar.
• Du beschreibst wiederkehrende Abläufe und automatisierst sie mit digitalen/ KI-gestützten Werkzeugen.

Conhecimentos

Deutsch verhandlungssicher

Englischkenntnisse

MS 365

Discretion

Formação

Kaufmännische Ausbildung

Ferramentas

Microsoft 365

Descrição da vaga

Deine Mission

Unsere beiden Gründer und Geschäftsführer entwickeln und übernehmen viele Rollen von 1000 Satellites und verbringen viel Zeit mit Arbeiten, die andere genauso gut erledigen können. Das nimmt ihnen wertvolle Zeit für die Sicht auf die große Linie. Deshalb suchen wir Dich. Du übernimmst die wiederkehrenden Standardaufgaben des Führungsalltags, hältst den Kalender frei für das, wofür es sie tatsächlich braucht, und sorgst dafür, dass Zugesagtes auch passiert. Du sprichst an, wenn Dinge nicht zusammenpassen kümmerst Dich mit Klarheit und Herzlichkeit um die Leistungsfähigkeit unserer Geschäftsführung.

Deine Mission

Unsere beiden Gründer und Geschäftsführer entwickeln und übernehmen viele Rollen von 1000 Satellites und verbringen viel Zeit mit Arbeiten, die andere genauso gut erledigen können. Das nimmt ihnen wertvolle Zeit für die Sicht auf die große Linie. Deshalb suchen wir Dich. Du übernimmst die wiederkehrenden Standardaufgaben des Führungsalltags, hältst den Kalender frei für das, wofür es sie tatsächlich braucht, und sorgst dafür, dass Zugesagtes auch passiert. Du sprichst an, wenn Dinge nicht zusammenpassen kümmerst Dich mit Klarheit und Herzlichkeit um die Leistungsfähigkeit unserer Geschäftsführung.

Darauf kannst Du Dich freuen...

• Holokratische Arbeitsweise: Selbstorganisierte Rollen statt klassischer Hierarchien.
• Gestaltungsspielraum & Verantwortung: Bring deine Ideen ein und entwickle unser Team aktiv mit.
• Teamevents & Weiterbildung: Regelmäßige Events für Austausch, Kreativität und persönliche Entwicklung.
• Mehr Urlaub: 30 Tage Urlaub + 24.12. und 31.12.
• Ausgleich statt Überstunden: Uns ist deine Work-Life-Balance wichtig – wandle deine Überstunden unkompliziert in Freizeitausgleichstage um.
• Finanzielle Benefits:
  • Edenred-Karte (monatlich aufladbar)
  • Corporate Benefits mit vielen attraktiven Rabatten
• Gesund & mobil: Business Bike für mehr Mobilität, Umweltbewusstsein und Fitness.
• Langfristige Sicherheit: Wir unterstützen dein Betriebliche Altersvorsorge.
• Family & Friends Coworking Ticket: Ermögliche Freund:innen und Familienmitgliedern kostenfreien Zugang zu unseren 1000 Satellites Open Spaces – für bis zu 20 Arbeitstage pro Jahr.

Dein Spielfeld

• Du bist die erste Ansprechperson, wenn Gregory und Markus nicht direkt erreichbar sind, und priorisierst die Anfragen
• Du führst die Kalender von Gregory und Markus, koordinierst Termine und hältst zusammenhängende Zeit für konzentriertes Arbeiten frei
• Du bereitest Termine vor: Unterlagen, Kontext, offene Punkte aus dem Vorgespräch
• Du bewirtschaftest den Posteingang, beantwortest Standardkorrespondenz eigenständig und behältst Fristen im Blick
• Du organisierst Reisen und bereitest die Reisekostenabrechnungen vor
• Du hältst nach Terminen nach, ob Vereinbartes umgesetzt wird, und machst offene Punkte sichtbar
• Du beschreibst wiederkehrende Abläufe, vereinfachst sie und automatisierst sie mit digitalen und KI-gestützten Werkzeugen
• Du widersprichst, wenn Zusagen, Prioritäten und verfügbare Zeit nicht zusammenpassen — und machst einen Gegenvorschlag

Deine Stärken

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion, gern in der Zuarbeit für mehr als eine Führungskraft
• Die Fähigkeit, auch bei unvollständigen Informationen zu priorisieren — und den Mut, deine Einschätzung auszusprechen
• Diskretion, Verlässlichkeit und einen Blick dafür, was als Nächstes dran ist
• Sicheren Umgang mit Microsoft 365; Neugier auf KI-gestützte Werkzeuge ist ein echtes Plus
• Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift, gutes Englisch

Über uns

Bei 1000 Satellites gibt es keine starren Hierarchien, sondern ein holokratisches Arbeitsumfeld, in dem jeder Eigenverantwortung übernimmt und die eigene Rolle gestaltet. Wir bieten dir die Freiheit, deine Projekte eigenständig zu entwickeln und umzusetzen. Dein Engagement, deine Kreativität und deine Ideen zählen – mach mit uns die Arbeitswelt von morgen zu einem besseren Ort!