Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

1000 Satellites GmbH; Hamburg; In loco; EUR 42.000 - 56.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

30 Tage Urlaub + Weihnachts-/Silvester

Edenred-Karte

Corporate Benefits

Business Bike

Betriebliche Altersvorsorge

Coworking Ticket

Descrizione del lavoro

1000 Satellites GmbH in Hamburg sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung. Sie managen den Kalender der Gründer, koordinieren Termine und bereiten Unterlagen sowie Kontext für Entscheidungen vor.

Sie kommunizieren klar, höflich und zuverlässig, damit Abläufe reibungslos funktionieren. Sie sind die erste Ansprechperson, bearbeiten Standardkorrespondenz, organisieren Reisen und Kostenvoranschläge, überwachen Fristen und unterstützen die Einführung digitaler sowie KI-gestützter

Competenze

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Assistenz-Erfahrung, ideal für mehrere Führungskräfte.
• Priorisieren auch bei unvollständigen Informationen; klare Einschätzung.
• Diskretion, Verlässlichkeit und Organisationstalent.
• Sicherer Umgang mit MS 365; Offenheit für KI-gestützte Werkzeuge.

Mansioni

• Erste Ansprechperson bei Abwesenheiten der Geschäftsführung.
• Kalenderführung, Terminkoordination und Fokuszeiten frei halten.
• Vorbereitung von Meetings: Unterlagen, Kontext, offene Punkte.
• Posteingang-Management, Standardkorrespondenz eigenständig bearbeiten.
• Reiseplanung inkl. Reisekostenabrechnungen.
• Offene Punkte sichtbar machen und Nachverfolgung sicherstellen.
• Abläufe beschreiben, vereinfachen und mit digitalen/ KI-Werkzeugen automatisieren.

Conoscenze

Assistenz der Geschäftsführung

Kalenderverwaltung

Terminplanung

Korrespondenz

Reiseorganisation

Teamkoordination

Formazione

Kaufmännische Ausbildung

Strumenti

Microsoft 365

KI-Werkzeuge

Descrizione del lavoro

Deine Mission

Unsere beiden Gründer und Geschäftsführer entwickeln und übernehmen viele Rollen von 1000 Satellites und verbringen viel Zeit mit Arbeiten, die andere genauso gut erledigen können. Das nimmt ihnen wertvolle Zeit für die Sicht auf die große Linie. Deshalb suchen wir Dich. Du übernimmst die wiederkehrenden Standardaufgaben des Führungsalltags, hältst den Kalender frei für das, wofür es sie tatsächlich braucht, und sorgst dafür, dass Zugesagtes auch passiert. Du sprichst an, wenn Dinge nicht zusammenpassen kümmerst Dich mit Klarheit und Herzlichkeit um die Leistungsfähigkeit unserer Geschäftsführung.

Darauf kannst Du Dich freuen...

• Holokratische Arbeitsweise: Selbstorganisierte Rollen statt klassischer Hierarchien.
• Gestaltungsspielraum & Verantwortung: Bring deine Ideen ein und entwickle unser Team aktiv mit.
• Teamevents & Weiterbildung: Regelmäßige Events für Austausch, Kreativität und persönliche Entwicklung.
• Mehr Urlaub: 30 Tage Urlaub + 24.12. und 31.12.
• Ausgleich statt Überstunden : Uns ist deine Work-Life-Balance wichtig – wandle deine Überstunden unkompliziert in Freizeitausgleichstage um.
• Finanzielle Benefits:
• Edenred-Karte (monatlich aufladbar)
• Corporate Benefits mit vielen attraktiven Rabatten
• Gesund & mobil: Business Bike für mehr Mobilität, Umweltbewusstsein und Fitness.
• Langfristige Sicherheit: Wir unterstützen dein Betriebliche Altersvorsorge.
• Family & Friends Coworking Ticket: Ermögliche Freund:innen und Familienmitgliedern kostenfreien Zugang zu unseren 1000 Satellites Open Spaces – für bis zu 20 Arbeitstage pro Jahr.

Dein Spielfeld

• Du bist die erste Ansprechperson, wenn Gregory und Markus nicht direkt erreichbar sind, und priorisierst die Anfragen
• Du führst die Kalender von Gregory und Markus, koordinierst Termine und hältst zusammenhängende Zeit für konzentriertes Arbeiten frei
• Du bereitest Termine vor: Unterlagen, Kontext, offene Punkte aus dem Vorgespräch
• Du bewirtschaftest den Posteingang, beantwortest Standardkorrespondenz eigenständig und behältst Fristen im Blick
• Du organisierst Reisen und bereitest die Reisekostenabrechnungen vor
• Du hältst nach Terminen nach, ob Vereinbartes umgesetzt wird, und machst offene Punkte sichtbar
• Du beschreibst wiederkehrende Abläufe, vereinfachst sie und automatisierst sie mit digitalen und KI-gestützten Werkzeugen
• Du widersprichst, wenn Zusagen, Prioritäten und verfügbare Zeit nicht zusammenpassen — und machst einen Gegenvorschlag

Deine Stärken

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion, gern in der Zuarbeit für mehr als eine Führungskraft
• Die Fähigkeit, auch bei unvollständigen Informationen zu priorisieren — und den Mut, deine Einschätzung auszusprechen
• Diskretion, Verlässlichkeit und einen Blick dafür, was als Nächstes dran ist
• Sicheren Umgang mit Microsoft 365; Neugier auf KI-gestützte Werkzeuge ist ein echtes Plus
• Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift, gutes Englisch

Über uns

Bei 1000 Satellites gibt es keine starren Hierarchien, sondern ein holokratisches Arbeitsumfeld, in dem jeder Eigenverantwortung übernimmt und die eigene Rolle gestaltet. Wir bieten dir die Freiheit, deine Projekte eigenständig zu entwickeln und umzusetzen. Dein Engagement, deine Kreativität und deine Ideen zählen – mach mit uns die Arbeitswelt von morgen zu einem besseren Ort!