Management-Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) VZ

CAICON

Ahrensburg

On-site

EUR 48,000 - 70,000

Full time

14 days+

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Benefits offered by this job

Moderne Ausstattung

KI-Tools & Fortbildung

Zwei Joker-Tage

Parkplätze

Bücherflatrate & Getränke

Job summary

CAICON sucht eine erfahrene Managementassistenz zur Unterstützung der Geschäftsleitung und kaufmännischen Leitung in einem internationalen Kontext. Sie strukturieren Informationen, priorisieren Themen und treiben entscheidende Projekte eigenständig voran.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen, koordinieren bereichsübergreifende Aufgaben und bereiten Meetings professionell vor und nach. Moderne Tools und KI-Unterstützung gehören zum Arbeitsalltag.

Qualifications

Mehrjährige Berufserfahrung in Managementassistenz, Geschäftsleitungs-Support, Projektmanagement oder vergleichbarer Funktion.
Sehr gutes Deutsch und sicheres Business-Englisch.
Ausgeprägtes analytisches und kaufmännisches Verständnis.
Fähigkeit, komplexe Informationen schnell zu strukturieren.
Sehr gutes Gefühl für Prioritäten.
Hoher Qualitätsanspruch und verbindliche Arbeitsweise.
Professionelles Auftreten und Diskretion.
Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Tools.

Responsibilities

Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Managementinformationen.
Priorisierung und Nachhalten strategisch wichtiger Themen.
Koordination bereichsübergreifender Projekte.
Vorbereitung und Nachbereitung von Management-Meetings.
Erstellung und Strukturierung von Präsentationen und Analysen.
Identifikation von Engpässen und offenen Entscheidungen.
Abstimmung mit internen Verantwortlichen und externen Partnern.
Recherche zu Märkten, Unternehmen und neuen Geschäftsmöglichkeiten.
Weiterentwicklung von Prozessen und Arbeitsweisen.

Skills

Kaufmännische Qualifikation

Managementassistenz

Deutsch

Business-Englisch

Analytisches Verständnis

Informationsstrukturierung

Prioritäten setzen

Qualitätsbewusstsein

Professionelles Auftreten

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung/Studium

Job description

Wofür wir stehen

CAICON entwickelt und produziert Private-Label-, Retail- und Merchandise-Produkte für internationale Marken. Von Ahrensburg bei Hamburg aus steuern wir Projekte zwischen Europa, Asien und zunehmend den USA.

Während viele Unternehmen angesichts der aktuellen wirtschaftlichen Lage zurückhaltender werden, gehen wir bewusst einen anderen Weg: CAICON investiert antizyklisch in neue Märkte und baut insbesondere das Geschäft in den USA und im internationalen Kreuzfahrtmarkt konsequent aus.

Mit eigener US-Gesellschaft entstehen neue Kunden, Projekte und strategische Fragestellungen.

Genau dadurch verändert sich auch diese Position.

Gesucht wird keine klassische Assistenz, deren Schwerpunkt auf Kalender und Reisebuchungen liegt.

Gesucht wird jemand, der Informationen strukturiert, Prioritäten erkennt, Entscheidungen vorbereitet und Themen aktiv vorantreibt.

Du arbeitest eng mit Geschäftsleitung und kaufmännischer Leitung zusammen und bewegst dich regelmäßig zwischen operativen und strategischen Themen.

Der Geschäftsführer ist häufig international unterwegs. Umso wichtiger ist jemand am Standort, der Zusammenhänge versteht und Themen eigenständig weiterführt.

Deine Aufgabe ist nicht, Arbeit zu verwalten. Deine Aufgabe ist, Management wirksamer zu machen.

Wofür wir stehen

Mit eigener US-Gesellschaft entstehen neue Kunden, Projekte und strategische Fragestellungen.

Genau dadurch verändert sich auch diese Position.

Gesucht wird keine klassische Assistenz, deren Schwerpunkt auf Kalender und Reisebuchungen liegt.

Gesucht wird jemand, der Informationen strukturiert, Prioritäten erkennt, Entscheidungen vorbereitet und Themen aktiv vorantreibt.

Du arbeitest eng mit Geschäftsleitung und kaufmännischer Leitung zusammen und bewegst dich regelmäßig zwischen operativen und strategischen Themen.

Der Geschäftsführer ist häufig international unterwegs. Umso wichtiger ist jemand am Standort, der Zusammenhänge versteht und Themen eigenständig weiterführt.

Deine Aufgabe ist nicht, Arbeit zu verwalten. Deine Aufgabe ist, Management wirksamer zu machen.

Was wir an dir schätzen

Studium oder kaufmännische Qualifikation mit entsprechender Weiterentwicklung
Mehrjährige Berufserfahrung in Managementassistenz, Geschäftsleitungs-Support, Projektmanagement oder vergleichbarer Funktion
Sehr gutes Deutsch und sicheres Business-Englisch
Ausgeprägtes analytisches und kaufmännisches Verständnis
Fähigkeit, komplexe Informationen schnell zu strukturieren
Sehr gutes Gefühl für Prioritäten
Hoher Qualitätsanspruch und verbindliche Arbeitsweise
Professionelles Auftreten und Diskretion
Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Tools

Unternehmerisch denken

Managementassistenz bedeutet für uns nicht, möglichst viele Aufgaben selbst zu erledigen.

Entscheidend ist, die richtigen Themen voranzubringen.

Dazu gehört:

zwischen wichtig und dringend unterscheiden
Probleme früh sichtbar machen
Entscheidungen vorbereiten statt nur Informationen sammeln
Verantwortung für Ergebnisse übernehmen
Kollegen verbindlich nachhalten
unterschiedliche Perspektiven verstehen
Feedback offen aufnehmen
Prozesse konsequent verbessern

Diese Rolle passt weniger zu dir, wenn du feste Routinen und einen klar abgegrenzten Aufgabenbereich suchst.

KI als Produktivitätshebel

Recherche, Analysen, Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und Kommunikation verändern sich durch KI fundamental.

Deshalb erwarten wir von einer Managementassistenz eine hohe Offenheit für Tools wie ChatGPT, Copilot, Claude, Gemini oder vergleichbare Systeme.

KI ersetzt dein Urteilsvermögen nicht.

Sie soll dir helfen, schneller zu einem besseren Ergebnis zu kommen.

Neue Tools zu testen und bestehende Arbeitsweisen weiterzuentwickeln gehört für uns zur Position.

International und zunehmend USA

Ein wachender Teil unserer Entwicklung findet im US-Markt statt.

Das bedeutet neue Kunden, andere Entscheidungswege, unterschiedliche Kommunikationsstile und Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg.

Du musst den amerikanischen Markt nicht vollständig kennen. Aber du solltest ihn verstehen wollen.

Hier bringst du dich ein

Du strukturierst Themen und bereitest Entscheidungen so vor, dass schnell gehandelt werden kann.

Dazu gehören:

Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Managementinformationen
Priorisierung und Nachhalten strategisch wichtiger Themen
Koordination bereichsübergreifender Projekte
Vorbereitung und Nachbereitung von Management-Meetings
Erstellung und Strukturierung von Präsentationen und Analysen
Identifikation von Engpässen und offenen Entscheidungen
Abstimmung mit internen Verantwortlichen und externen Partnern
Recherche zu Märkten, Unternehmen und neuen Geschäftsmöglichkeiten
Weiterentwicklung von Prozessen und Arbeitsweisen

Dabei gilt:

Ich habe es weitergegeben ist für diese Rolle kein Ergebnis.

Du möchtest wissen, was danach passiert.

Wenn eine Entscheidung fehlt, identifizierst du, welche Information benötigt wird. Wenn ein Projekt ins Stocken gerät, erkennst du den Engpass. Wenn Prioritäten miteinander konkurrieren, machst du den Konflikt sichtbar.

Du musst nicht jede Entscheidung selbst treffen.

Aber du solltest Entscheidungen leichter und besser machen.

Darauf kannst du dich freuen